Zo organiseer je een kinderfilmfestival

Begin met het programma en werk daarna terug vanaf de festivaldag. Controleer eerst de filmrechten, reserveer zalen en leg vast hoeveel kinderen en begeleiders per vertoning passen. Regel vervolgens techniek, aanmeldingen, catering en vrijwilligers; pas daarna maak je de definitieve planning. Test projectoren, laptops, kabels en geluid minstens één keer vooraf, want een ontbrekende adapter of niet-werkende download houd je op de dag zelf direct op.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Programma en films selecteren
2 personen
2
Filmrechten controleren
3
Locatie en zalen reserveren
4
Projectoren en schermen reserveren
5
Catering reserveren
6
Aanmeldformulier opstellen
7
Uitnodigingen ontwerpen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Sociale media plaatsen
10
Posters verspreiden
3 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Oudercontacten bevestigen
2 personen
14
Definitieve bezoekerslijst maken
2 personen
15
Filmvolgorde vastleggen
2 personen
16
Draaiboek afdrukken
17
Medewerkerinstructies maken
2 personen
18
Vrijwilligers indelen
2 personen
19
Filmers en begeleiders informeren
20
Techniekset testen
2 personen
21
Films downloaden en controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Materialen ophalen
2 personen
24
Programma's en polsbandjes maken
3 personen
25
Snacks portioneren
3 personen
26
Dranken koelen
2 personen
27
Ontvangstbalie voorbereiden
2 personen
28
Zaalindeling uitzetten
3 personen
29
Stoelen en zitzakken plaatsen
4 personen
30
Schermen en projectoren opstellen
3 personen
31
Geluid en verlichting aansluiten
2 personen
32
Versiering ophangen
3 personen
33
Filmtafels klaarzetten
2 personen
34
Snackbuffet opbouwen
3 personen
35
Drankpunten inrichten
2 personen
36
Allergeneninformatie klaarleggen
37
Toiletten controleren
2 personen

Event

38
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
39
Vrijwilligers instrueren
3 personen
40
Bezoekers verwelkomen
4 personen
41
Aanmeldingen afvinken
3 personen
42
Polsbandjes uitdelen
2 personen
43
Openingsprogramma verzorgen
2 personen
44
Eerste film starten
2 personen
45
Snacks serveren
4 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Zaalrondes uitvoeren
2 personen
48
Pauzeprogramma begeleiden
4 personen
49
Zalen opnieuw klaarzetten
3 personen
50
Tweede film starten
2 personen
51
Warme snacks serveren
4 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Kinderactiviteiten begeleiden
5 personen
54
Avondpauze begeleiden
4 personen
55
Derde film starten
2 personen
56
Popcorn en fruit serveren
3 personen
57
Dranken bijvullen
2 personen
58
Zaaltoezicht uitvoeren
3 personen
59
Afsluiting aankondigen
60
Kinderen naar uitgang begeleiden
4 personen
61
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
62
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

63
Afval verzamelen
4 personen
64
Buffetten leegruimen
3 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Projectoren uitschakelen
2 personen
67
Techniek demonteren
3 personen
68
Decoratie verwijderen
3 personen
69
Meubilair terugplaatsen
4 personen
70
Vloeren en tafels schoonmaken
3 personen
71
Toiletten schoonmaken
2 personen
72
Materialen inventariseren
2 personen
73
Afval afvoeren
2 personen
74
Gevonden voorwerpen registreren
75
Restanten gekoeld opslaan
2 personen
76
Huurmaterialen retourneren
2 personen
77
Locatiesleutels inleveren
78
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 180
Zitzakkenaantal 40
Loungekussensaantal 30
Krukkenaantal 12
Kapstokkenaantal 4
Afzetpalenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 220
Herbruikbare bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Popcornbakjesaantal 180
Serveerschalenaantal 18
Scharenaantal 6

Apparatuur

Projectorenaantal 3
Projectieschermenaantal 3
Laptopsaantal 3
HDMI-kabelsaantal 6
HDMI-adaptersaantal 6
Luidsprekersaantal 6
Mengpaneel
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Popcornmachine
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Statafelsaantal 6

Decoratie

Filmfestivalbanneraantal 2
Postersaantal 20
Ballonnenaantal 150
Ballonnenlintaantal 3
Sterrenslingersaantal 8
Filmklapbordenaantal 4
Rode lopersaantal 2
Tafelkledenaantal 10

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 8
LED-lampenaantal 12
Zaklampenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Tangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Maatbekersaantal 2
Voorraadbakkenaantal 12
Thermoskannenaantal 6
Koelelementenaantal 20

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Afvalbakkenaantal 12
Afvalbakstickersaantal 24
Handvegersaantal 4
Vuilniscontainersaantal 4

Catering

Boodschappen

Organisatie

Naamstickersaantal 250
Polsbandjesaantal 250
Programmaflyersaantal 250
Aanmeldlijstenaantal 10
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 8
Pijlbordenaantal 20
Allergenenkaartenaantal 20
Filmkaartjesaantal 250
Kassa-opbergbox
Contantgeldkistje
Portemonneezakkenaantal 6
Walkietalkiesaantal 8
Powerbanksaantal 8
Polsbandjesknipperaantal 2
Opbergkrattenaantal 12
Transportkarrenaantal 2
Gevondenvoorwerpenbakkenaantal 3
Tafelbordhoudersaantal 15
Rekenmachinesaantal 2
Kabelbindersaantal 100
Ducttapeaantal 6
Schilderstapeaantal 8
Veiligheidshesjesaantal 12
Paraplu'saantal 4
Koptelefoonsaantal 20
Kleurpotlodenaantal 40
Kleurplatenaantal 250
Knutselpapieraantal 500
Stiftenaantal 40
Stickervellenaantal 100
Puzzelsaantal 10
Bordspellenaantal 8
Kleurplatenmappenaantal 10

Tips

Plan eerst de filmblokken en houd per vertoning extra tijd vrij voor binnenkomen, wisselen van zaal en opruimen. Leg de filmvolgorde uiterlijk een week vooraf vast, zodat begeleiders en ouders dezelfde informatie krijgen.
Controleer filmrechten voordat je uitnodigingen verstuurt. Download alle films vooraf op de gebruikte laptops en test beeld, geluid, HDMI-adapters en aansluitingen in de zalen; alleen een filmbestand hebben is niet genoeg.
Verzamel bij de aanmelding meteen oudercontacten, dieetwensen en toestemming voor deelname. Maak de definitieve bezoekerslijst uiterlijk 3 dagen vooraf en deel kinderen per zaal of groep in, zodat de ontvangst niet ophoudt bij één tafel.
Maak voor elke vrijwilliger een korte instructie met taak, starttijd en aanspreekpunt. Plan bij de ingang aparte rollen voor registratie, polsbandjes en doorverwijzen; zet afzetpalen of kabelmatten in waar wachtrijen en kabels elkaar kruisen.
Portioneer snacks vooraf en tel bekers, borden en popcornbakjes per verwacht kind plus ongeveer 10 procent reserve. Zet water, koeling en uitgifte klaar vóór de eerste film, zodat begeleiders niet tijdens de voorstelling hoeven bij te vullen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kinderfilmfestival organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met programma, filmrechten, locatie en techniek. Verstuur uitnodigingen zodra het programma en de aanmeldprocedure vaststaan; sluit de inschrijving bij voorkeur 5 tot 7 dagen voor de festivaldag.
Hoeveel films programmeer je op een kinderfilmfestival?: Plan meestal 2 tot 4 filmblokken op één dag, afhankelijk van de leeftijd en speelduur. Reken per blok naast de film minstens 15 minuten voor binnenkomen en wisselen, plus tijd voor pauze en snacks.
Hoe test je de techniek voor een kinderfilmfestival?: Doe uiterlijk 1 week vooraf een volledige test met de echte laptop, projector, het scherm, de HDMI-kabels, adapters en luidsprekers. Controleer op de dag zelf nogmaals beeld, geluid en stroomaansluitingen voordat bezoekers binnenkomen; reserveer daarvoor minstens 30 minuten.
Hoeveel snacks en drinken heb je nodig per kind?: Reken voor een festivaldag op ongeveer 2 kleine snackporties en 3 tot 4 bekers drinken per kind, afhankelijk van de duur. Bestel of bereid daarnaast circa 10 procent extra en verzamel dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.