Zo organiseer je een kinderconcert zonder haast op de dag zelf

Een kinderconcert organiseren begint niet met versiering, maar met datum, locatie en artiesten. Leg daarna de aanmeldingen vast en verzamel dieetwensen, zodat je catering en zitplaatsen kunt afstemmen op het echte aantal bezoekers. Plan op de dag zelf eerst de techniek en de ruimte-indeling: podiumplek vrijmaken, geluid opbouwen en een volledige geluidscheck uitvoeren. Met een aparte kinderhoek, duidelijke entreebalie en een geprint programma weten kinderen, ouders en artiesten wat er wanneer gebeurt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Artiesten vastleggen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Reserveringen maken
7
Bezoekerslijst controleren
2 personen
8
Artiesteninformatie delen
9
Programma afdrukken
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Materialen verzamelen
2 personen
12
Dranken koelen
2 personen
13
Hapjes voorbereiden
3 personen

Event

14
Locatie openen
2 personen
15
Ruimtes controleren
2 personen
16
Podiumplek vrijmaken
3 personen
17
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
18
Microfoons aansluiten
2 personen
19
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
20
Tafels opstellen
3 personen
21
Stoelen en kussens plaatsen
3 personen
22
Entreebalie inrichten
2 personen
23
Cateringbuffet inrichten
3 personen
24
Versiering ophangen
3 personen
25
Kinderhoek inrichten
2 personen
26
Toiletten controleren
27
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen
28
Artiesten ontvangen
2 personen
29
Artiestenruimte klaarzetten
30
Vrijwilligers instrueren
2 personen
31
Deuren openen
4 personen
32
Bezoekers ontvangen
4 personen
33
Programma's uitdelen
2 personen
34
Dranken serveren
3 personen
35
Hapjes serveren
3 personen
36
Kinderhoek begeleiden
2 personen
37
Concert aankondigen
38
Concert begeleiden
3 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Hapjes bijvullen
2 personen
41
Pauzeprogramma begeleiden
2 personen
42
Fotohoek begeleiden
43
Avondprogramma begeleiden
2 personen
44
Laatste ronde serveren
2 personen
45
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

46
Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
47
Meubilair afbreken
3 personen
48
Servies afwassen
3 personen
49
Afval verzamelen
2 personen
50
Locatie schoonmaken
3 personen
51
Decoratie verwijderen
2 personen
52
Koelboxen legen
2 personen
53
Geleende spullen verzamelen
2 personen
54
Materialen retourneren
2 personen
55
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
56
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 100
Kindertafelsaantal 6
Volwassenentafelsaantal 6
Klaptafelsaantal 2
Zitzakkenaantal 20
Garderoberekkenaantal 2

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Muziekinstrumentenaantal 4
DI-boxenaantal 2
Audiokabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Laptop voor muziek
Muziekstandaardsaantal 4

Verlichting

LED-podia spotsaantal 4
Snoerlichtaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Herbruikbare bordenaantal 120
Kinderbestekaantal 60
Volwassenenbestekaantal 60
Koffiekopjesaantal 30
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Keukenhulpmiddelen

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Papieren slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Fotoachtergrond
Plakbandaantal 4
Tie-wrapsaantal 100
Naamstickersaantal 120

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handvegers en blikkenaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg artiesten en locatie eerst vast en deel artiesteninformatie uiterlijk een week voor het concert. Zo weten performers welke apparatuur, microfoons en aansluitingen aanwezig zijn en voorkom je last-minute technische vragen.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor het concert en controleer de bezoekerslijst opnieuw. Gebruik het definitieve aantal voor stoelen, kussens, kindertafels, kinderbestek en hapjes; reken niet alleen op de eerste inschatting.
Plan de techniek vóór de ontvangst van bezoekers. Bouw actieve speakers, mengpaneel en microfoons op en reserveer minimaal 30 minuten voor een geluidscheck, inclusief controle van kabels, stekkerdozen en verlengkabels.
Richt entree, cateringbuffet en kinderhoek afzonderlijk in voordat je de deuren opent. Zet herbruikbare bekers, borden en serveertangen klaar en houd de kinderhoek uit de looproute naar het podium.
Koel dranken en bereid hapjes pas nadat de ruimte en techniek zijn gecontroleerd. Zet voor het eerste uur ongeveer twee tot drie drankjes per persoon klaar en houd thermoskannen en koelboxen bereikbaar zonder het publiek te kruisen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kinderconcert organiseren?: Leg datum, locatie en artiesten bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor het concert en sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de uitvoering.
Hoeveel tijd heb je nodig om een kinderconcert op te bouwen?: Reserveer minimaal 3 uur voor openen, ruimtes controleren, podium en techniek opbouwen, tafels en stoelen plaatsen en de kinderhoek inrichten. Plan daarvan minstens 30 minuten voor de geluidscheck.
Hoeveel drankjes en hapjes heb je nodig voor een kinderconcert?: Voor het eerste uur kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per persoon. Stem het aantal hapjes af op de definitieve bezoekerslijst en verzamel dieetwensen uiterlijk enkele dagen vooraf.
Wanneer doe je de geluidscheck bij een kinderconcert?: Doe de geluidscheck nadat speakers, mengpaneel, microfoons en instrumenten zijn aangesloten, maar vóór de entree opengaat. Houd hiervoor minimaal 30 minuten vrij en controleer ook alle verleng- en audiokabels.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.