Organiser un festival de cinéma pour enfants, étape par étape

Un festival de cinéma pour enfants se prépare d’abord comme une petite production : une programmation adaptée, des droits de diffusion vérifiés et des salles réservées assez tôt. Ensuite, vous structurez les inscriptions, les informations aux parents et l’accueil sur place. La dernière semaine sert surtout à tester chaque projecteur, télécharger les films et répartir les bénévoles. Ce déroulé vous aide à ne pas découvrir le jour J qu’un câble manque, qu’un enfant a une allergie ou qu’une séance dépasse l’horaire prévu.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Sélectionner le programme et les films
2 personnes
2
Vérifier les droits de diffusion du film
3
Réserver le lieu et les salles
4
Réserver des projecteurs et des écrans
5
Réserver le catering
6
Établir le formulaire d'inscription
7
Concevoir les invitations
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Publier sur les réseaux sociaux
10
Distribuer les affiches
3 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Confirmer les contacts des parents
2 personnes
14
Établir la liste définitive des visiteurs
2 personnes
15
Définir l’ordre des films
2 personnes
16
Imprimer le déroulé
17
Rédiger les consignes du personnel
2 personnes
18
Répartir les bénévoles
2 personnes
19
Informer les vidéastes et les accompagnateurs
20
Tester le kit technique
2 personnes
21
Télécharger et vérifier les films
2 personnes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Récupérer le matériel
2 personnes
24
Créer des programmes et des bracelets
3 personnes
25
Portionner les snacks
3 personnes
26
Refroidir les boissons
2 personnes
27
Préparer le comptoir d’accueil
2 personnes
28
Définir l'agencement de la salle
3 personnes
29
Installer des chaises et des poufs
4 personnes
30
Installer les écrans et les projecteurs
3 personnes
31
Brancher le son et l’éclairage
2 personnes
32
Suspendre la décoration
3 personnes
33
Installer les tables de projection
2 personnes
34
Installer le buffet de snacks
3 personnes
35
Mettre en place les points boissons
2 personnes
36
Préparer les informations sur les allergènes
37
Vérifier les toilettes
2 personnes

Événement

38
Accueillir les bénévoles
2 personnes
39
Briefer les bénévoles
3 personnes
40
Accueillir les visiteurs
4 personnes
41
Cocher les inscriptions
3 personnes
42
Distribuer les bracelets
2 personnes
43
Assurer le programme d'ouverture
2 personnes
44
Lancer le premier film
2 personnes
45
Servir des snacks
4 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Effectuer les visites de salle
2 personnes
48
Animer le programme de la pause
4 personnes
49
Reconfigurer les salles
3 personnes
50
Lancer le deuxième film
2 personnes
51
Servir des snacks chauds
4 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Encadrer les activités pour enfants
5 personnes
54
Animer la pause du soir
4 personnes
55
Lancer le troisième film
2 personnes
56
Servir du pop-corn et des fruits
3 personnes
57
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
58
Assurer la surveillance de la salle
3 personnes
59
Annoncer la clôture
60
Accompagner les enfants vers la sortie
4 personnes
61
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
62
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

63
Rassembler les déchets
4 personnes
64
Vider les buffets
3 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Éteindre les projecteurs
2 personnes
67
Démonter l'équipement technique
3 personnes
68
Retirer la décoration
3 personnes
69
Remettre le mobilier en place
4 personnes
70
Nettoyer les sols et les tables
3 personnes
71
Nettoyer les toilettes
2 personnes
72
Inventorier le matériel
2 personnes
73
Évacuer les déchets
2 personnes
74
Enregistrer les objets trouvés
75
Stocker les restes au frais
2 personnes
76
Retourner les matériels de location
2 personnes
77
Restituer les clés du lieu
78
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 180
Poufsqté 40
Coussins de loungeqté 30
Tabouretsqté 12
Porte-manteauxqté 4
Poteaux de balisageqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 220
Assiettes réutilisablesqté 180
Couvertsqté 180
Gobelets à popcornqté 180
Plateaux de serviceqté 18
Ciseauxqté 6

Équipement

Projecteursqté 3
Écrans de projectionqté 3
Ordinateurs portablesqté 3
Câbles HDMIqté 6
Adaptateurs HDMIqté 6
Haut-parleursqté 6
Table de mixage
Microphonesqté 2
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Machine à pop-corn
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 4
Tables hautesqté 6

Décoration

Bannière du festival de cinémaqté 2
Affichesqté 20
Ballonsqté 150
Ruban à ballonsqté 3
Guirlandes d’étoilesqté 8
Claquettes de cinémaqté 4
Tapis rougesqté 2
Nappesqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes de pocheqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Pincesqté 6
Louchesqté 6
Verres doseursqté 2
Bacs de stockageqté 12
Thermosqté 6
Pains de glaceqté 20

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Poubellesqté 12
Autocollants pour poubellesqté 24
Balais à mainqté 4
Conteneurs à déchetsqté 4

Catering

Courses

Organisation

Étiquettes nominativesqté 250
Braceletsqté 250
Flyers du programmeqté 250
Listes d’inscriptionqté 10
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 8
Panneaux indicateursqté 20
Cartes allergènesqté 20
Billets de cinémaqté 250
Boîte de rangement pour caisse
Caisse à espèces
Pochettes porte-monnaieqté 6
Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 8
Coupe-braceletsqté 2
Caisses de rangementqté 12
Chariots de transportqté 2
Bacs pour objets trouvésqté 3
Supports pour cartes de tableqté 15
Calculatricesqté 2
Serre-câblesqté 100
Ruban adhésifqté 6
Ruban de masquageqté 8
Gilets de sécuritéqté 12
Parapluiesqté 4
Casques audioqté 20
Crayons de couleurqté 40
Coloriagesqté 250
Papier de bricolageqté 500
Marqueursqté 40
Feuilles d'autocollantsqté 100
Puzzlesqté 10
Jeux de sociétéqté 8
Classeurs de coloriageqté 10

Conseils

Commencez par la programmation et les droits de diffusion avant de communiquer. Prévoyez l’ordre des films, la durée de chaque séance et une marge d’au moins 15 minutes entre deux groupes.
Réservez les salles, projecteurs et écrans dès que les dates sont fixées. Pour chaque salle, testez l’ordinateur, le câble HDMI, l’adaptateur, le son et les rallonges au moins 48 heures avant l’ouverture.
Dans le formulaire d’inscription, demandez le nom et le numéro de téléphone d’un parent, l’âge de l’enfant et ses besoins alimentaires. Fermez les inscriptions assez tôt pour envoyer la liste définitive et les consignes aux accompagnateurs.
Préparez l’accueil avec des bracelets ou programmes et un parcours clairement balisé. Comptez une personne pour l’accueil et le contrôle des inscriptions par groupe d’environ 25 enfants, afin d’éviter une file dès l’arrivée.
Portionnez les snacks avant l’ouverture et séparez les portions selon les besoins signalés. Vérifiez aussi les gobelets, assiettes, couverts, boissons et le froid la veille : le goûter est souvent préparé trop tard par rapport au lancement des séances.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de cinéma pour enfants ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour sélectionner les films, vérifier les droits, réserver les salles et lancer les inscriptions. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, les achats, le téléchargement des films et les tests techniques.
Quand faut-il demander les droits de diffusion d’un film ?: Faites la demande dès que la programmation est envisagée, idéalement 6 semaines avant le festival. Ne publiez pas le titre d’un film et ne finalisez pas les invitations avant d’avoir reçu une confirmation écrite.
Combien de bénévoles prévoir pour un festival de cinéma pour enfants ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour 25 enfants à l’accueil et dans les déplacements, puis ajoutez une personne responsable de chaque salle. Pour 50 enfants répartis dans deux salles, comptez donc au moins 4 personnes, dont un coordinateur technique ou général.
Quand confirmer les inscriptions et les allergies alimentaires ?: Demandez les informations alimentaires au moment de l’inscription et relancez les familles 7 jours avant l’événement. Établissez la liste définitive 48 heures avant, puis transmettez les besoins au responsable du catering et aux bénévoles concernés.

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