Ein Kinderkonzert Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Kinderkonzert müssen Programm, Technik und kindgerechte Räume eng zusammenspielen. Beginne mit Datum, Ort und Künstlern, verschicke danach die Einladungen und erfasse Anmeldungen sowie Ernährungswünsche. Kurz vor dem Termin folgen Reservierungen, Einkauf und Materialkontrolle. Am Veranstaltungstag brauchst du ausreichend Zeit für Aufbau, Soundcheck, Sitzplätze, Catering und einen sicheren Kinderbereich – besonders diese Punkte werden häufig zu spät erledigt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
- 2
Künstler festlegen
2 Personen
- 3
Einladungen verschicken
2 Personen
- 4
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Reservierungen vornehmen
- 7
Besucherliste prüfen
2 Personen
- 8
Künstlerinformationen teilen
- 9
Programm drucken
- 10
Einkaufen gehen
2 Personen
- 11
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 12
Getränke kühlen
2 Personen
- 13
Snacks vorbereiten
3 Personen
Event
- 14
Location öffnen
2 Personen
- 15
Räume kontrollieren
2 Personen
- 16
Platz auf der Bühne freimachen
3 Personen
- 17
Tonanlage aufbauen
3 Personen
- 18
Mikrofone anschließen
2 Personen
- 19
Soundcheck durchführen
3 Personen
- 20
Tische aufstellen
3 Personen
- 21
Stühle und Kissen aufstellen
3 Personen
- 22
Eingangstresen einrichten
2 Personen
- 23
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
- 24
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 25
Kinderbereich einrichten
2 Personen
- 26
Toiletten kontrollieren
- 27
Sicherheitswege freimachen
2 Personen
- 28
Künstler empfangen
2 Personen
- 29
Künstlerraum vorbereiten
- 30
Freiwillige einweisen
2 Personen
- 31
Türen öffnen
4 Personen
- 32
Besucher empfangen
4 Personen
- 33
Programme ausgeben
2 Personen
- 34
Getränke servieren
3 Personen
- 35
Snacks servieren
3 Personen
- 36
Kinderbereich betreuen
2 Personen
- 37
Konzert ankündigen
- 38
Konzert begleiten
3 Personen
- 39
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 40
Snacks nachfüllen
2 Personen
- 41
Pausenprogramm betreuen
2 Personen
- 42
Fotoecke betreuen
- 43
Abendprogramm betreuen
2 Personen
- 44
Letzte Runde servieren
2 Personen
- 45
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 46
Tonanlage abbauen
3 Personen
- 47
Möbel abbauen
3 Personen
- 48
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 49
Abfall sammeln
2 Personen
- 50
Location reinigen
3 Personen
- 51
Dekoration entfernen
2 Personen
- 52
Kühlboxen leeren
2 Personen
- 53
Geliehene Sachen sammeln
2 Personen
- 54
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 55
Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen
2 Personen
- 56
Fundsachen bearbeiten
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 100
- KindertischeAnz. 6
- Tische für ErwachseneAnz. 6
- KlappischeAnz. 2
- SitzsäckeAnz. 20
- GarderobenständerAnz. 2
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- MusikinstrumenteAnz. 4
- DI-BoxenAnz. 2
- AudiokabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Laptop für Musik
- NotenständerAnz. 4
Beleuchtung
- LED-BühnenstrahlerAnz. 4
- LichterketteAnz. 3
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 120
- Mehrweg-TellerAnz. 120
- KinderbesteckAnz. 60
- Besteck für ErwachseneAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 30
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- MesserAnz. 4
- MessbecherAnz. 2
- Küchenutensilien
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- BallonpumpeAnz. 2
- PapiergirlandenAnz. 8
- TischdeckenAnz. 12
- Foto-Hintergrund
- KlebebandAnz. 4
- KabelbinderAnz. 100
- NamensaufkleberAnz. 120
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- Handfeger und KehrschaufelnAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Künstler und Programm fest, bevor du Einladungen verschickst. Teile den Künstlern spätestens eine Woche vorher alle Informationen zu Ort, Zeit und Ablauf mit, damit Ankunft und Aufbau geklärt sind.
- Prüfe die Anmeldungen zwei bis drei Tage vor dem Konzert und übertrage Ernährungswünsche in eine eigene Liste. So kannst du Snacks und Geschirr für Kinder und Erwachsene passend vorbereiten.
- Plane für Tonanlage, Funkmikrofone, Mischpult und Instrumente mindestens 90 Minuten Aufbauzeit ein. Der Soundcheck sollte vor dem Einlass abgeschlossen sein; fehlende Audiokabel oder Verlängerungskabel fallen sonst erst unter Zeitdruck auf.
- Richte Stühle, Sitzsäcke, Kindertische und den Kinderbereich vor dem Öffnen der Location ein. Lass vor der Bühne genug Platz frei und kontrolliere, dass Wege, Kabel und der Garderobenständer keine Stolperstellen bilden.
- Kühle Getränke frühzeitig und stelle das Cateringbuffet erst kurz vor dem Einlass auf. Rechne für das erste Konzertstunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und vergiss Servierschalen, Servierzangen sowie Kinder- und Erwachsenenbesteck nicht.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man ein Kinderkonzert organisieren?
- Beginne mindestens vier bis sechs Wochen vorher mit Datum, Ort und Künstlern. Einladungen sollten etwa drei Wochen vor dem Konzert verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen.
- Wie viel Aufbauzeit braucht ein Kinderkonzert?
- Plane mindestens 90 Minuten für Bühne, Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone und Sitzplätze ein. Öffne die Location idealerweise zwei Stunden vor dem Einlass, damit zusätzlich Soundcheck und Raumkontrolle möglich sind.
- Wie viele Getränke braucht man bei einem Kinderkonzert?
- Für die erste Stunde kannst du mit zwei bis drei Getränken pro Person rechnen. Kühle die Getränke spätestens eine Stunde vor dem Einlass und halte für Kinder eigene Becher bereit.
- Was wird bei einem Kinderkonzert am häufigsten vergessen?
- Oft fehlen passende Audiokabel, Verlängerungskabel, Notenständer oder Kinderbesteck. Prüfe die komplette Technik- und Materialauswahl spätestens am Vortag und lege alles nach Bereichen sortiert bereit.
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