Cómo organizar un concierto infantil sin improvisar
Un concierto infantil necesita dos planes coordinados: la actuación y todo lo que ocurre alrededor. Empieza cerrando la fecha, el lugar y los artistas; después controla las inscripciones, las preferencias alimentarias y las necesidades técnicas. La última fase debe centrarse en preparar el espacio, probar el sonido y recibir a las familias sin prisas. Con esta secuencia evitas los fallos más habituales: micrófonos sin conectar, sillas mal distribuidas o bebidas que aún no están frías.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
- 2
Confirmar a los artistas
2 personas
- 3
Enviar invitaciones
2 personas
- 4
Gestionar inscripciones
2 personas
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Hacer reservas
- 7
Comprobar la lista de visitantes
2 personas
- 8
Compartir la información de los artistas
- 9
Imprimir el programa
- 10
Hacer la compra
2 personas
- 11
Reunir los materiales
2 personas
- 12
Enfriar bebidas
2 personas
- 13
Preparar aperitivos
3 personas
Evento
- 14
Abrir la ubicación
2 personas
- 15
Comprobar los espacios
2 personas
- 16
Liberar el espacio del podio
3 personas
- 17
Montar el equipo de sonido
3 personas
- 18
Conectar los micrófonos
2 personas
- 19
Realizar la prueba de sonido
3 personas
- 20
Montar mesas
3 personas
- 21
Colocar sillas y cojines
3 personas
- 22
Montar el mostrador de entrada
2 personas
- 23
Montar el buffet de catering
3 personas
- 24
Colgar la decoración
3 personas
- 25
Montar el rincón infantil
2 personas
- 26
Comprobar los baños
- 27
Despejar las rutas de seguridad
2 personas
- 28
Recibir a los artistas
2 personas
- 29
Preparar la zona de artistas
- 30
Instruir a los voluntarios
2 personas
- 31
Abrir las puertas
4 personas
- 32
Recibir a los visitantes
4 personas
- 33
Repartir programas
2 personas
- 34
Servir las bebidas
3 personas
- 35
Servir aperitivos
3 personas
- 36
Coordinar el rincón infantil
2 personas
- 37
Anunciar el concierto
- 38
Acompañar el concierto
3 personas
- 39
Rellenar las bebidas
2 personas
- 40
Reponer aperitivos
2 personas
- 41
Coordinar el programa del descanso
2 personas
- 42
Atender el rincón fotográfico
- 43
Coordinar el programa de la noche
2 personas
- 44
Servir la última ronda
2 personas
- 45
Despedir a los visitantes
3 personas
Seguimiento
- 46
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
- 47
Desmontar el mobiliario
3 personas
- 48
Lavar la vajilla
3 personas
- 49
Recoger la basura
2 personas
- 50
Limpiar el lugar
3 personas
- 51
Retirar la decoración
2 personas
- 52
Vaciar neveras portátiles
2 personas
- 53
Recoger los artículos prestados
2 personas
- 54
Devolver los materiales
2 personas
- 55
Recoger el stock sobrante
2 personas
- 56
Gestionar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 100
- Mesas para niñoscant. 6
- Mesas para adultoscant. 6
- Mesas plegablescant. 2
- Pufscant. 20
- Percheroscant. 2
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes de micrófonocant. 3
- Instrumentos musicalescant. 4
- Cajas DIcant. 2
- Cables de audiocant. 8
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Portátil para música
- Atrilescant. 4
Iluminación
- Focos LED para escenariocant. 4
- Guirnalda de lucescant. 3
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 120
- Platos reutilizablescant. 120
- Cubiertos infantilescant. 60
- Cubiertos para adultoscant. 60
- Tazas de cafécant. 30
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchilloscant. 4
- Jarras medidorascant. 2
- Utensilios de cocina
Decoración
- Globoscant. 100
- Bomba de globoscant. 2
- Guirnaldas de papelcant. 8
- Mantelescant. 12
- Fondo para fotos
- Cinta adhesivacant. 4
- Bridascant. 100
- Pegatinas con nombrecant. 120
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Escobillas y recogedorescant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y los artistas antes de enviar las invitaciones. Reserva al menos 2 semanas para gestionar inscripciones, confirmar asistentes y recoger alergias o preferencias dietéticas.
- Haz una lista técnica con cada micrófono, soporte, cable, regleta y caja DI. Programa la prueba de sonido como una tarea independiente y termina las conexiones al menos 60 minutos antes de la llegada del público.
- Distribuye el espacio por zonas: entrada, escenario, asientos, buffet y rincón infantil. Deja pasillos despejados y coloca cojines o pufs donde los niños puedan sentarse sin bloquear la visibilidad de los adultos.
- Calcula la comida y la bebida según las inscripciones confirmadas, no según una estimación. Enfría las bebidas con antelación y prepara las bandejas, pinzas, vasos y cubiertos antes de abrir el buffet.
- Prepara el programa y la información de los artistas antes del día del concierto. Imprime suficientes copias para las familias y reserva los últimos 30 minutos previos a la apertura para revisar espacios, entrada y materiales del rincón infantil.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto infantil?
- Empieza al menos 3 semanas antes. Ese margen permite confirmar artistas y ubicación, enviar invitaciones, gestionar inscripciones y resolver necesidades técnicas o alimentarias.
- ¿Cuándo hay que hacer la prueba de sonido?
- Hazla como mínimo 60 minutos antes de que llegue el público. Comprueba cada micrófono, instrumento, altavoz, cable y fuente de reproducción, no solo el volumen general.
- ¿Cuántas sillas hacen falta en un concierto infantil?
- Prepara una silla por adulto confirmado y añade entre un 10 % y un 15 % de margen. Para los niños, combina mesas infantiles, cojines o pufs sin ocupar los pasillos ni las salidas.
- ¿Qué se suele olvidar en un concierto para niños?
- Suelen faltar cables, regletas, copias del programa y utensilios infantiles. Revisa todo 24 horas antes y vuelve a comprobarlo al abrir el lugar, especialmente el sonido, la entrada y el rincón infantil.
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