Zo organiseer je een klassiek concert

Begin met de drie keuzes die de rest bepalen: de concertdatum, de locatie en het programma. Bevestig daarna de musici, de speelduur en hun technische wensen voordat je uitnodigingen verstuurt. Werk vervolgens de zaalindeling, het aantal stoelen, de ontvangst en de catering uit. In de laatste week controleer je bladmuziek, reservekopieën, routebordjes, toegangskaarten en programmafolders. Zo voorkom je dat praktische details op de concertdag tussen repetitie en ontvangst moeten worden opgelost.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Concertdatum bevestigen
2
Locatie en zaal vastleggen
3
Programma en musici bevestigen
2 personen
4
Repertoire en speelduur vastleggen
2 personen
5
Uitnodigingen ontwerpen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Catering bestellen
10
Musici informeren over tijden
11
Technische wensen inventariseren
2 personen
12
Zaalindeling tekenen
13
Stoelenaantal bepalen
14
Programmafolders opmaken
15
Programmafolders printen
16
Naamkaartjes maken
17
Toegangskaarten voorbereiden
18
Routebordjes printen
19
Musici informeren over parkeren
20
Bladmuziek controleren
2 personen
21
Reservebladmuziek kopiëren
22
Boodschappenlijst controleren
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Koelproducten inslaan
25
Programmafolders sorteren
26
Catering voorbereiden
2 personen
27
Locatie openen
2 personen
28
Licht en verwarming controleren
2 personen
29
Zaalvloer controleren
2 personen
30
Stoelen opstellen
4 personen
31
Musiciopstelling maken
3 personen
32
Lessenaars plaatsen
2 personen
33
Muziekverlichting plaatsen
2 personen
34
Instrumenten veilig neerzetten
3 personen
35
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
36
Microfoons testen
2 personen
37
Podiumverlichting instellen
2 personen
38
Bladmuziek klaarleggen
2 personen
39
Kleedruimte inrichten
2 personen
40
Ontvangsttafel plaatsen
2 personen
41
Programmafolders klaarleggen
2 personen
42
Dranken koud zetten
2 personen
43
Koffiepunt inrichten
2 personen
44
Hapjes voorbereiden
3 personen
45
Toiletartikelen aanvullen
46
Routebordjes ophangen
2 personen

Event

47
Registratietafel bemannen
2 personen
48
Bezoekers verwelkomen
3 personen
49
Programmafolders uitdelen
2 personen
50
Garderobe beheren
2 personen
51
Koffie en thee serveren
2 personen
52
Hapjes serveren
2 personen
53
Dranken bijvullen
54
Publiek naar zaal begeleiden
2 personen
55
Concert aankondigen
56
Licht tijdens concert bedienen
57
Geluidsniveau bewaken
58
Pauzedranken serveren
3 personen
59
Pauzehapjes aanvullen
2 personen
60
Concert afsluiten
61
Musici bedanken
2 personen
62
Publiek naar uitgang begeleiden
2 personen
63
Garderobe afhandelen
2 personen

Nazorg

64
Servies verzamelen
3 personen
65
Eten en drinken opruimen
2 personen
66
Apparatuur uitschakelen
2 personen
67
Microfoons en kabels opruimen
2 personen
68
Bladmuziek verzamelen
2 personen
69
Lessenaars afbreken
2 personen
70
Stoelen terugplaatsen
4 personen
71
Tafels afbreken
3 personen
72
Afval verzamelen
2 personen
73
Servies afwassen
3 personen
74
Zaal schoonmaken
3 personen
75
Toiletten schoonmaken
2 personen
76
Decoratie verwijderen
2 personen
77
Locatie afsluiten
2 personen
78
Geleende spullen retourneren
2 personen
79
Overgebleven voorraad opbergen
80
Programmafolders archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 8
Krukkenaantal 12
Garderoberekkenaantal 3
Kleedkamertafelsaantal 2
Ontvangsttafel
Podiumpanelenaantal 12

Apparatuur

Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4
Muzieklessenaarsaantal 14
Lessenaarslampenaantal 14
Dirigentenlessenaar
Muziekstandaardlampenaantal 2
Reservebatterijenaantal 12

Verlichting

Podiumspotsaantal 4
Sfeerlampenaantal 8
Lichtstatievenaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Dessertbordjesaantal 100
Gebaksvorkjesaantal 100
Theelepelsaantal 80
Serveerplateausaantal 10
Waterkannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Schenkkannenaantal 4

Decoratie

Bloemstukkenaantal 8
Tafellopersaantal 8
Kleedkamerhangersaantal 30
Naamkaartjeshoudersaantal 12
Fotolijsten voor programmaaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stofzuiger
Dweilsetaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de speelduur en het repertoire vroeg vast. Plan ook de aankomst-, repetitie- en soundchecktijden van de musici; stuur die informatie uiterlijk één week vooraf door.
Teken de zaalindeling voordat je stoelen, tafels en podiumelementen klaarzet. Houd naast het aantal zitplaatsen ook ruimte vrij voor muzieklessenaars, kabels, garderobe en een ontvangsttafel.
Inventariseer technische wensen per musicus of ensemble. Test microfoons, luidsprekers, mengpaneel, podiumspots en lessenaarslampen minimaal 2 uur voor aanvang, met reservebatterijen en verlengkabels bij de hand.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht. Bestel catering op basis van het definitieve aantal gasten en controleer koelproducten, waterglazen, wijnglazen en koffieservies de dag ervoor.
Maak programmafolders, naamkaartjes, toegangskaarten en routebordjes niet op het laatste moment. Sorteer de folders vooraf en leg een reservevoorraad klaar; kopieer ook reservebladmuziek voor het geval er iets ontbreekt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een klassiek concert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Leg in de eerste 2 weken de datum, locatie, musici, het repertoire en de speelduur vast; daarna kun je uitnodigingen en techniek gericht regelen.
Hoeveel stoelen heb je nodig voor een klassiek concert?: Bepaal het aantal op basis van de definitieve aanmeldingen en reserveer 5 tot 10 procent extra stoelen. Houd daarnaast plaats vrij voor podium, muzieklessenaars, looppaden en een ontvangst- of garderobehoek.
Wanneer test je de techniek voor een concert?: Doe de volledige test minimaal 2 uur voor aanvang. Controleer dan microfoons, luidsprekers, mengpaneel, kabels, podiumspots en lessenaarslampen, zodat storingen nog vóór de musici en gasten arriveren kunnen worden opgelost.
Wanneer druk je de programmafolders voor een concert?: Druk de programmafolders 3 tot 5 dagen vooraf, nadat repertoire, namen en speelduur definitief zijn. Sorteer ze uiterlijk de dag ervoor en houd minstens 10 procent extra exemplaren achter de hand.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.