So organisierst du ein Kinderfilmfestival

Ein Kinderfilmfestival steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst legst du Datum und Programm fest, dann sicherst du Filmrechte, Ort und Technik. Danach öffnest du die Anmeldung und planst Sitzplätze, Einlass, Verpflegung und Helfer. Besonders häufig werden technische Tests, Lizenznachweise und die Betreuung zwischen den Vorführungen zu spät eingeplant. Mit einem festen Zeitplan prüfst du Filme, Material und Saal mindestens einmal vollständig vor dem Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Filmrechte prüfen
2 Personen
3
Filme reservieren
4
Location reservieren
5
Projektionsausrüstung reservieren
6
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
7
Programm auf der Website veröffentlichen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Anmeldungen öffnen
10
Schulen und Clubs ansprechen
2 Personen
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
13
Eintrittskarten vorbereiten
2 Personen
14
Volunteer-Einteilung erstellen
15
Drehbuch ausdrucken
16
Beschilderung entwerfen
17
Saalplan erstellen
18
Technischen Test planen
2 Personen
19
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
20
Einkaufen gehen
3 Personen
21
Filme herunterladen und prüfen
2 Personen
22
Materialien bereitstellen
3 Personen
23
Standortschlüssel abholen
24
Kühlboxen füllen
2 Personen
25
Saal öffnen
2 Personen
26
Eingangstresen aufbauen
2 Personen
27
Tische aufstellen
3 Personen
28
Stühle aufstellen
4 Personen
29
Projektor aufbauen
2 Personen
30
Bildschirm aufstellen
2 Personen
31
Ton anschließen
2 Personen
32
Filme technisch testen
2 Personen
33
Dekoration aufhängen
3 Personen
34
Beschilderung anbringen
2 Personen
35
Cateringtisch einrichten
2 Personen
36
Snacks bereitstellen
3 Personen
37
Getränke kalt stellen
2 Personen
38
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
39
Toiletten kontrollieren
40
Teambriefing geben
3 Personen

Event

41
Eingang besetzen
2 Personen
42
Besucher begrüßen
2 Personen
43
Programm verteilen
2 Personen
44
Kinderaktivität betreuen
3 Personen
45
Ersten Film starten
2 Personen
46
Saaldienst während des Films
2 Personen
47
Getränke nachfüllen
2 Personen
48
Popcorn und Snacks servieren
3 Personen
49
Pause betreuen
3 Personen
50
Abfall zwischendurch entfernen
2 Personen
51
Zweiten Film starten
2 Personen
52
Saaldienst während des zweiten Films
2 Personen
53
Abendessen servieren
4 Personen
54
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
55
Den dritten Film ankündigen
56
Dritten Film starten
2 Personen
57
Saalaufsicht während des dritten Films
2 Personen
58
Getränke nachfüllen
2 Personen
59
Abschluss ankündigen
60
Fundsachen sammeln
2 Personen
61
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen

Nachbereitung

62
Catering aufräumen
3 Personen
63
Geräte ausschalten
2 Personen
64
Projektor sicher verpacken
2 Personen
65
Stühle aufräumen
4 Personen
66
Tische aufräumen
3 Personen
67
Abfall trennen
3 Personen
68
Saal reinigen
4 Personen
69
Toiletten reinigen
2 Personen
70
Dekoration entfernen
2 Personen
71
Materialien inventarisieren
2 Personen
72
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
73
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
74
Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen
2 Personen
75
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
76
Fundgegenstände registrieren
77
Besuchernachrichten versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 120
KlappischeAnz. 12
Eingangsbereich
Catering-TischeAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

Filmprojektor
Projektionsleinwand
LaptopsAnz. 2
MedienplayerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KabelkanäleAnz. 12
PowerbanksAnz. 4
TaschenlampenAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
Mehrweg-TellerAnz. 130
Wiederverwendbares BesteckAnz. 150
SchälchenAnz. 30
ServierlöffelAnz. 8
ZangenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6

Küche

WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
Mikrowelle
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6
MessbecherAnz. 3
ServierschalenAnz. 12
VorratsboxenAnz. 12

Dekoration

Filmfestival-BannerAnz. 2
BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
FilmplakateAnz. 12
TischdeckenAnz. 12
SternendekorationAnz. 8
WegweiserAnz. 12
NamensschilderAnz. 40

Beleuchtung

StimmungsbeleuchtungAnz. 6
LED-LampenAnz. 8
BatterienAnz. 24

Catering

PopcornmaschinenAnz. 2
PopcornbecherAnz. 150
SnackschalenAnz. 150
GetränkespenderAnz. 4
KühlelementeAnz. 20
EinlassbändchenAnz. 150
ProgrammhefteAnz. 150
Filmquiz-PreiseAnz. 30
Einkäufe

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8
AbfalltrennbehälterAnz. 4
WaschhockerAnz. 2

Sonstiges

KlemmbrettmappenAnz. 6
StifteAnz. 30
PermanentmarkerAnz. 12
AbdeckbandAnz. 8
SchereAnz. 6
TackerAnz. 3
Erste-Hilfe-KästenAnz. 2
FunkgeräteAnz. 6
Kasse
Geldkassette
Kartenterminal

Tipps

Klär die Filmrechte, bevor du Filme bewirbst oder reservierst. Plane dafür mindestens vier Wochen Vorlauf ein, weil einzelne Vorführungen gesondert genehmigt werden müssen.
Reserviere Ort und Projektionstechnik erst, wenn die Filmlängen und das Programm feststehen. Plane pro Vorführung zusätzlich 15 Minuten für Einlass, Umbau oder Fragen ein.
Öffne die Anmeldung mit festen Angaben zu Alter, Filmtitel, Beginn und Ende. Erfasse Ernährungswünsche spätestens sieben Tage vorher, damit die Verpflegung nicht am Veranstaltungstag improvisiert werden muss.
Führe den Techniktest spätestens am Vortag mit Projektor, Leinwand, Laptop, Medienplayer, Lautsprechern, Mischpult und HDMI-Kabeln durch. Spiele jeden Film vollständig an und prüfe Bild, Ton und Untertitel.
Erstelle den Saalplan und die Helfer-Einteilung mindestens drei Tage vorher. Markiere Eingang, Sitzbereiche, Catering, Abfallbehälter und Fluchtwege; halte außerdem Taschenlampen und Powerbanks für den Einlass bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Kinderfilmfestival planen?: Beginne mindestens sechs bis acht Wochen vorher. Filmrechte, Raum, Projektionsausrüstung und Helfer sollten vier Wochen vor dem Termin feststehen; die Anmeldung kann danach geöffnet werden.
Wann sollte ich die Filmrechte für ein Kinderfilmfestival prüfen?: Prüfe die Rechte vor der Programmveröffentlichung, idealerweise sechs Wochen vor dem Festival. Ohne geklärte Vorführrechte solltest du weder Einladungen verschicken noch Tickets verkaufen.
Wie viele Helfer braucht ein Kinderfilmfestival?: Plane mindestens eine Person für den Einlass, eine für die Technik und eine für die Saalbetreuung pro Vorführbereich ein. Bei mehreren Sälen brauchst du je Bereich zusätzlich mindestens zwei feste Helfer.
Wann sollte der Techniktest stattfinden?: Führe den vollständigen Test spätestens 24 Stunden vor dem Festival durch und sei am Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten vor dem ersten Film vor Ort. So bleibt Zeit für Kabel, Ton, Bild und Ersatzgeräte.

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