Zo organiseer je een kinderconcert
Begin met de datum, het aantal kinderen en de zaalindeling. Leg daarna de artiest, techniek en begeleiding vast, want podium, speakers, microfoons en kinderbegeleiders bepalen hoeveel ruimte en voorbereiding je nodig hebt. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen op tijd en stuur bezoekers uiterlijk een week vooraf het programma, de route en praktische informatie. Op de dag zelf draait alles om een korte briefing, veilige kabels, duidelijke ontvangst en een vast aanspreekpunt voor kinderen en ouders.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en tijd bevestigen
- 2
Locatie en zaalindeling vastleggen
2 personen
- 3
Artiest en techniek reserveren
- 4
Vergunningen en verzekering controleren
- 5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
- 6
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 7
Aanmeldingen verwerken
- 8
Dieetwensen verzamelen
- 9
Programma en tijdschema maken
2 personen
- 10
Informatie voor bezoekers versturen
- 11
Catering reserveren
- 12
Technische wensen afstemmen
2 personen
- 13
Plattegrond voor zaal maken
- 14
Vrijwilligers indelen
- 15
EHBO-verantwoordelijke aanwijzen
- 16
Nooduitgangen controleren
2 personen
- 17
Kinderbegeleiders briefen
2 personen
- 18
Polsbandjes en naambadges maken
2 personen
- 19
Bezoekerslijst afdrukken
- 20
Weersverwachting controleren
- 21
Boodschappen doen
3 personen
- 22
Dranken koelen
2 personen
- 23
Catering voorbereiden
3 personen
- 24
Materialen verzamelen
3 personen
- 25
Locatiesleutels ophalen
- 26
Zaal openen
2 personen
- 27
Podiumdelen opbouwen
4 personen
- 28
Stoelen opstellen
4 personen
- 29
Tafels opstellen
2 personen
- 30
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
- 31
Microfoons testen
2 personen
- 32
Muziekinstallatie testen
2 personen
- 33
Licht en stroom controleren
2 personen
- 34
Versiering ophangen
3 personen
- 35
Entree en garderobe inrichten
2 personen
- 36
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
- 37
Kinderhoek inrichten
2 personen
- 38
Toiletten controleren
- 39
EHBO-koffer plaatsen
- 40
Aanmeldtafel klaarzetten
2 personen
- 41
Artiest ontvangen
2 personen
- 42
Artiest kleedruimte inrichten
2 personen
- 43
Soundcheck uitvoeren
3 personen
- 44
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
- 45
Deuren openen
4 personen
- 46
Bezoekers ontvangen
4 personen
- 47
Kaarten en polsbandjes controleren
2 personen
- 48
Garderobe beheren
2 personen
- 49
Dranken en hapjes serveren
4 personen
- 50
Dranken bijvullen
2 personen
- 51
Laatkomers begeleiden
2 personen
- 52
Concert aankondigen
- 53
Concert begeleiden
3 personen
- 54
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
- 55
Publieksvragen afhandelen
- 56
Afscheid en bedankje verzorgen
2 personen
- 57
Uitgiftepunt sluiten
2 personen
- 58
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
- 59
Gevonden voorwerpen verzamelen
Nazorg
- 60
Apparatuur afbreken
3 personen
- 61
Podium en stoelen afbreken
4 personen
- 62
Servies afwassen
3 personen
- 63
Afval verzamelen
3 personen
- 64
Zaal schoonmaken
4 personen
- 65
Versiering verwijderen
2 personen
- 66
Materialen controleren
2 personen
- 67
Leveranciersmaterialen retourneren
2 personen
- 68
Gevonden voorwerpen afhandelen
- 69
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 120
- Kindertafelsaantal 6
- Buffettafelsaantal 4
- Aanmeldtafel
- Garderoberekkenaantal 3
- Kleedkamertafel
- Podiumdelenaantal 6
- Kinderbankenaantal 8
Apparatuur
- Actieve speakersaantal 2
- Mengpaneel
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstatievenaantal 3
- DI-boxenaantal 2
- Muziekspeler
- Verlengsnoerenaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Kabelmattenaantal 10
- Kabelbindersaantal 100
- Laptop
- Stroomverdeleraantal 2
Verlichting
- Podiumlampenaantal 4
- Sfeerverlichtingaantal 4
- Lichtstatievenaantal 2
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Kinderbekersaantal 60
- Herbruikbare bordenaantal 150
- Besteksetsaantal 150
- Koffiekopjesaantal 40
- Opscheplepelsaantal 8
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Waterkannenaantal 6
- Snijplankenaantal 3
- Messenaantal 6
- Tangenaantal 6
- Serveerbladenaantal 8
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Ballonpompaantal 2
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Podiumachterdoek
- Pijlen en bewegwijzeringaantal 20
- Naamstickersaantal 150
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Schoonmaakemmeraantal 2
- Dweilenaantal 3
- Bezem en blikaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Veiligheid
- EHBO-koffer
- Zaklampenaantal 3
- Afzetpalenaantal 8
- Afzetlintaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de zaal vanuit het zicht en gehoor van kinderen: zet kinderbanken en stoelen zo dat kinderen het podium kunnen zien, en houd een vrije doorgang naar de nooduitgangen. Maak de plattegrond minimaal twee weken vooraf definitief.
- Reserveer artiest en techniek niet los van elkaar. Stem uiterlijk drie weken vooraf af hoeveel actieve speakers, microfoons, statieven, DI-boxen en stroompunten nodig zijn en test de muziekspeler vóór de deuren opengaan.
- Maak de ontvangsttafel compleet met bezoekerslijst, polsbandjes en naambadges. Print de lijst op de ochtend zelf opnieuw, zodat late aanmeldingen en afmeldingen zijn verwerkt.
- Wijs minstens één EHBO-verantwoordelijke en kinderbegeleiders aan en geef hen vóór de start een briefing van 15 minuten. Bespreek daarin wie kinderen opvangt, waar de nooduitgangen zijn en wie ouders aanspreekt.
- Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en regel extra aandacht voor garderobe, wachtrij en vervoer bij slecht weer. Koel dranken pas nadat het aantal aanwezigen bekend is en zet kinderbekers apart van de koffiekopjes.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een kinderconcert organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, artiest en techniek. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken voor het concert en sluit de aanmeldingen 7 dagen vooraf af, zodat catering en begeleiding kunnen worden ingedeeld.
- Hoeveel kinderbegeleiders heb je nodig bij een kinderconcert?
- Houd als praktische richtlijn één begeleider per 10 tot 15 kinderen aan. Wijs daarnaast één vaste EHBO-verantwoordelijke aan en zorg dat alle begeleiders 15 minuten vóór binnenkomst zijn gebrieft.
- Wanneer stuur je de praktische informatie voor een kinderconcert?
- Stuur het programma, de aanvangstijd, route, parkeerinformatie en contactgegevens uiterlijk 7 dagen vooraf. Stuur op de ochtend zelf alleen nog een korte wijziging als er iets verandert door weer, techniek of locatie.
- Hoeveel drank heb je nodig voor een kinderconcert?
- Reken voor kinderen op ongeveer 2 bekers per persoon voor het eerste uur en daarna 1 beker per extra uur. Voor volwassenen kun je 2 tot 3 drankjes per persoon voor het eerste uur aanhouden; koel alles uiterlijk 2 uur vóór de start.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!