Einen Kinderkongress Schritt für Schritt organisieren

Ein Kinderkongress braucht früh eine klare Reihenfolge: Erst legst du Datum, Programm und Räume fest, danach folgen Referenten, Workshops und die Anmeldung. Sobald die ersten Anmeldungen eingehen, sammelst du Einwilligungen, Ernährungswünsche und Notfallkontakte und teilst die Kinder passend ein. Kurz vor dem Termin werden Räume, Technik, Materialien, Namensschilder und Willkommensbeutel vorbereitet. Plane den Veranstaltungstag mit einer festen Öffnungs- und Aufbauzeit, damit die Registrierung nicht parallel zum letzten Techniktest läuft.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Location und Räume reservieren
2 Personen
3
Referenten und Begleitpersonen festlegen
2 Personen
4
Workshopthemen festlegen
3 Personen
5
Anmeldeformular erstellen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Einwilligungen einholen
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Notfallkontakte überprüfen
2 Personen
11
Gruppen einteilen
2 Personen
12
Workshopräume einteilen
2 Personen
13
Catering bestellen
2 Personen
14
Technik testen
2 Personen
15
Programm drucken
16
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
17
Workshopmaterialien sortieren
3 Personen
18
Willkommensbeutel füllen
3 Personen
19
Wegweiser erstellen
20
Registrierungsliste drucken
21
Cateringmengen bestätigen
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Getränke kühlen
2 Personen
24
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen

Event

25
Location öffnen
2 Personen
26
Empfangstheke aufbauen
3 Personen
27
Raumaufteilung prüfen
2 Personen
28
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
29
Registrierungsmaterialien bereitlegen
2 Personen
30
Workshop-Tische einrichten
4 Personen
31
Dekoration aufhängen
3 Personen
32
Beamer und Leinwand aufstellen
2 Personen
33
Tontechnik anschließen
2 Personen
34
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
35
Mittagsbuffet aufbauen
4 Personen
36
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
37
Betreuer einweisen
3 Personen
38
Referenten empfangen
2 Personen
39
Teilnehmer registrieren
4 Personen
40
Namensschilder verteilen
3 Personen
41
Willkommenstaschen verteilen
2 Personen
42
Kinder zu den Sälen begleiten
5 Personen
43
Eröffnung betreuen
2 Personen
44
Präsentation moderieren
2 Personen
45
Ersten Workshop leiten
8 Personen
46
Pausengetränke servieren
3 Personen
47
Getränke nachfüllen
2 Personen
48
Zweiten Workshop leiten
8 Personen
49
Allergeninformationen prüfen
2 Personen
50
Dinnerbuffet vorbereiten
4 Personen
51
Abendessen servieren
5 Personen
52
Tische abräumen
4 Personen
53
Abendprogramm betreuen
4 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Abschlusspräsentation halten
2 Personen
56
Kinder zum Abholpunkt begleiten
5 Personen
57
Eltern oder Betreuer abmelden
3 Personen
58
Fundsachen sammeln
2 Personen

Nachbereitung

59
Materialien zusammenstellen
4 Personen
60
Abfall trennen
3 Personen
61
Geschirr abwaschen
4 Personen
62
Säle aufräumen
5 Personen
63
Tische und Stühle zurückstellen
5 Personen
64
Geräte ausschalten
2 Personen
65
Küche reinigen
3 Personen
66
Toiletten kontrollieren
2 Personen
67
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
68
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
69
Materialien zurückgeben
3 Personen
70
Geliehene Geräte zurückbringen
2 Personen
71
Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen
2 Personen
72
Teilnehmerinformationen löschen
73
Dankesnachrichten versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

RegistrierungstischeAnz. 2
ArbeitstischeAnz. 18
StühleAnz. 125
KlappischeAnz. 6
TischdeckenAnz. 20
KleiderständerAnz. 4
AbsperrpfostenAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 100
Dinner-TellerAnz. 130
Tiefe TellerAnz. 130
BestecksetsAnz. 140
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 20
TablettsAnz. 8

Ausstattung

LaptopsAnz. 3
Beamer
Projektionsleinwand
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
HDMI-KabelAnz. 4
LadekabelAnz. 8
PowerbanksAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 4
ServierzangenAnz. 10
BrotkörbeAnz. 8
LebensmittelbehälterAnz. 20
InduktionskochplattenAnz. 2
PfannenAnz. 4
SchneidemattenAnz. 6

Dekoration

BallonsAnz. 150
BallonpumpeAnz. 3
WimpelkettenAnz. 12
Bunte TischdekorationAnz. 20
WegweiserAnz. 20
Willkommensschild
KleberAnz. 6
AbdeckbandAnz. 8

Catering

NamensschildhalterAnz. 130
WillkommenstaschenAnz. 125
LunchbeutelAnz. 125
Einkäufe

Reinigung

EimerAnz. 6
ReinigungsmoppsAnz. 4
BesensetsAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 30
GummihandschuheAnz. 12
AbfallbehälterAnz. 12
AbfalltrennbehälterAnz. 6

Papierwaren

TeilnehmerlistenAnz. 10
ProgrammflyerAnz. 140
Workshop-ArbeitsblätterAnz. 150
NamensschilderAnz. 140
NotizbücherAnz. 130
StiftesetsAnz. 140
BuntstifteAnz. 20
FilzstifteAnz. 20
A4-PapierAnz. 1000
Flipchart-BlöckeAnz. 8
Post-itsAnz. 40
KlebebandAnz. 10
ScherenAnz. 20
KlebestifteAnz. 30
StifteAnz. 30
WhiteboardmarkerAnz. 30
KlemmbretterAnz. 20

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
PiktogrammeAnz. 30
TaschenlampenAnz. 6
WarnwestenAnz. 12
ArmbänderAnz. 150

Tipps

Lege Programm und Workshopthemen fest, bevor du das Anmeldeformular erstellst. Frage dort direkt nach Einwilligungen, Ernährungswünschen und Notfallkontakten, damit du später nicht mehreren Familien hinterherlaufen musst.
Teile Kinder und Workshops erst nach Ablauf der Anmeldefrist ein. Halte pro Gruppe eine aktuelle Liste bereit und prüfe, ob Raumgröße, Sitzplätze und Betreuungspersonen zusammenpassen.
Teste Beamer, Leinwand, Lautsprecher, Funkmikrofone und HDMI-Kabel spätestens am Vortag. Lege Verlängerungskabel, Ladekabel und Powerbanks dort bereit, wo sie gebraucht werden, statt sie erst während des Kongresses zu suchen.
Bestätige die Cateringmengen nach Ende der Anmeldungen und berücksichtige besondere Ernährungswünsche separat. Getränke sollten vor Beginn gekühlt sein; wiederverwendbare Trinkbecher und Geschirr gehören an feste Ausgabestellen.
Bereite Registrierungsliste, Namensschilder, Wegweiser und Programm am Vortag vor. Plane für das Öffnen der Location mindestens 90 Minuten vor dem Empfang ein, damit Mobiliar, Workshopmaterialien und Willkommensbeutel bereits an ihrem Platz sind.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Kinderkongress planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Location und Referenten. Für Einladungen und Anmeldungen solltest du anschließend mindestens 4 Wochen einplanen.
Was muss ins Anmeldeformular für einen Kinderkongress?: Neben Name und Kontaktdaten gehören Einwilligungen, Ernährungswünsche und ein Notfallkontakt hinein. Schließe die Anmeldung etwa 10 bis 14 Tage vor dem Termin, damit Gruppen, Catering und Materialien rechtzeitig feststehen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Kinderkongresses?: Plane mindestens 90 Minuten für Registrierungstische, Wegweiser, Workshopräume, Technik und Materialien ein. Bei mehreren Räumen oder umfangreicher Technik sind 2 bis 3 Stunden realistischer.
Wann sollte man die Technik für einen Kinderkongress testen?: Teste die gesamte Technik spätestens am Vortag und wiederhole einen kurzen Funktionstest 30 Minuten vor Beginn. Prüfe dabei Bild, Ton, Stromversorgung und alle benötigten Kabel.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.