Zo organiseer je een kinderfilmfestival

Begin niet met popcorn of versiering, maar met het programma, de filmrechten en de techniek. Leg daarna de locatie, capaciteit en aanmeldroute vast, zodat je weet hoeveel stoelen, vrijwilligers en catering nodig zijn. Plan minstens één volledige technische test: een film die thuis werkt, kan op locatie alsnog zonder geluid of beeld starten. De laatste dagen draaien vooral om controleren, klaarzetten en duidelijke taakverdeling.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Filmrechten controleren
2 personen
3
Films reserveren
4
Locatie reserveren
5
Projectieapparatuur reserveren
6
Vrijwilligers werven
2 personen
7
Programma op website plaatsen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen openen
10
Scholen en clubs benaderen
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Toegangskaarten voorbereiden
2 personen
14
Vrijwilligersindeling maken
15
Draaiboek afdrukken
16
Bewegwijzering ontwerpen
17
Plattegrond zaal maken
18
Technische test plannen
2 personen
19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Films downloaden en controleren
2 personen
22
Materialen klaarzetten
3 personen
23
Locatiesleutels ophalen
24
Koelboxen vullen
2 personen
25
Zaal openen
2 personen
26
Entreebalie opbouwen
2 personen
27
Tafels opstellen
3 personen
28
Stoelen opstellen
4 personen
29
Projector installeren
2 personen
30
Scherm plaatsen
2 personen
31
Geluid aansluiten
2 personen
32
Films technisch testen
2 personen
33
Versiering ophangen
3 personen
34
Bewegwijzering ophangen
2 personen
35
Cateringtafel inrichten
2 personen
36
Hapjes klaarzetten
3 personen
37
Dranken koud zetten
2 personen
38
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
39
Toiletten controleren
40
Teambriefing geven
3 personen

Event

41
Entree bemannen
2 personen
42
Bezoekers welkom heten
2 personen
43
Programma uitdelen
2 personen
44
Kinderactiviteit begeleiden
3 personen
45
Eerste film starten
2 personen
46
Zaalwacht tijdens film
2 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Popcorn en snacks serveren
3 personen
49
Pauze begeleiden
3 personen
50
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
51
Tweede film starten
2 personen
52
Zaalwacht tijdens tweede film
2 personen
53
Avondmaaltijd serveren
4 personen
54
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
55
Derde film aankondigen
56
Derde film starten
2 personen
57
Zaalwacht tijdens derde film
2 personen
58
Dranken bijvullen
2 personen
59
Afsluiting aankondigen
60
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
61
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

62
Catering opruimen
3 personen
63
Apparatuur uitschakelen
2 personen
64
Projector veilig inpakken
2 personen
65
Stoelen opruimen
4 personen
66
Tafels opruimen
3 personen
67
Afval sorteren
3 personen
68
Zaal schoonmaken
4 personen
69
Toiletten schoonmaken
2 personen
70
Decoratie verwijderen
2 personen
71
Materialen inventariseren
2 personen
72
Locatie afsluiten
2 personen
73
Apparatuur retourneren
2 personen
74
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
75
Geleende materialen retourneren
2 personen
76
Gevonden voorwerpen registreren
77
Bezoekersberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Klaptafelsaantal 12
Entreebalie
Cateringtafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Filmprojector
Projectiescherm
Laptopsaantal 2
Mediaspelersaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelgotenaantal 12
Powerbanksaantal 4
Zaklampenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 130
Herbruikbaar bestekaantal 150
Schaaltjesaantal 30
Opscheplepelsaantal 8
Tangenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Magnetron
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Serveerschalenaantal 12
Voorraadbakkenaantal 12

Decoratie

Filmfestivalbanneraantal 2
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Filmpostersaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Sterrenversieringaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Naamkaartjesaantal 40

Verlichting

Sfeerverlichtingaantal 6
LED-lampenaantal 8
Batterijenaantal 24

Catering

Popcornmachinesaantal 2
Popcornbakjesaantal 150
Snackbakjesaantal 150
Drankdispensersaantal 4
Koelelementenaantal 20
Toegangsbandjesaantal 150
Programmafoldersaantal 150
Filmquizprijzenaantal 30
Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Waskrukkenaantal 2

Overig

Clipboardmappenaantal 6
Pennenaantal 30
Permanentmarkersaantal 12
Schilderstapeaantal 8
Schaaraantal 6
Nietmachinesaantal 3
EHBO-dozenaantal 2
Portofoonsaantal 6
Kassa
Geldkist
Pinapparaat

Tips

Leg het programma en de speelduur per film vroeg vast. Controleer daarna direct de filmrechten en reserveer de films; zonder die bevestiging kun je uitnodigingen beter nog niet versturen.
Plan de aanmeldingen op capaciteit van de zaal, niet op een ruwe schatting. Verzamel dieetwensen bij de inschrijving en maak toegangskaarten zodra de deelnemerslijst sluit.
Doe uiterlijk één week vooraf een technische test met de projector, het scherm, de laptop of mediaspeler, luidsprekers, mengpaneel en alle HDMI- en verlengkabels. Download de films ook lokaal en speel minstens de eerste vijf minuten af.
Maak de vrijwilligersindeling per tijdsblok: ontvangst, zaal, techniek, catering en opruimen. Geef iedere vrijwilliger het draaiboek en zorg dat er tijdens elke film minimaal één technisch aanspreekpunt beschikbaar is.
Maak op de festivaldag eerst de entree, bewegwijzering en zaalindeling gereed voordat bezoekers binnenkomen. Open de zaal pas nadat stoelen, kabelgoten, afvalbakken, cateringtafels en volle koelboxen zijn gecontroleerd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kinderfilmfestival organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Filmrechten, locatie en projectieapparatuur moeten eerst rond zijn; plan de technische test uiterlijk 7 dagen voor het festival.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kinderfilmfestival?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 25 tot 30 kinderen, plus een aparte technisch verantwoordelijke. Bij 100 kinderen zijn dat dus minstens 4 begeleiders en 1 persoon voor techniek.
Wanneer open je de aanmeldingen voor een kinderfilmfestival?: Open de aanmeldingen zodra programma, locatiecapaciteit en filmrechten bevestigd zijn, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Sluit ze uiterlijk 7 dagen voor het festival om kaarten en dieetwensen te kunnen verwerken.
Hoe plan je de techniek van een kinderfilmfestival?: Test projector, scherm, geluid, mediaspeler, kabels en stroom minstens 1 week vooraf en nogmaals op de dag zelf. Houd een reserve-HDMI-kabel, verlengkabel en powerbank klaar; juist kleine aansluitproblemen veroorzaken vaak vertraging.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.