Cómo organizar un concierto infantil sin imprevistos
Organizar un concierto infantil requiere coordinar al artista, la parte técnica y todo lo relacionado con niños y familias. Empieza cerrando fecha, horario y recinto; después reserva el espectáculo, tramita permisos y abre las inscripciones. Cuando conozcas el número de asistentes, podrás ajustar la sala, el catering, los voluntarios y el material. La última semana debe centrarse en confirmar horarios, revisar la seguridad y preparar la llegada de los visitantes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y hora
- 2
Fijar la ubicación y la distribución de la sala
2 personas
- 3
Reservar artista y técnica
- 4
Comprobar permisos y seguro
- 5
Redactar invitaciones
2 personas
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Gestionar inscripciones
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Crear el programa y el horario
2 personas
- 10
Enviar información a los visitantes
- 11
Reservar el catering
- 12
Coordinar las necesidades técnicas
2 personas
- 13
Hacer un plano de la sala
- 14
Asignar voluntarios
- 15
Asignar al responsable de primeros auxilios
- 16
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
- 17
Informar a los monitores infantiles
2 personas
- 18
Hacer pulseras y acreditaciones
2 personas
- 19
Imprimir la lista de visitantes
- 20
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 21
Hacer la compra
3 personas
- 22
Enfriar bebidas
2 personas
- 23
Preparar el catering
3 personas
- 24
Reunir los materiales
3 personas
- 25
Recoger las llaves del recinto
- 26
Abrir la sala
2 personas
- 27
Montar las partes del escenario
4 personas
- 28
Colocar las sillas
4 personas
- 29
Montar mesas
2 personas
- 30
Conectar el equipo de sonido
3 personas
- 31
Probar los micrófonos
2 personas
- 32
Probar el sistema de sonido
2 personas
- 33
Comprobar la iluminación y la electricidad
2 personas
- 34
Colgar la decoración
3 personas
- 35
Montar la entrada y el guardarropa
2 personas
- 36
Preparar el buffet de catering
3 personas
- 37
Montar el rincón infantil
2 personas
- 38
Comprobar los baños
- 39
Colocar el botiquín de primeros auxilios
- 40
Preparar la mesa de registro
2 personas
- 41
Recibir al artista
2 personas
- 42
Montar el camerino del artista
2 personas
- 43
Hacer la prueba de sonido
3 personas
- 44
Instruir a los voluntarios
2 personas
Evento
- 45
Abrir las puertas
4 personas
- 46
Recibir a los visitantes
4 personas
- 47
Comprobar las entradas y las pulseras
2 personas
- 48
Gestionar el guardarropa
2 personas
- 49
Servir bebidas y aperitivos
4 personas
- 50
Rellenar las bebidas
2 personas
- 51
Guiar a los que llegan tarde
2 personas
- 52
Anunciar el concierto
- 53
Acompañar el concierto
3 personas
- 54
Supervisar las actividades infantiles
3 personas
- 55
Atender las preguntas del público
- 56
Organizar la despedida y el agradecimiento
2 personas
- 57
Cerrar el punto de distribución
2 personas
- 58
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
- 59
Recoger objetos perdidos
Seguimiento
- 60
Desmontar el equipo
3 personas
- 61
Desmontar el escenario y las sillas
4 personas
- 62
Lavar la vajilla
3 personas
- 63
Recoger la basura
3 personas
- 64
Limpiar la sala
4 personas
- 65
Retirar la decoración
2 personas
- 66
Comprobar los materiales
2 personas
- 67
Devolver materiales del proveedor
2 personas
- 68
Gestionar objetos perdidos
- 69
Guardar el stock sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 120
- Mesas para niñoscant. 6
- Mesas de buffetcant. 4
- Mesa de registro
- Percheroscant. 3
- Mesa de camerino
- Piezas de escenariocant. 6
- Bancos infantilescant. 8
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes de micrófonocant. 3
- Cajas DIcant. 2
- Reproductor de música
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Alfombrillas para cablescant. 10
- Bridascant. 100
- Portátil
- Distribuidor de corrientecant. 2
Iluminación
- Luces del escenariocant. 4
- Iluminación ambientalcant. 4
- Trípodes de iluminacióncant. 2
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Vasos para niñoscant. 60
- Platos reutilizablescant. 150
- Cubiertoscant. 150
- Tazas de cafécant. 40
- Cucharonescant. 8
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 4
- Jarras de aguacant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchilloscant. 6
- Pinzascant. 6
- Bandejas de serviciocant. 8
Decoración
- Globoscant. 100
- Bomba para globoscant. 2
- Guirnaldascant. 8
- Telón de fondo del escenario
- Flechas y señalizacióncant. 20
- Pegatinas con nombrecant. 150
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Cubo de limpiezacant. 2
- Fregonascant. 3
- Escoba y recogedorcant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Seguridad
- Botiquín de primeros auxilios
- Linternascant. 3
- Postes separadorescant. 8
- Cinta de balizamientocant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el artista, la técnica y el recinto antes de enviar las invitaciones. Reserva también tiempo para montar escenario, sonido e iluminación, porque una prueba rápida el mismo día suele quedarse corta.
- Define la distribución de la sala pensando en niños: deja pasillos despejados, separa la zona de escenario y coloca una mesa de registro visible. Comprueba que las salidas de emergencia sigan accesibles después de poner sillas, mesas y carritos.
- Abre las inscripciones con una fecha límite clara y pregunta por alergias o preferencias dietéticas. Con esa cifra prepara el catering, los vasos y platos reutilizables, y calcula las bebidas con margen para las familias que lleguen tarde.
- Asigna por escrito a los voluntarios, monitores infantiles y a la persona responsable de primeros auxilios. Entrega a cada uno el programa, los contactos y el punto de reunión al menos 24 horas antes.
- Haz una revisión final el día anterior: pronóstico del tiempo, llaves del recinto, lista de visitantes, pulseras, acreditaciones, cables, regletas y alfombrillas. Enfría las bebidas y reúne el material antes de que llegue el público, no durante el montaje técnico.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto infantil?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese plazo permite reservar al artista y la técnica, confirmar permisos, enviar invitaciones y ajustar el catering cuando terminen las inscripciones.
- ¿Cuándo se deben enviar las invitaciones para un concierto infantil?
- Envíalas unas 4 semanas antes y fija la fecha límite de inscripción aproximadamente 7 días antes del concierto. Así tendrás tiempo para recoger dietas, imprimir la lista y preparar pulseras o acreditaciones.
- ¿Qué hay que comprobar en la sala antes del concierto?
- Comprueba las salidas de emergencia, la distribución de sillas y mesas, el espacio del escenario y los pasillos para niños y familias. Haz una revisión técnica al menos 2 horas antes de abrir las puertas y prueba micrófonos, altavoces, reproductor y luces.
- ¿Cuándo hay que preparar el catering y las bebidas?
- Haz la compra y reúne el material el día anterior siempre que sea posible. Enfría las bebidas con varias horas de antelación y prepara el catering siguiendo el horario de llegada, dejando lista la zona de buffet antes de recibir al público.
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