Een kindercongres organiseren: zo pak je het aan

Begin met het programma en de groepsgrootte; die bepalen hoeveel zalen, begeleiders, materialen en catering je nodig hebt. Leg daarna de locatie, sprekers en workshoponderwerpen vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Verzamel bij de aanmeldingen meteen toestemmingen, dieetwensen en noodcontacten. In de laatste week draait het vooral om groepsindeling, techniek, materialen en een duidelijke ontvangst. Zo voorkom je dat kinderen op de dag zelf in de verkeerde workshop zitten of dat een microfoon, badge of lunch ontbreekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zalen reserveren
2 personen
3
Sprekers en begeleiders vastleggen
2 personen
4
Workshoponderwerpen bepalen
3 personen
5
Aanmeldformulier aanmaken
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Toestemmingen verzamelen
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Noodcontacten controleren
2 personen
11
Groepsindeling maken
2 personen
12
Workshopruimtes indelen
2 personen
13
Catering bestellen
2 personen
14
Techniek testen
2 personen
15
Programma afdrukken
16
Naambadges voorbereiden
2 personen
17
Workshopmaterialen sorteren
3 personen
18
Welkomsttassen vullen
3 personen
19
Routebordjes maken
20
Registratielijst afdrukken
21
Cateringhoeveelheden bevestigen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Materialen naar locatie brengen
3 personen

Event

25
Locatie openen
2 personen
26
Ontvangstbalie opbouwen
3 personen
27
Zaalindeling controleren
2 personen
28
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
29
Registratiematerialen klaarleggen
2 personen
30
Workshoptafels inrichten
4 personen
31
Decoratie ophangen
3 personen
32
Beamer en scherm plaatsen
2 personen
33
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
34
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
35
Lunchbuffet opbouwen
4 personen
36
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
37
Begeleiders instrueren
3 personen
38
Sprekers ontvangen
2 personen
39
Deelnemers registreren
4 personen
40
Naambadges uitdelen
3 personen
41
Welkomsttassen uitdelen
2 personen
42
Kinderen naar zalen begeleiden
5 personen
43
Opening verzorgen
2 personen
44
Presentatie begeleiden
2 personen
45
Eerste workshop begeleiden
8 personen
46
Pauzedranken serveren
3 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Tweede workshop begeleiden
8 personen
49
Allergeneninformatie controleren
2 personen
50
Dinerbuffet klaarzetten
4 personen
51
Diner serveren
5 personen
52
Tafels afruimen
4 personen
53
Avondprogramma begeleiden
4 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Afsluitende presentatie verzorgen
2 personen
56
Kinderen naar ophaalpunt begeleiden
5 personen
57
Ouders of begeleiders afmelden
3 personen
58
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen

Nazorg

59
Materialen verzamelen
4 personen
60
Afval sorteren
3 personen
61
Servies afwassen
4 personen
62
Zalen opruimen
5 personen
63
Tafels en stoelen terugzetten
5 personen
64
Apparatuur uitschakelen
2 personen
65
Keuken schoonmaken
3 personen
66
Toiletten controleren
2 personen
67
Locatie afsluiten
2 personen
68
Overgebleven eten koelen
2 personen
69
Materialen retourneren
3 personen
70
Geleende apparatuur terugbrengen
2 personen
71
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
72
Deelnemersinformatie verwijderen
73
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Registratietafelsaantal 2
Werktafelsaantal 18
Stoelenaantal 125
Klaptafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 20
Kapstokkenaantal 4
Afzetpalenaantal 8

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Dinerbordenaantal 130
Diepe bordenaantal 130
Besteksetsaantal 140
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 20
Dienbladenaantal 8

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Speakersaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
HDMI-kabelsaantal 4
Oplaadkabelsaantal 8
Powerbanksaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Serveertangenaantal 10
Broodmandenaantal 8
Voedselcontainersaantal 20
Inductiekookplatenaantal 2
Pannenaantal 4
Snijplankmattenaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonnenpompaantal 3
Vlaggenlijnenaantal 12
Kleurrijke tafeldecoratieaantal 20
Pijlbordjesaantal 20
Welkomstbord
Plakgumaantal 6
Schilderstapeaantal 8

Catering

Naambadgehoudersaantal 130
Welkomsttassenaantal 125
Lunchtassenaantal 125
Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 6
Schoonmaakmoppenaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Microvezeldoekenaantal 30
Rubberen handschoenenaantal 12
Afvalbakkenaantal 12
Afvalscheidingsbakkenaantal 6

Papierwaren

Deelnemerslijstenaantal 10
Programmaflyersaantal 140
Workshopwerkbladenaantal 150
Naamkaartjesaantal 140
Notitieboekjesaantal 130
Pennensetsaantal 140
Kleurpotlodenaantal 20
Viltstiftenaantal 20
A4-papieraantal 1000
Flip-overblokkenaantal 8
Post-itsaantal 40
Plakbandaantal 10
Scharenaantal 20
Lijmstiftenaantal 30
Pennenaantal 30
Whiteboardstiftenaantal 30
Klembordenaantal 20

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Pictogrammenaantal 30
Zaklampenaantal 6
Fluoriserende hesjesaantal 12
Polsbandjesaantal 150

Tips

Plan per workshop niet alleen het onderwerp, maar ook de maximale groepsgrootte en een begeleider. Maak de groepsindeling uiterlijk 3 dagen vooraf, zodat je zalen en materialen passend kunt klaarzetten.
Vraag toestemmingen, dieetwensen en noodcontacten tegelijk op in het aanmeldformulier. Controleer de lijst uiterlijk 1 week voor het congres; ontbrekende gegevens achteraf verzamelen kost vaak meer tijd dan verwacht.
Test beamer, projectiescherm, laptops, speakers en draadloze microfoons in de echte ruimtes. Doe dat minstens 1 dag vooraf en leg verlengkabels, stekkerdozen en HDMI-kabels per zaal klaar.
Tel catering en drank opnieuw na zodra het aantal deelnemers definitief is. Koel dranken vooraf en houd extra herbruikbare drinkbekers achter de hand, omdat kinderen regelmatig hun beker kwijtraken.
Maak de ontvangst zichtbaar met registratietafels, naambadges, routebordjes en een afgedrukte registratielijst. Zet de locatie minstens 60 minuten voor de eerste start open, zodat je tafels, stoelen en workshopmaterialen rustig kunt controleren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kindercongres organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer de locatie en leg sprekers en begeleiders in de eerste 2 weken vast; verstuur uitnodigingen daarna zodra het programma voldoende duidelijk is.
Hoeveel begeleiders heb je nodig bij een kindercongres?: Plan per workshop minimaal 1 begeleider en voeg een extra persoon toe bij grote of bewegende groepen. Maak de definitieve verdeling uiterlijk 3 dagen vooraf, inclusief iemand voor registratie en onverwachte hulpvragen.
Wanneer moet je toestemmingen en noodcontacten verzamelen?: Vraag deze gegevens direct bij de aanmelding op en controleer ze uiterlijk 1 week voor het congres. Houd op de dag zelf een actuele, afgedrukte lijst beschikbaar voor de verantwoordelijke begeleiders.
Wanneer moet je de techniek voor een kindercongres testen?: Test alle apparatuur minstens 1 dag vooraf in de congresruimtes. Controleer daarnaast vlak voor de start de microfoons, laptopverbindingen, batterijen en stroomvoorziening; reserveer daarvoor 30 minuten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.