Organiser une réunion de concertation, étape par étape
Une réunion de concertation réussie repose surtout sur un enchaînement précis : confirmer le lieu et la date, recueillir les inscriptions, puis verrouiller l’agenda et les intervenants. Prévoyez ensuite la restauration, le matériel de présentation et l’accueil des participants. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les tests techniques et les badges préparés à partir de la liste définitive. Le jour même, gardez assez de temps pour installer la salle et tester le microphone avant l’arrivée du groupe.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date et le lieu
- 2
Rédiger les invitations
- 3
Envoyer les invitations
- 4
Traiter les inscriptions
- 5
Traiter les inscriptions
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Établir le programme et l’agenda
2 personnes
- 8
Confirmer les intervenants et les animateurs
- 9
Réserver le lieu
- 10
Commander le catering
- 11
Rassembler le matériel de présentation
- 12
Vérifier la présentation
- 13
Établir la liste définitive des participants
- 14
Préparer les badges nominatifs
- 15
Préparer les feuilles de notes
- 16
Faire les courses
2 personnes
- 17
Refroidir les boissons
- 18
Préparer le service traiteur
2 personnes
Événement
- 19
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 20
Vérifier l’espace
2 personnes
- 21
Installer les tables et les chaises
3 personnes
- 22
Brancher l’écran de présentation
2 personnes
- 23
Tester le microphone
- 24
Aménager le stand d’information
- 25
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 26
Préparer les en-cas
2 personnes
- 27
Enregistrer les participants
2 personnes
- 28
Accueillir les participants
2 personnes
- 29
Servir le café et le thé
2 personnes
- 30
Assurer l’ouverture
- 31
Animer la présentation
2 personnes
- 32
Animer le tour de discussion
2 personnes
- 33
Réapprovisionner les boissons
- 34
Servir les en-cas de pause
2 personnes
- 35
Consigner les points d'action
- 36
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
- 37
Servir le dîner
3 personnes
- 38
Réapprovisionner la vaisselle et les couverts
- 39
Encadrer le programme du soir
2 personnes
- 40
Réapprovisionner les boissons
- 41
Animer la dernière séance de questions
2 personnes
- 42
Assurer la clôture
- 43
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
- 44
Conserver les restes alimentaires en toute sécurité
2 personnes
- 45
Rassembler le matériel
3 personnes
- 46
Faire la vaisselle
2 personnes
- 47
Rassembler les déchets
2 personnes
- 48
Nettoyer l’espace
3 personnes
- 49
Remettre les tables et les chaises en place
3 personnes
- 50
Éteindre l’équipement
- 51
Fermer le lieu
2 personnes
- 52
Retourner les matériels
2 personnes
- 53
Rédiger le procès-verbal
- 54
Distribuer les feuilles de route
- 55
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 36
- Tables de buffetqté 2
- Porte-manteauxqté 2
Vaisselle
- Assiettes de dînerqté 36
- Assiettes à dessertqté 36
- Tasses à caféqté 36
- Verresqté 48
- Tassesqté 36
- Sets de couverts pour le dînerqté 36
- Louchesqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 3
Équipement
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Microphoneqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
Matériel
- Badges nominatifsqté 36
- Blocs-notesqté 36
- Stylos à billeqté 40
- Papier d'impression A4
- Paperboard
- Feuilles de paperboardqté 2
- Marqueursqté 12
- Post-itqté 6
- Bulletins de voteqté 120
- Pots à stylosqté 4
Décoration
- Nappesqté 10
- Pancartes de tableqté 8
Éclairage
- Lampes LEDqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Sacs poubelleqté 30
- Chiffons de nettoyageqté 12
- Bacs à vaisselleqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par confirmer la date et le lieu, puis envoyez les invitations avec une date limite d’inscription. Gardez au moins 7 jours entre la clôture des inscriptions et la réunion pour traiter les réponses et les besoins alimentaires.
- Établissez l’agenda avant de confirmer définitivement les intervenants. Réservez un temps précis pour chaque intervention et prévoyez une marge de 10 à 15 minutes pour les échanges ou les retards.
- Ne commandez pas le catering sur une estimation vague : utilisez la liste définitive des participants et ajoutez une petite marge. Vérifiez séparément les boissons, le café, le thé et les options liées aux allergies ou aux régimes alimentaires.
- Préparez les badges nominatifs, les feuilles de notes et le matériel d’écriture après la clôture des inscriptions. Imprimez quelques exemplaires vierges supplémentaires pour les changements de dernière minute.
- Ouvrez le lieu au moins 90 minutes avant le début. Installez les tables et les chaises, branchez l’ordinateur, le vidéoprojecteur et les haut-parleurs, puis testez le microphone avec la présentation réellement utilisée.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance faut-il envoyer les invitations à une réunion de concertation ?
- Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la réunion. Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant l’événement afin de finaliser les participants, le catering et les besoins alimentaires.
- Quand faut-il confirmer le nombre de participants au traiteur ?
- Confirmez le nombre définitif dès que les inscriptions sont closes, généralement 7 jours avant la réunion. Signalez à ce moment les allergies, régimes particuliers et éventuelles modifications de dernière minute.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?
- Prévoyez au minimum 90 minutes avant l’arrivée des participants. Ce délai permet d’installer les tables, les chaises et le stand d’information, puis de tester la présentation, le vidéoprojecteur et le microphone.
- Que faut-il vérifier la veille d’une réunion de concertation ?
- Vérifiez l’agenda, la liste définitive des participants, les badges, le catering et les besoins alimentaires. Testez aussi la présentation et contrôlez que les câbles, rallonges, multiprises et équipements audio sont disponibles.
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