Een klankbordgroepbijeenkomst organiseren

Begin met de datum, locatie en het doel van de bijeenkomst. Werk daarna naar buiten toe: verstuur uitnodigingen, verwerk aanmeldingen en maak de agenda concreet voordat je catering en materialen definitief regelt. Plan ruimte voor dieetwensen, sprekers en techniek; juist die onderdelen zorgen vaak op het laatste moment voor vertraging. Op de dag zelf werk je van een lege ruimte naar een ontvangst die klaarstaat: opstelling, presentatie, naamkaartjes, koffie en thee eerst controleren, deelnemers daarna ontvangen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Uitnodigingen opstellen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Programma en agenda opstellen
2 personen
8
Sprekers en gespreksleiders bevestigen
9
Locatie reserveren
10
Catering bestellen
11
Presentatiemateriaal verzamelen
12
Presentatie controleren
13
Definitieve deelnemerslijst maken
14
Naamkaartjes voorbereiden
15
Notitiebladen voorbereiden
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Dranken koelen
18
Catering voorbereiden
2 personen

Event

19
Locatie openen
2 personen
20
Ruimte controleren
2 personen
21
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
22
Presentatiescherm aansluiten
2 personen
23
Microfoon testen
24
Informatietafel inrichten
25
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
26
Hapjes klaarzetten
2 personen
27
Deelnemers registreren
2 personen
28
Deelnemers ontvangen
2 personen
29
Koffie en thee serveren
2 personen
30
Opening verzorgen
31
Presentatie begeleiden
2 personen
32
Discussieronde begeleiden
2 personen
33
Dranken bijvullen
34
Pauzehapjes serveren
2 personen
35
Actiepunten vastleggen
36
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
37
Diner serveren
3 personen
38
Servies en bestek aanvullen
39
Avondprogramma begeleiden
2 personen
40
Dranken bijvullen
41
Laatste vragenronde begeleiden
2 personen
42
Afsluiting verzorgen
43
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

44
Etensresten veilig opbergen
2 personen
45
Materialen verzamelen
3 personen
46
Servies afwassen
2 personen
47
Afval verzamelen
2 personen
48
Ruimte schoonmaken
3 personen
49
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
50
Apparatuur uitschakelen
51
Locatie afsluiten
2 personen
52
Materialen retourneren
2 personen
53
Notulen uitwerken
54
Actiepunten verspreiden
55
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 36
Buffettafelsaantal 2
Kapstokkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 36
Dessertbordenaantal 36
Koffiekopjesaantal 36
Glazenaantal 48
Mokkenaantal 36
Dinerbesteksetsaantal 36
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Materialen

Naamkaartjesaantal 36
Notitieblokkenaantal 36
Balpennenaantal 40
A4-printpapier
Flip-over
Flip-overvellenaantal 2
Stiftenaantal 12
Plakbriefjesaantal 6
Stemkaartenaantal 120
Pennenbakjesaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Tafelbordjesaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afvalzakkenaantal 30
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasteilenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma voordat je de uitnodiging verstuurt. Zet per agendapunt een begin- en eindtijd en wijs vooraf een spreker of gespreksleider toe, zodat deelnemers weten waarvoor ze komen.
Sluit de deelnemerslijst niet pas op de ochtend zelf. Maak uiterlijk enkele dagen vooraf een definitieve lijst, verwerk dieetwensen en leg naamkaartjes en notitiebladen per deelnemer klaar.
Test presentatiescherm, laptop, beamer, microfoon en luidsprekers vóór de ontvangst. Neem verlengkabels en stekkerdozen mee; een passende aansluiting of vrije stroomplek wordt vaak vergeten.
Zet de ruimte minimaal 60 minuten voor aanvang open. Controleer daarna de tafel- en stoelopstelling, de informatietafel en de zichtlijn naar het projectiescherm voordat je koffie en thee neerzet.
Koel dranken en bereid catering pas nadat het aantal deelnemers is bevestigd. Houd voor het eerste uur ongeveer twee tot drie drankjes per persoon aan en zet servies, bestek en opscheplepels bij het buffet.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een klankbordgroepbijeenkomst?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met datum, locatie en genodigden. Verstuur de uitnodiging zodra het programma in hoofdlijnen staat en vraag om aanmelding en dieetwensen.
Wanneer maak je de agenda voor een klankbordgroepbijeenkomst?: Maak een eerste agenda uiterlijk 3 weken vooraf en bevestig de definitieve versie enkele dagen voor de bijeenkomst. Plan per onderwerp een concrete tijd en reserveer ruimte voor vragen en afronding.
Hoeveel tijd heb je nodig om de ruimte klaar te zetten?: Reken op minimaal 60 minuten vóór aanvang voor tafels, stoelen, naamkaartjes, techniek, informatietafel en catering. Plan extra tijd als je een beamer, microfoon of luidsprekers aansluit en test.
Hoeveel drank heb je nodig voor een klankbordgroepbijeenkomst?: Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon. Tel koffie, thee en water mee en stem de bestelling af op de definitieve deelnemerslijst en de duur van de bijeenkomst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.