Cómo organizar un congreso infantil sin perder el control

Un congreso infantil necesita más coordinación que una jornada normal: hay que encajar talleres, grupos, acompañantes, permisos y contactos de emergencia. Empieza por fijar la fecha, el programa y las salas; después abre las inscripciones para conocer edades, necesidades dietéticas y autorizaciones. Con esos datos puedes distribuir a los niños por grupos y asignar cada taller. La última semana se centra en confirmar cantidades, probar la técnica, preparar acreditaciones y dejar listas las rutas dentro del recinto.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Reservar el recinto y las salas
2 personas
3
Asignar ponentes y acompañantes
2 personas
4
Definir los temas del taller
3 personas
5
Crear formulario de inscripción
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recopilar los permisos
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Comprobar los contactos de emergencia
2 personas
11
Hacer la distribución de grupos
2 personas
12
Distribuir las salas del taller
2 personas
13
Pedir el catering
2 personas
14
Probar la técnica
2 personas
15
Imprimir el programa
16
Preparar acreditaciones
2 personas
17
Clasificar materiales del taller
3 personas
18
Llenar las bolsas de bienvenida
3 personas
19
Hacer carteles de ruta
20
Imprimir la lista de registro
21
Confirmar las cantidades de catering
22
Hacer la compra
3 personas
23
Enfriar bebidas
2 personas
24
Llevar materiales al lugar
3 personas

Evento

25
Abrir la ubicación
2 personas
26
Montar el mostrador de recepción
3 personas
27
Comprobar la distribución de la sala
2 personas
28
Colocar mesas y sillas
5 personas
29
Preparar el material de registro
2 personas
30
Preparar las mesas del taller
4 personas
31
Colgar la decoración
3 personas
32
Colocar el proyector y la pantalla
2 personas
33
Conectar el equipo de sonido
2 personas
34
Preparar café y té
2 personas
35
Montar el bufé de almuerzo
4 personas
36
Realizar el control de seguridad
2 personas
37
Dar instrucciones a los asistentes
3 personas
38
Recibir a los ponentes
2 personas
39
Registrar a los participantes
4 personas
40
Repartir acreditaciones
3 personas
41
Repartir las bolsas de bienvenida
2 personas
42
Acompañar a los niños a las salas
5 personas
43
Encargarse de la inauguración
2 personas
44
Coordinar la presentación
2 personas
45
Guiar el primer taller
8 personas
46
Servir bebidas del descanso
3 personas
47
Rellenar las bebidas
2 personas
48
Guiar el segundo taller
8 personas
49
Comprobar la información sobre alérgenos
2 personas
50
Preparar el bufé de cena
4 personas
51
Servir la cena
5 personas
52
Retirar la vajilla de las mesas
4 personas
53
Coordinar el programa de la noche
4 personas
54
Rellenar las bebidas
2 personas
55
Presentar la ponencia de cierre
2 personas
56
Acompañar a los niños al punto de recogida
5 personas
57
Dar de baja a padres o acompañantes
3 personas
58
Recoger objetos perdidos
2 personas

Seguimiento

59
Reunir los materiales
4 personas
60
Clasificar residuos
3 personas
61
Lavar la vajilla
4 personas
62
Recoger las salas
5 personas
63
Volver a colocar las mesas y sillas
5 personas
64
Apagar el equipo
2 personas
65
Limpiar la cocina
3 personas
66
Comprobar los baños
2 personas
67
Cerrar el recinto
2 personas
68
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
69
Devolver los materiales
3 personas
70
Devolver el equipo prestado
2 personas
71
Recoger el stock sobrante
2 personas
72
Eliminar la información de los participantes
73
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de registrocant. 2
Mesas de trabajocant. 18
Sillascant. 125
Mesas plegablescant. 6
Mantelescant. 20
Percheroscant. 4
Postes separadorescant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 100
Platos de cenacant. 130
Platos hondoscant. 130
Cubiertoscant. 140
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 20
Bandejascant. 8

Equipo

Portátilescant. 3
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cables HDMIcant. 4
Cables de cargacant. 8
Baterías externascant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 8
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 4
Pinzas de servircant. 10
Cestas de pancant. 8
Contenedores de alimentoscant. 20
Placas de induccióncant. 2
Sartenescant. 4
Alfombrillas para tabla de cortarcant. 6

Decoración

Globoscant. 150
Bomba de globoscant. 3
Guirnaldascant. 12
Decoración de mesa coloridacant. 20
Carteles de flechascant. 20
Cartel de bienvenida
Masilla adhesivacant. 6
Cinta de pintorcant. 8

Catering

Portanombrescant. 130
Bolsas de bienvenidacant. 125
Bolsas de almuerzocant. 125
Compras

Limpieza

Cuboscant. 6
Fregonas de limpiezacant. 4
Sets de escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Paños de microfibracant. 30
Guantes de gomacant. 12
Papeleracant. 12
Contenedores de separación de residuoscant. 6

Artículos de papel

Listas de participantescant. 10
Folletos del programacant. 140
Hojas de trabajo del tallercant. 150
Tarjetas de nombrecant. 140
Cuadernoscant. 130
Juego de bolígrafoscant. 140
Lápices de colorescant. 20
Rotuladorescant. 20
Papel A4cant. 1000
Bloc de rotafoliocant. 8
Post-itscant. 40
Cinta adhesivacant. 10
Tijerascant. 20
Barras de pegamentocant. 30
Bolígrafoscant. 30
Rotuladores para pizarra blancacant. 30
Portapapelescant. 20

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Pictogramascant. 30
Linternascant. 6
Chalecos fluorescentescant. 12
Pulserascant. 150

Consejos

Cierra el programa antes de enviar las invitaciones. Reserva una sala para cada taller y deja un margen entre sesiones para trasladar a los grupos sin cruzarlos por los pasillos.
Incluye en el formulario de inscripción la autorización, la dieta y al menos un contacto de emergencia por participante. Revisa esos datos antes de hacer la distribución de grupos.
Asigna un adulto responsable a cada grupo y entrega a cada acompañante la lista de niños, la sala correspondiente y el horario. No esperes a resolver los cambios el mismo día.
Haz la prueba técnica con el proyector, la pantalla, los micrófonos y los altavoces al menos un día antes. Comprueba también los cables HDMI, las regletas y los cargadores de repuesto.
Confirma el catering con el número final de inscritos y prepara la recepción por separado: lista impresa, acreditaciones, bolsas de bienvenida y carteles de ruta deben estar juntos antes de abrir el recinto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un congreso infantil?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para reservar el recinto, cerrar el programa y asignar ponentes. Deja la última semana para permisos pendientes, cantidades de catering, materiales y prueba técnica.
¿Qué debe incluir la inscripción a un congreso infantil?: Pide los datos del participante, la autorización correspondiente, preferencias dietéticas y al menos un contacto de emergencia. Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes para poder formar los grupos y confirmar el catering.
¿Cuándo se preparan los grupos y las salas de los talleres?: Haz la distribución cuando las inscripciones estén cerradas, normalmente entre 5 y 7 días antes. Comprueba que cada grupo tenga acompañante, sala, horario y materiales asignados.
¿Cuánta bebida calcular para un congreso infantil?: Calcula aproximadamente 2 vasos por niño durante la primera parte de la jornada y añade una reserva del 10 al 15 %. Enfría las bebidas el día anterior y confirma la cantidad final con el catering.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.