Organiser un festival de cinéma pour enfants, étape par étape

Un festival de cinéma pour enfants se prépare d’abord sur le papier, bien avant l’ouverture des portes. Commencez par fixer la date, le programme et les droits de diffusion, puis réservez le lieu et le matériel de projection. Les inscriptions, les écoles et les clubs déterminent ensuite les effectifs, les besoins alimentaires et le nombre de bénévoles. La dernière semaine sert surtout à tester la technique, vérifier les films et finaliser l’accueil.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Vérifier les droits de diffusion du film
2 personnes
3
Réserver des films
4
Réserver le lieu
5
Réserver le matériel de projection
6
Recruter des bénévoles
2 personnes
7
Mettre le programme sur le site web
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Ouvrir les inscriptions
10
Contacter les écoles et les clubs
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Préparer les cartes d'entrée
2 personnes
14
Établir la répartition des bénévoles
15
Imprimer le déroulé
16
Concevoir la signalétique
17
Créer le plan de la salle
18
Planifier un test technique
2 personnes
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Télécharger et vérifier les films
2 personnes
22
Préparer le matériel
3 personnes
23
Récupérer les clés du lieu
24
Remplir les glacières
2 personnes
25
Ouvrir la salle
2 personnes
26
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
27
Installer les tables
3 personnes
28
Installer les chaises
4 personnes
29
Installer le projecteur
2 personnes
30
Installer l’écran
2 personnes
31
Brancher le son
2 personnes
32
Tester techniquement les films
2 personnes
33
Suspendre la décoration
3 personnes
34
Installer la signalétique
2 personnes
35
Installer la table traiteur
2 personnes
36
Préparer les en-cas
3 personnes
37
Mettre les boissons au frais
2 personnes
38
Préparer le café et le thé
2 personnes
39
Vérifier les toilettes
40
Faire le briefing de l’équipe
3 personnes

Événement

41
Tenir l'entrée
2 personnes
42
Accueillir les visiteurs
2 personnes
43
Distribuer le programme
2 personnes
44
Encadrer une activité pour enfants
3 personnes
45
Lancer le premier film
2 personnes
46
Surveiller la salle pendant le film
2 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Servir du pop-corn et des snacks
3 personnes
49
Encadrer la pause
3 personnes
50
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
51
Lancer le deuxième film
2 personnes
52
Surveiller la salle pendant le deuxième film
2 personnes
53
Servir le dîner
4 personnes
54
Servir les repas diététiques
2 personnes
55
Annoncer le troisième film
56
Lancer le troisième film
2 personnes
57
Surveillance de la salle pendant le troisième film
2 personnes
58
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
59
Annoncer la clôture
60
Rassembler les objets perdus
2 personnes
61
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

62
Ranger le service traiteur
3 personnes
63
Éteindre l’équipement
2 personnes
64
Emballer le projecteur en toute sécurité
2 personnes
65
Ranger les chaises
4 personnes
66
Dégager les tables
3 personnes
67
Trier les déchets
3 personnes
68
Nettoyer la salle
4 personnes
69
Nettoyer les toilettes
2 personnes
70
Retirer la décoration
2 personnes
71
Inventorier le matériel
2 personnes
72
Fermer le lieu
2 personnes
73
Retourner le matériel
2 personnes
74
Ranger les stocks restants
2 personnes
75
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
76
Enregistrer les objets trouvés
77
Envoyer des messages aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tables pliantesqté 12
Bureau d’accueil
Tables de cateringqté 4
Poubellesqté 8

Équipement

Projecteur de film
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Lecteurs multimédiasqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Goulottes de câblesqté 12
Batteries externesqté 4
Lampes de pocheqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 130
Couverts réutilisablesqté 150
Petits bolsqté 30
Louchesqté 8
Pincesqté 6
Thermosqté 6

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Micro-ondes
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Verres doseursqté 3
Plateaux de serviceqté 12
Bacs de stockageqté 12

Décoration

Bannière du festival de cinémaqté 2
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Affiches de filmqté 12
Nappesqté 12
Décoration étoiléeqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 40

Éclairage

Éclairage d’ambianceqté 6
Lampes LEDqté 8
Pilesqté 24

Catering

Machines à pop-cornqté 2
Gobelets à popcornqté 150
Barquettes à snacksqté 150
Distributeurs de boissonsqté 4
Pains de glaceqté 20
Brassards d’accèsqté 150
Brochures du programmeqté 150
Prix du quiz cinémaqté 30
Courses

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4
Tabourets de laverieqté 2

Autre

Chemises à pinceqté 6
Stylosqté 30
Marqueurs permanentsqté 12
Ruban de masquageqté 8
Ciseauxqté 6
Agrafeusesqté 3
Trousse de premiers secoursqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Caisse
Caisse
Terminal de paiement

Conseils

Bloquez les droits de diffusion avant de communiquer le programme : demandez une confirmation écrite pour chaque film et prévoyez plusieurs jours pour obtenir les réponses.
Réservez le projecteur, l’écran, les haut-parleurs, les câbles HDMI et les rallonges en même temps que la salle. Un test technique complet au moins 7 jours avant l’événement permet de repérer les incompatibilités.
Fixez une date limite d’inscription au moins 3 jours avant le festival. Vous pourrez ainsi préparer les cartes d’entrée, le plan de salle, les quantités de repas et la répartition des bénévoles.
Prévoyez un accueil séparé de la zone de projection : un bureau d’accueil, une table pour le catering et une signalétique visible évitent les files qui bloquent l’entrée de la salle.
Téléchargez et vérifiez chaque film avant le jour J, puis gardez une copie sur un second ordinateur ou lecteur multimédia. Testez aussi le son, les sous-titres et les formats d’image pendant la répétition technique.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de cinéma pour enfants ?: Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer les droits de diffusion, réserver les films et le lieu, recruter les bénévoles, ouvrir les inscriptions et organiser un test technique.
Quand faut-il réserver les films et vérifier les droits de diffusion ?: Faites ces démarches dès que la date et le programme provisoire sont fixés, idéalement 6 semaines avant le festival. N’annoncez pas un film avant d’avoir reçu l’autorisation de diffusion.
Quand fermer les inscriptions à un festival de cinéma pour enfants ?: Fermez-les 3 à 5 jours avant l’événement. Ce délai permet de traiter les inscriptions, préparer les cartes d’entrée, recueillir les besoins alimentaires et ajuster le plan de salle.
Quand tester le matériel de projection ?: Organisez un test complet 7 jours avant, puis une vérification rapide le jour même avant l’ouverture. Contrôlez l’image, le son, les câbles, les multiprises, les rallonges et la lecture de chaque film.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.