Kinderkonzert organisieren: der praktische Ablauf
Ein Kinderkonzert gelingt, wenn Programm, Technik und Betreuung früh zusammenpassen. Lege zuerst Termin, Raum und Künstler fest, kläre danach Genehmigungen, Anmeldung und Catering. In der letzten Woche geht es um Besucherinformationen, Saalplan, Helfer und Sicherheitscheck. Am Veranstaltungstag brauchst du klare Zuständigkeiten für Einlass, Kinderbetreuung, Technik und Erste Hilfe – sonst entstehen Wartezeiten genau dort, wo Familien sie am wenigsten gebrauchen können.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Uhrzeit bestätigen
- 2
Ort und Raumaufteilung festlegen
2 Personen
- 3
Künstler und Technik buchen
- 4
Genehmigungen und Versicherung prüfen
- 5
Einladungen erstellen
2 Personen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
- 10
Informationen an Besucher versenden
- 11
Catering reservieren
- 12
Technische Anforderungen abstimmen
2 Personen
- 13
Saalplan erstellen
- 14
Freiwillige einteilen
- 15
Erste-Hilfe-Verantwortlichen bestimmen
- 16
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
- 17
Betreuer für Kinder briefen
2 Personen
- 18
Armbänder und Namensschilder erstellen
2 Personen
- 19
Besucherliste ausdrucken
- 20
Wettervorhersage prüfen
- 21
Einkaufen gehen
3 Personen
- 22
Getränke kühlen
2 Personen
- 23
Catering vorbereiten
3 Personen
- 24
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 25
Standortschlüssel abholen
- 26
Saal öffnen
2 Personen
- 27
Bühnenelemente aufbauen
4 Personen
- 28
Stühle aufstellen
4 Personen
- 29
Tische aufstellen
2 Personen
- 30
Musikanlage anschließen
3 Personen
- 31
Mikrofone testen
2 Personen
- 32
Musikanlage testen
2 Personen
- 33
Licht und Strom kontrollieren
2 Personen
- 34
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 35
Eingang und Garderobe einrichten
2 Personen
- 36
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 37
Kinderbereich einrichten
2 Personen
- 38
Toiletten kontrollieren
- 39
Erste-Hilfe-Koffer bereitstellen
- 40
Anmeldetisch vorbereiten
2 Personen
- 41
Künstler empfangen
2 Personen
- 42
Künstler-Umkleide einrichten
2 Personen
- 43
Soundcheck durchführen
3 Personen
- 44
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
- 45
Türen öffnen
4 Personen
- 46
Besucher empfangen
4 Personen
- 47
Karten und Armbänder kontrollieren
2 Personen
- 48
Garderobe verwalten
2 Personen
- 49
Getränke und Snacks servieren
4 Personen
- 50
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 51
Spätankömmlinge begleiten
2 Personen
- 52
Konzert ankündigen
- 53
Konzert begleiten
3 Personen
- 54
Kinderaktivitäten betreuen
3 Personen
- 55
Publikumsfragen bearbeiten
- 56
Verabschiedung und Dankeswort organisieren
2 Personen
- 57
Ausgabestelle schließen
2 Personen
- 58
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
- 59
Fundsachen sammeln
Nachbereitung
- 60
Ausrüstung abbauen
3 Personen
- 61
Bühne und Stühle abbauen
4 Personen
- 62
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 63
Abfall sammeln
3 Personen
- 64
Saal reinigen
4 Personen
- 65
Dekoration entfernen
2 Personen
- 66
Materialien prüfen
2 Personen
- 67
Lieferantenmaterialien zurückgeben
2 Personen
- 68
Fundsachen bearbeiten
- 69
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 120
- KindertischeAnz. 6
- BuffetischeAnz. 4
- Anmeldetisch
- GarderobenständerAnz. 3
- Umkleidetisch
- BühnenelementeAnz. 6
- KinderbänkeAnz. 8
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- DI-BoxenAnz. 2
- Musikplayer
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KabelmattenAnz. 10
- KabelbinderAnz. 100
- Laptop
- StromverteilerAnz. 2
Beleuchtung
- BühnenbeleuchtungAnz. 4
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
- LichtstativeAnz. 2
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 150
- KinderbecherAnz. 60
- Mehrweg-TellerAnz. 150
- BestecksetsAnz. 150
- KaffeetassenAnz. 40
- ServierlöffelAnz. 8
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- MesserAnz. 6
- ZangenAnz. 6
- ServiertablettsAnz. 8
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- BallonpumpeAnz. 2
- WimpelkettenAnz. 8
- Bühnenhintergrund
- Pfeile und BeschilderungAnz. 20
- NamensaufkleberAnz. 150
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- Reinigungs-EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 3
- Besen und KehrblechAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Sicherheit
- Erste-Hilfe-Koffer
- TaschenlampenAnz. 3
- AbsperrpfostenAnz. 8
- AbsperrbandAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Plane den Zeitplan nicht nur für das Konzert: Rechne feste Zeiten für Einlass, Garderobe, Umbau und eine kurze Pause ein. Familien sollten spätestens einige Tage vorher wissen, wann sie eintreffen und wie lange das Programm dauert.
- Stimme die Technik mindestens zwei Wochen vorher mit den Künstlern ab. Kläre dabei Mikrofone, Mischpult, DI-Boxen, Lautsprecher, Stromanschlüsse und die Kabelführung – fehlende Kabel oder ungesicherte Leitungen fallen sonst erst beim Aufbau auf.
- Bereite den Einlass für Kinder und Erwachsene getrennt vor. Ein Anmeldetisch, eine ausgedruckte Besucherliste sowie Armbänder oder Namensschilder beschleunigen die Ausgabe; plane dafür mindestens zwei Helfer ein.
- Briefe Betreuungspersonen vor dem Konzert schriftlich zu Treffpunkt, Notausgängen und Übergabe der Kinder. Bestimme außerdem eine Erste-Hilfe-verantwortliche Person und prüfe die Fluchtwege vor dem Einlass.
- Kläre Ernährungswünsche und die Cateringmenge spätestens eine Woche vorher. Getränke sollten am Veranstaltungstag rechtzeitig gekühlt werden; Kinderbecher, Mehrwegteller und Servierbesteck werden beim Aufbau leicht vergessen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Kinderkonzert organisieren?
- Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher. Künstler, Raum, Technik und Genehmigungen brauchen zuerst eine verbindliche Klärung; Einladungen und Anmeldungen folgen danach.
- Wie viele Helfer braucht ein Kinderkonzert?
- Plane mindestens eine Person für den Einlass, eine für die Kinderbetreuung und eine für Technik beziehungsweise Ablauf ein. Bei mehr als 50 Gästen solltest du zusätzlich eine Person für Garderobe und Catering einteilen.
- Wann sollte man die Einladungen für ein Kinderkonzert verschicken?
- Verschicke die Einladungen etwa vier Wochen vor dem Termin und setze die Anmeldefrist auf sieben bis zehn Tage vorher. So bleiben genug Tage, um Essenswünsche, Besucherliste und Sitzplan zu bearbeiten.
- Was muss man am Tag des Kinderkonzerts zuerst prüfen?
- Kontrolliere beim Aufbau zuerst Strom, Lautsprecher, Mikrofone und die sichere Kabelführung. Danach prüfst du Notausgänge, Erste-Hilfe-Zuständigkeit, Einlassmaterialien und die Übergabe der Kinder – idealerweise mindestens 60 Minuten vor Beginn.
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