Beiratstreffen organisieren: So gelingt die Vorbereitung
Ein Beiratstreffen steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst Datum und Ort festlegen, dann Einladungen, Anmeldungen und Tagesordnung koordinieren. Zwei bis drei Wochen vor dem Termin sollten Referenten, Catering und Präsentationen verbindlich sein. Am Veranstaltungstag zählen ein geprüfter Raum, funktionierende Technik und vorbereitete Unterlagen. Plane außerdem Zeit für Ernährungswünsche, Namensschilder und den Aufbau ein – diese Details werden bei Beiratstreffen besonders oft zu spät erledigt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Einladungen erstellen
- 3
Einladungen verschicken
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Programm und Tagesordnung erstellen
2 Personen
- 8
Referenten und Moderatoren bestätigen
- 9
Location reservieren
- 10
Catering bestellen
- 11
Präsentationsmaterial sammeln
- 12
Präsentation prüfen
- 13
Endgültige Teilnehmerliste erstellen
- 14
Namensschilder vorbereiten
- 15
Notizblätter vorbereiten
- 16
Einkaufen gehen
2 Personen
- 17
Getränke kühlen
- 18
Catering vorbereiten
2 Personen
Event
- 19
Location öffnen
2 Personen
- 20
Raum kontrollieren
2 Personen
- 21
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 22
Präsentationsbildschirm anschließen
2 Personen
- 23
Mikrofon testen
- 24
Infotisch einrichten
- 25
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 26
Snacks bereitstellen
2 Personen
- 27
Teilnehmer registrieren
2 Personen
- 28
Teilnehmende empfangen
2 Personen
- 29
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 30
Eröffnung betreuen
- 31
Präsentation moderieren
2 Personen
- 32
Diskussionsrunde moderieren
2 Personen
- 33
Getränke nachfüllen
- 34
Pausensnacks servieren
2 Personen
- 35
Aktionspunkte festhalten
- 36
Dinnerbuffet vorbereiten
3 Personen
- 37
Abendessen servieren
3 Personen
- 38
Geschirr und Besteck auffüllen
- 39
Abendprogramm betreuen
2 Personen
- 40
Getränke nachfüllen
- 41
Letzte Fragerunde moderieren
2 Personen
- 42
Abschluss organisieren
- 43
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 44
Essensreste sicher aufbewahren
2 Personen
- 45
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 46
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 47
Abfall sammeln
2 Personen
- 48
Raum reinigen
3 Personen
- 49
Tische und Stühle zurückstellen
3 Personen
- 50
Geräte ausschalten
- 51
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 52
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 53
Protokoll ausarbeiten
- 54
Aktionspunkte verteilen
- 55
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 36
- BuffetischeAnz. 2
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 36
- DesserttellerAnz. 36
- KaffeetassenAnz. 36
- GläserAnz. 48
- TassenAnz. 36
- Abendbesteck-SetsAnz. 36
- ServierlöffelAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- MikrofonAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Materialien
- NamensschilderAnz. 36
- NotizblöckeAnz. 36
- KugelschreiberAnz. 40
- A4-Druckpapier
- Flipchart
- FlipchartblätterAnz. 2
- StifteAnz. 12
- KlebezettelAnz. 6
- StimmkartenAnz. 120
- StiftehalterAnz. 4
Dekoration
- TischdeckenAnz. 10
- TischschilderAnz. 8
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- MüllsäckeAnz. 30
- PutzlappenAnz. 12
- SpülwannenAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige Datum und Ort zuerst und verschicke die Einladungen anschließend mit einer klaren Rückmeldefrist von mindestens 10 bis 14 Tagen. So bleibt genug Zeit, Anmeldungen und Ernährungswünsche zu bearbeiten.
- Erstelle die Tagesordnung spätestens zwei Wochen vorher und bestätige Referenten und Moderation. Sammle Präsentationen mindestens 5 Tage vor dem Treffen und prüfe sie auf Laptop, Beamer und Projektionsleinwand.
- Leite aus der endgültigen Teilnehmerliste direkt Namensschilder, Notizblöcke und Kugelschreiber ab. Bereite für jede angemeldete Person ein Namensschild sowie ein Notizblatt vor und drucke einige zusätzliche Exemplare.
- Plane Getränke nicht nur für die Sitzung, sondern auch für Ankunft und Pausen: etwa 2 bis 3 Getränke pro Person in der ersten Stunde. Kühle Getränke rechtzeitig und stelle Kaffee, Tee, Wasserkocher, Kaffeemaschinen und Thermoskannen vor Beginn bereit.
- Sei mindestens 60 Minuten vor dem Start am Veranstaltungsort. Kontrolliere Raum, Tische und Stühle, schließe Präsentationsbildschirm und Lautsprecher an und teste das Mikrofon mit einem kurzen Probelauf.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Beiratstreffen organisieren?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Termin mit Datum, Ort und Einladungen. Spätestens 2 Wochen vorher sollten Tagesordnung, Anmeldungen und Catering bearbeitet werden.
- Wann sollte die Tagesordnung für ein Beiratstreffen feststehen?
- Eine vorläufige Tagesordnung sollte mit der Einladung verschickt werden. Die endgültige Version sollte spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Treffen feststehen, damit Referenten und Moderation vorbereitet sind.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Beiratstreffen?
- Plane mindestens 60 Minuten für Raum, Tische, Stühle, Infotisch und Technik ein. Für einen zusätzlichen Technik- oder Cateringtest sind 90 Minuten sicherer.
- Wie viele Getränke braucht man für ein Beiratstreffen?
- Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit ungefähr 1 Getränk pro Person und Stunde. Kaffee und Tee kommen zusätzlich dazu, besonders bei einer Sitzung am Vormittag.
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