Ein Kinderfilmfestival Schritt für Schritt organisieren

Ein Kinderfilmfestival braucht mehr als passende Filme und Popcorn. Beginne mit Programm, Vorführrechten und Räumen, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Elternkontakte und die genaue Einsatzplanung für Technik, Betreuung und Verpflegung. Plane spätestens am Vortag einen vollständigen Techniktest ein: Filme, Projektoren, Leinwände, Ton und Kabel müssen zusammen funktionieren. So bleibt am Veranstaltungstag Zeit für Einlass, Snacks und einen ruhigen Ablauf.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Programm und Filme auswählen
2 Personen
2
Filmrechte prüfen
3
Location und Räume reservieren
4
Projektoren und Leinwände reservieren
5
Catering reservieren
6
Anmeldeformular erstellen
7
Einladungen gestalten
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Social-Media-Posts veröffentlichen
10
Poster verteilen
3 Personen
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Elternkontakte bestätigen
2 Personen
14
Endgültige Besucherliste erstellen
2 Personen
15
Filmreihenfolge festlegen
2 Personen
16
Drehbuch ausdrucken
17
Mitarbeiteranweisungen erstellen
2 Personen
18
Freiwillige einteilen
2 Personen
19
Filmer und Betreuer informieren
20
Technikset testen
2 Personen
21
Filme herunterladen und prüfen
2 Personen
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Materialien abholen
2 Personen
24
Programme und Armbänder erstellen
3 Personen
25
Snacks portionieren
3 Personen
26
Getränke kühlen
2 Personen
27
Empfangstresen vorbereiten
2 Personen
28
Raumaufteilung aufbauen
3 Personen
29
Stühle und Sitzsäcke aufstellen
4 Personen
30
Leinwände und Projektoren aufstellen
3 Personen
31
Ton und Beleuchtung anschließen
2 Personen
32
Dekoration aufhängen
3 Personen
33
Filmtische aufstellen
2 Personen
34
Snackbuffet aufbauen
3 Personen
35
Getränkepunkte einrichten
2 Personen
36
Allergeninformationen bereitlegen
37
Toiletten kontrollieren
2 Personen

Event

38
Freiwillige empfangen
2 Personen
39
Freiwillige einweisen
3 Personen
40
Besucher begrüßen
4 Personen
41
Anmeldungen abhaken
3 Personen
42
Armbänder verteilen
2 Personen
43
Eröffnungsprogramm gestalten
2 Personen
44
Ersten Film starten
2 Personen
45
Snacks servieren
4 Personen
46
Getränke nachfüllen
2 Personen
47
Rundgänge durch den Saal durchführen
2 Personen
48
Pausenprogramm betreuen
4 Personen
49
Säle neu herrichten
3 Personen
50
Zweiten Film starten
2 Personen
51
Warme Snacks servieren
4 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Kinderaktivitäten betreuen
5 Personen
54
Abendpause begleiten
4 Personen
55
Dritten Film starten
2 Personen
56
Popcorn und Obst servieren
3 Personen
57
Getränke nachfüllen
2 Personen
58
Saalaufsicht durchführen
3 Personen
59
Abschluss ankündigen
60
Kinder zum Ausgang begleiten
4 Personen
61
Fundsachen sammeln
2 Personen
62
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

63
Abfall sammeln
4 Personen
64
Buffets abräumen
3 Personen
65
Geschirr abwaschen
3 Personen
66
Projektoren ausschalten
2 Personen
67
Technik abbauen
3 Personen
68
Dekoration entfernen
3 Personen
69
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
70
Böden und Tische reinigen
3 Personen
71
Toiletten reinigen
2 Personen
72
Materialien inventarisieren
2 Personen
73
Abfall entsorgen
2 Personen
74
Fundgegenstände registrieren
75
Reste gekühlt lagern
2 Personen
76
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
77
Locationschlüssel abgeben
78
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 180
SitzsäckeAnz. 40
LoungekissenAnz. 30
HockerAnz. 12
KleiderständerAnz. 4
AbsperrpfostenAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 220
Mehrweg-TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
PopcornbecherAnz. 180
ServierschalenAnz. 18
ScherenAnz. 6

Ausstattung

ProjektorenAnz. 3
ProjektionsleinwändeAnz. 3
LaptopsAnz. 3
HDMI-KabelAnz. 6
HDMI-AdapterAnz. 6
LautsprecherAnz. 6
Mischpult
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 12
Popcornmaschine
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
KühlschränkeAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
StehtischeAnz. 6

Dekoration

Filmfestival-BannerAnz. 2
PosterAnz. 20
BallonsAnz. 150
BallonbandAnz. 3
SternengirlandenAnz. 8
Film-KlappenAnz. 4
Rote TeppicheAnz. 2
TischdeckenAnz. 10

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6
ZangenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 6
MessbecherAnz. 2
VorratsboxenAnz. 12
ThermoskannenAnz. 6
KühlelementeAnz. 20

Reinigung

PutzeimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 20
AbfallbehälterAnz. 12
Mülleimer-AufkleberAnz. 24
HandfegerAnz. 4
MüllcontainerAnz. 4

Catering

Einkäufe

Organisation

NamensaufkleberAnz. 250
ArmbänderAnz. 250
ProgrammflyerAnz. 250
AnmeldelistenAnz. 10
StifteAnz. 30
KlemmbretterAnz. 8
WegweiserAnz. 20
AllergenkartenAnz. 20
FilmticketsAnz. 250
Kassen-Aufbewahrungsbox
Kassette für Bargeld
Portemonnaie-TaschenAnz. 6
Walkie-TalkiesAnz. 8
PowerbanksAnz. 8
Armband-SchneiderAnz. 2
AufbewahrungsboxenAnz. 12
TransportwagenAnz. 2
FundkistenAnz. 3
TischschildhalterAnz. 15
TaschenrechnerAnz. 2
KabelbinderAnz. 100
GewebeklebebandAnz. 6
AbdeckbandAnz. 8
SicherheitswestenAnz. 12
RegenschirmeAnz. 4
KopfhörerAnz. 20
BuntstifteAnz. 40
MalvorlagenAnz. 250
BastelpapierAnz. 500
StifteAnz. 40
AufkleberbögenAnz. 100
PuzzlesAnz. 10
BrettspieleAnz. 8
MalvorlagenmappenAnz. 10

Tipps

Kläre die Filmrechte, bevor du Titel veröffentlichst oder Einladungen gestaltest. Prüfe außerdem, ob jeder Film technisch abspielbar ist, und lade die Dateien nicht erst am Veranstaltungstag herunter.
Reserviere Räume und Vorführtechnik frühzeitig als zusammenhängendes Paket. Für jede Vorführung brauchst du einen getesteten Projektor, eine passende Leinwand, Laptop, HDMI-Verbindung und ausreichend lange Strom- und Verlängerungskabel.
Setze für die Anmeldung eine klare Frist und frage gleichzeitig Ernährungswünsche sowie mindestens einen Elternkontakt pro Kind ab. Erstelle danach eine endgültige Besucherliste, statt am Einlass mit ungeprüften Nachrichten zu arbeiten.
Lege die Filmreihenfolge mit festen Übergangszeiten fest und drucke Drehbuch, Mitarbeiteranweisungen und Raumplan spätestens am Vortag aus. Plane zwischen zwei Filmen mindestens 10 Minuten für Toiletten, Lüften und den Wechsel der Betreuung ein.
Portioniere Snacks erst nach der finalen Besucherzahl und rechne pro Kind mit einem Popcornbecher sowie mindestens einem Getränk. Stelle Allergie- oder Ernährungsangaben sichtbar für das Cateringteam bereit und halte zusätzliche Becher und Teller für etwa 10 Prozent der angemeldeten Kinder zurück.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Kinderfilmfestival organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Filmauswahl, Rechten, Räumen und Technik. Die Einladungen sollten etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Festival verschickt werden, damit du Anmeldungen und Elternkontakte rechtzeitig prüfen kannst.
Wie viele Filme passen in ein Kinderfilmfestival?: Für einen halben Tag sind meist 2 bis 3 Filme mit jeweils 10 bis 15 Minuten Pause realistisch. Rechne zusätzlich mit Zeit für Einlass, Snacks, Toilettengänge und den Wechsel der Gruppen, sonst gerät der Zeitplan schnell ins Wanken.
Wann sollte die Technik für ein Kinderfilmfestival getestet werden?: Führe spätestens 24 Stunden vorher einen kompletten Test mit den tatsächlichen Fil Dateien, Projektoren, Leinwänden, Lautsprechern und HDMI-Adaptern durch. Prüfe dabei auch Ton, Bildformat, Stromversorgung und die Länge aller Kabel.
Wie viel Popcorn und Getränke braucht man pro Kind?: Plane pro Kind mindestens einen gefüllten Popcornbecher und ein Getränk ein. Für Nachschlag und verschüttete Getränke sind etwa 10 Prozent Reserve sinnvoll; die endgültige Menge legst du nach Ende der Anmeldefrist fest.

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