Organiser un concert classique sans rien laisser au hasard

Un concert classique se prépare dans un ordre précis : la date et la salle d’abord, puis le programme, les musiciens et les contraintes techniques. Prévoyez ensuite les inscriptions, l’accueil du public et la circulation dans la salle. Les oublis les plus fréquents concernent les horaires d’arrivée, les partitions supplémentaires, l’éclairage des pupitres et les supports imprimés. Ce plan vous aide à avancer jusqu’aux derniers achats et à la mise en place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date du concert
2
Réserver le lieu et la salle
3
Confirmer le programme et les musiciens
2 personnes
4
Définir le répertoire et la durée de jeu
2 personnes
5
Concevoir les invitations
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Commander le catering
10
Informer les musiciens des horaires
11
Recenser les besoins techniques
2 personnes
12
Dessiner le plan de la salle
13
Déterminer le nombre de chaises
14
Mettre en page les brochures du programme
15
Imprimer les programmes
16
Créer des badges nominatifs
17
Préparer les cartes d'entrée
18
Imprimer les panneaux de parcours
19
Informer les musiciens du stationnement
20
Vérifier les partitions
2 personnes
21
Copier la musique supplémentaire des partitions
22
Vérifier la liste des courses
23
Faire les courses
2 personnes
24
Faire le stock de produits frais
25
Trier les brochures du programme
26
Préparer le service traiteur
2 personnes
27
Ouvrir le lieu
2 personnes
28
Vérifier l’éclairage et le chauffage
2 personnes
29
Vérifier le sol de la salle
2 personnes
30
Installer les chaises
4 personnes
31
Installer les musiciens
3 personnes
32
Installer les pupitres
2 personnes
33
Installer l'éclairage de la musique
2 personnes
34
Installer les instruments en toute sécurité
3 personnes
35
Raccorder le matériel audio
2 personnes
36
Tester les microphones
2 personnes
37
Régler l’éclairage de scène
2 personnes
38
Préparer les partitions
2 personnes
39
Aménager le vestiaire
2 personnes
40
Installer la table d'accueil
2 personnes
41
Préparer les brochures du programme
2 personnes
42
Mettre les boissons au frais
2 personnes
43
Mettre en place le point café
2 personnes
44
Préparer les en-cas
3 personnes
45
Réapprovisionner les articles de toilette
46
Installer les panneaux d'orientation
2 personnes

Événement

47
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
48
Accueillir les visiteurs
3 personnes
49
Distribuer les programmes
2 personnes
50
Gérer le vestiaire
2 personnes
51
Servir le café et le thé
2 personnes
52
Servir des amuse-bouches
2 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
54
Accompagner le public à la salle
2 personnes
55
Annoncer le concert
56
Gérer l’éclairage pendant le concert
57
Surveiller le niveau sonore
58
Servir les boissons de pause
3 personnes
59
Ravitaillement des encas de pause
2 personnes
60
Clôturer le concert
61
Remercier les musiciens
2 personnes
62
Accompagner le public vers la sortie
2 personnes
63
Gérer le vestiaire
2 personnes

Suivi

64
Rassembler la vaisselle
3 personnes
65
Ranger la nourriture et les boissons
2 personnes
66
Éteindre l’équipement
2 personnes
67
Ranger les microphones et les câbles
2 personnes
68
Rassembler les partitions
2 personnes
69
Démonter les pupitres
2 personnes
70
Remettre les chaises en place
4 personnes
71
Démonter les tables
3 personnes
72
Rassembler les déchets
2 personnes
73
Faire la vaisselle
3 personnes
74
Nettoyer la salle
3 personnes
75
Nettoyer les toilettes
2 personnes
76
Retirer la décoration
2 personnes
77
Fermer le lieu
2 personnes
78
Rendre les articles empruntés
2 personnes
79
Ranger le stock restant
80
Archiver les brochures du programme

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 8
Tabouretsqté 12
Portantsqté 3
Tables de logeqté 2
Table d’accueil
Panneaux de scèneqté 12

Équipement

Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4
Pupitres de musiqueqté 14
Lampes de pupitreqté 14
Pupitre de chef d’orchestre
Lampes de pupitreqté 2
Piles de rechangeqté 12

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 4
Lampes d'ambianceqté 8
Pieds d’éclairageqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Assiettes à dessertqté 100
Fourchettes à gâteauqté 100
Cuillères à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 10
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 6
Carafesqté 4

Décoration

Compositions floralesqté 8
Chemins de tableqté 8
Cintres pour vestiaireqté 30
Porte-nomsqté 12
Cadres photo pour le programmeqté 4

Nettoyage

Balaiqté 2
Aspirateur
Kit de lavageqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par bloquer la date, la salle, le programme et la durée de jeu. Tant que ces quatre éléments ne sont pas confirmés, évitez d’imprimer les invitations ou les programmes.
Demandez les besoins techniques des musiciens plusieurs semaines avant le concert : pupitres, lampes, microphones, pieds de micro, haut-parleurs et alimentation électrique ne se remplacent pas facilement le jour même.
Dessinez le plan de salle avant de compter les chaises. Prévoyez aussi la table d’accueil, les parcours signalés, les places des musiciens et l’espace nécessaire aux tables de loge.
Informez chaque musicien de son horaire d’arrivée, de son stationnement et de l’emplacement des répétitions. Vérifiez les partitions au moins quelques jours avant et copiez toute partie supplémentaire à temps.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires avant de commander le catering. Faites les courses assez près du concert pour les produits frais, puis triez les brochures et préparez les cartes d’entrée avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert classique ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer la salle et les musiciens, d’envoyer les invitations, de recueillir les inscriptions et de régler les besoins techniques.
Quand faut-il confirmer le programme d’un concert classique ?: Confirmez le répertoire et la durée de jeu au moins 6 semaines avant le concert. Les musiciens pourront ainsi vérifier leurs partitions et vous pourrez préparer les brochures du programme.
Quand envoyer les invitations pour un concert classique ?: Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant la date. Fixez une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant le concert afin de déterminer le nombre de chaises, les cartes d’entrée et le catering.
Que faut-il vérifier la veille d’un concert classique ?: Contrôlez les chaises, les pupitres, les lampes, les microphones, les rallonges, les multiprises et les piles de rechange. Vérifiez aussi les partitions, les panneaux de parcours, les programmes imprimés et la table d’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.