Cómo organizar una reunión del grupo asesor sin improvisar
Empieza por cerrar la fecha y el lugar, y trabaja después hacia las invitaciones, las inscripciones y el programa. En una reunión del grupo asesor, los retrasos suelen aparecer cuando faltan las preferencias dietéticas, no se confirma a los ponentes o la presentación se prueba demasiado tarde. Reserva tiempo para preparar acreditaciones, notas, café y material técnico. El día del encuentro, abre la sala con antelación y comprueba sonido, proyección, mesas y catering antes de que lleguen los participantes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Redactar invitaciones
- 3
Enviar invitaciones
- 4
Gestionar inscripciones
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Elaborar el programa y la agenda
2 personas
- 8
Confirmar ponentes y moderadores
- 9
Reservar el lugar
- 10
Pedir el catering
- 11
Reunir material de presentación
- 12
Comprobar la presentación
- 13
Crear la lista final de participantes
- 14
Preparar tarjetas de nombre
- 15
Preparar hojas de notas
- 16
Hacer la compra
2 personas
- 17
Enfriar bebidas
- 18
Preparar el catering
2 personas
Evento
- 19
Abrir la ubicación
2 personas
- 20
Comprobar el espacio
2 personas
- 21
Colocar mesas y sillas
3 personas
- 22
Conectar la pantalla de presentaciones
2 personas
- 23
Probar el micrófono
- 24
Montar la mesa de información
- 25
Preparar café y té
2 personas
- 26
Preparar los aperitivos
2 personas
- 27
Registrar a los participantes
2 personas
- 28
Recepción de participantes
2 personas
- 29
Servir café y té
2 personas
- 30
Encargarse de la inauguración
- 31
Coordinar la presentación
2 personas
- 32
Moderar la ronda de debate
2 personas
- 33
Rellenar las bebidas
- 34
Servir los aperitivos del descanso
2 personas
- 35
Anotar puntos de acción
- 36
Preparar el bufé de cena
3 personas
- 37
Servir la cena
3 personas
- 38
Reponer vajilla y cubertería
- 39
Coordinar el programa de la noche
2 personas
- 40
Rellenar las bebidas
- 41
Guiar la última ronda de preguntas
2 personas
- 42
Gestionar el cierre
- 43
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
- 44
Guardar los restos de comida de forma segura
2 personas
- 45
Reunir los materiales
3 personas
- 46
Lavar la vajilla
2 personas
- 47
Recoger la basura
2 personas
- 48
Limpiar el espacio
3 personas
- 49
Volver a colocar las mesas y sillas
3 personas
- 50
Apagar el equipo
- 51
Cerrar el recinto
2 personas
- 52
Devolver los materiales
2 personas
- 53
Redactar las actas
- 54
Distribuir los puntos de acción
- 55
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 36
- Mesas de buffetcant. 2
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Platos de cenacant. 36
- Platos de postrecant. 36
- Tazas de cafécant. 36
- Vasoscant. 48
- Tazascant. 36
- Juegos de cubiertos para cenacant. 36
- Cucharonescant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófonocant. 2
- Altavocescant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Materiales
- Tarjetas de nombrecant. 36
- Bloc de notascant. 36
- Bolígrafoscant. 40
- Papel de impresión A4
- Pizarra de hojas
- Hojas de rotafoliocant. 2
- Rotuladorescant. 12
- Notas adhesivascant. 6
- Papeletascant. 120
- Portalápicescant. 4
Decoración
- Mantelescant. 10
- Carteles de mesacant. 8
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Bolsas de basuracant. 30
- Paños de limpiezacant. 12
- Cubetas para lavarcant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y el lugar antes de enviar las invitaciones; deja al menos 3 semanas para recibir inscripciones y detectar cambios de asistencia.
- Pide las preferencias dietéticas en el formulario de inscripción y entrega al catering el número final junto con las restricciones al menos 5 días antes.
- Convierte el programa en un horario con responsables y duraciones concretas. Confirma a cada ponente y moderador como mínimo 7 días antes.
- Prepara la lista final, las tarjetas de nombre, las hojas de notas y el material de presentación el día anterior; así puedes corregir nombres o documentos que falten.
- Llega entre 60 y 90 minutos antes. Comprueba el proyector, el portátil, el micrófono, los altavoces y los cables antes de colocar el café, el té y el catering.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una reunión del grupo asesor?
- Empieza unas 3 semanas antes para confirmar fecha, ubicación e invitaciones. Reserva la última semana para cerrar inscripciones, ponentes, agenda y necesidades dietéticas.
- ¿Cuándo se debe confirmar el número de asistentes al catering?
- Confirma la cifra final entre 3 y 5 días antes de la reunión. Incluye las preferencias dietéticas y calcula también las bebidas y el servicio de café y té.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la sala?
- Abre la ubicación entre 60 y 90 minutos antes de la llegada de los participantes. Ese margen permite colocar mesas y sillas y probar la pantalla, el micrófono y los altavoces.
- ¿Qué se debe comprobar el día anterior?
- Revisa la presentación, el programa, la lista de participantes, las tarjetas de nombre y las hojas de notas. También confirma que el portátil, el proyector, la pantalla, los cables y las regletas estén disponibles.
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