Ein klassisches Konzert Schritt für Schritt organisieren

Bei einem klassischen Konzert muss zuerst das Fundament stehen: Termin, Saal, Musiker und Repertoire. Danach planst du Sitzplätze, Technik, Notenmaterial und die Informationen für Publikum und Mitwirkende. Viele Pannen entstehen, weil Parken, Ersatznoten oder die genaue Spieldauer zu spät geklärt werden. Arbeite deshalb vom festen Konzertablauf rückwärts und lege für jede offene Entscheidung eine Frist fest.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Konzertdatum bestätigen
2
Location und Saal festlegen
3
Programm und Musiker bestätigen
2 Personen
4
Repertoire und Spieldauer festlegen
2 Personen
5
Einladungen gestalten
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Catering bestellen
10
Musiker über Zeiten informieren
11
Technische Anforderungen erfassen
2 Personen
12
Saalaufteilung zeichnen
13
Anzahl der Stühle festlegen
14
Programmhefte gestalten
15
Programmhefte drucken
16
Namensschilder erstellen
17
Eintrittskarten vorbereiten
18
Wegweiser drucken
19
Musiker über Parken informieren
20
Notenmaterial prüfen
2 Personen
21
Ersatz-Noten kopieren
22
Einkaufsliste prüfen
23
Einkaufen gehen
2 Personen
24
Kühlprodukte aufstocken
25
Programmhefte sortieren
26
Catering vorbereiten
2 Personen
27
Location öffnen
2 Personen
28
Licht und Heizung kontrollieren
2 Personen
29
Saalboden kontrollieren
2 Personen
30
Stühle aufstellen
4 Personen
31
Musikeraufstellung erstellen
3 Personen
32
Pulte aufstellen
2 Personen
33
Musikbeleuchtung anbringen
2 Personen
34
Instrumente sicher abstellen
3 Personen
35
Tontechnik anschließen
2 Personen
36
Mikrofone testen
2 Personen
37
Bühnenbeleuchtung einstellen
2 Personen
38
Notenblätter bereitlegen
2 Personen
39
Umkleide einrichten
2 Personen
40
Empfangstisch aufstellen
2 Personen
41
Programmhefte auslegen
2 Personen
42
Getränke kalt stellen
2 Personen
43
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
44
Snacks vorbereiten
3 Personen
45
Toilettenartikel auffüllen
46
Wegweiser aufhängen
2 Personen

Event

47
An der Registrierungstheke Dienst machen
2 Personen
48
Besucher begrüßen
3 Personen
49
Programmhefte verteilen
2 Personen
50
Garderobe verwalten
2 Personen
51
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
52
Snacks servieren
2 Personen
53
Getränke nachfüllen
54
Publikum in den Saal begleiten
2 Personen
55
Konzert ankündigen
56
Licht während des Konzerts bedienen
57
Lautstärke überwachen
58
Pausengetränke servieren
3 Personen
59
Pausensnacks auffüllen
2 Personen
60
Konzert abschließen
61
Musiker bedanken
2 Personen
62
Publikum zum Ausgang begleiten
2 Personen
63
Garderobe abwickeln
2 Personen

Nachbereitung

64
Geschirr sammeln
3 Personen
65
Essen und Getränke aufräumen
2 Personen
66
Geräte ausschalten
2 Personen
67
Mikrofone und Kabel aufräumen
2 Personen
68
Noten sammeln
2 Personen
69
Pulte abbauen
2 Personen
70
Stühle wieder aufstellen
4 Personen
71
Tische abbauen
3 Personen
72
Abfall sammeln
2 Personen
73
Geschirr abwaschen
3 Personen
74
Saal reinigen
3 Personen
75
Toiletten reinigen
2 Personen
76
Dekoration entfernen
2 Personen
77
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
78
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
79
Übrig gebliebenes Material verstauen
80
Programmhefte archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 90
TischeAnz. 8
HockerAnz. 12
GarderobenständerAnz. 3
UmkleidetischeAnz. 2
Empfangstisch
BühnenelementeAnz. 12

Ausstattung

MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Gaffer TapeAnz. 4
NotenpulteAnz. 14
PultlampenAnz. 14
Dirigentenpult
NotenständerlampenAnz. 2
ErsatzbatterienAnz. 12

Beleuchtung

BühnenstrahlerAnz. 4
StimmungsleuchtenAnz. 8
LichtstativeAnz. 4

Geschirr

WassergläserAnz. 100
WeingläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 80
ServierplattenAnz. 80
DesserttellerAnz. 100
GebäckgabelnAnz. 100
TeelöffelAnz. 80
ServierplattenAnz. 10
WasserkannenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
ServierzangenAnz. 6
AusgießkannenAnz. 4

Dekoration

BlumenarrangementsAnz. 8
TischläuferAnz. 8
UmkleidebügelAnz. 30
NamensschildhalterAnz. 12
Fotorahmen für das ProgrammAnz. 4

Reinigung

BesenAnz. 2
Staubsauger
WischsetAnz. 2
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige zuerst Datum, Saal, Musiker und Repertoire. Lege auch die Spieldauer fest, bevor du Einladungen, Programmhefte oder Eintrittskarten gestaltest.
Zeichne die Saalaufteilung mindestens 2 Wochen vorher. Plane die Anzahl der Stühle, den Empfangstisch, Garderobenständer sowie ausreichend Platz für Bühnenelemente und Notenpulte.
Kläre die technischen Anforderungen mit den Musikern spätestens 10 Tage vor dem Konzert. Prüfe Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Verlängerungskabel, Gaffer Tape sowie Bühnen- und Notenbeleuchtung.
Bereite Notenmaterial nicht erst am Konzerttag vor: Prüfe alle Noten 7 Tage vorher und kopiere Ersatznoten. Informiere die Musiker außerdem schriftlich über Ankunftszeiten und Parkmöglichkeiten.
Bearbeite Anmeldungen und Ernährungswünsche fortlaufend und bestelle das Catering erst mit einer belastbaren Personenzahl. Kaufe haltbare Ware früher ein und stocke Kühlprodukte 1 bis 2 Tage vor dem Konzert auf.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein klassisches Konzert organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher, sobald Termin, Saal und Musiker feststehen. Einladungen sollten idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert verschickt werden.
Wann muss die Sitzordnung für ein klassisches Konzert feststehen?: Plane die Sitzordnung spätestens 2 Wochen vor dem Konzert. So bleibt Zeit, Stühle, Bühnenelemente, Empfangsbereich und Fluchtwege zu prüfen.
Wie viele Ersatznoten braucht man bei einem Konzert?: Kopiere mindestens 1 Ersatzexemplar pro wichtigem Notensatz und zusätzlich die Teile, die besonders leicht verloren gehen. Die Prüfung sollte 7 Tage vor dem Konzert abgeschlossen sein.
Wann sollte man Musiker über Technik und Parken informieren?: Schicke technische Anforderungen, Ankunftszeiten und Parkhinweise spätestens 10 Tage vor dem Konzert. Bitte am Vortag um eine kurze Bestätigung, damit offene Fragen nicht am Aufbau beginnen.

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