Organiser un concert pour enfants, étape par étape

Un concert pour enfants se prépare d’abord comme un accueil de public, puis comme un spectacle. Commencez par fixer la date, le lieu, la jauge et les besoins de l’artiste avant d’envoyer les invitations. Les inscriptions servent ensuite à prévoir les accompagnateurs, le catering, les bracelets et l’aménagement de la salle. La dernière semaine, concentrez-vous sur la technique, la sécurité, les bénévoles et les détails souvent oubliés, comme les câbles protégés et les informations envoyées aux familles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et l'heure
2
Définir le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
3
Réserver l’artiste et la technique
4
Vérifier les autorisations et l'assurance
5
Rédiger les invitations
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Établir le programme et le planning
2 personnes
10
Envoyer les informations aux visiteurs
11
Réserver le catering
12
Coordonner les besoins techniques
2 personnes
13
Créer le plan de la salle
14
Répartir les bénévoles
15
Désigner le responsable des premiers secours
16
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
17
Briefer les accompagnateurs pour enfants
2 personnes
18
Créer des bracelets et des badges nominatifs
2 personnes
19
Imprimer la liste des visiteurs
20
Vérifier les prévisions météo
21
Faire les courses
3 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Préparer le service traiteur
3 personnes
24
Rassembler le matériel
3 personnes
25
Récupérer les clés du lieu
26
Ouvrir la salle
2 personnes
27
Monter les éléments de scène
4 personnes
28
Installer les chaises
4 personnes
29
Installer les tables
2 personnes
30
Raccorder la sonorisation
3 personnes
31
Tester les microphones
2 personnes
32
Tester l’installation musicale
2 personnes
33
Vérifier l’éclairage et l’alimentation
2 personnes
34
Suspendre la décoration
3 personnes
35
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
36
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
37
Aménager l’espace enfants
2 personnes
38
Vérifier les toilettes
39
Installer la trousse de premiers secours
40
Installer la table d’inscription
2 personnes
41
Accueillir l'artiste
2 personnes
42
Aménager la loge de l'artiste
2 personnes
43
Effectuer les réglages sonores
3 personnes
44
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

45
Ouvrir les portes
4 personnes
46
Accueillir les visiteurs
4 personnes
47
Vérifier les billets et les bracelets
2 personnes
48
Gérer le vestiaire
2 personnes
49
Servir les boissons et les en-cas
4 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Accompagner les retardataires
2 personnes
52
Annoncer le concert
53
Encadrer le concert
3 personnes
54
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
55
Gérer les questions du public
56
Organiser les adieux et les remerciements
2 personnes
57
Fermer le point de distribution
2 personnes
58
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
59
Rassembler les objets trouvés

Suivi

60
Démonter l'équipement
3 personnes
61
Démonter la scène et les chaises
4 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Rassembler les déchets
3 personnes
64
Nettoyer la salle
4 personnes
65
Retirer la décoration
2 personnes
66
Vérifier le matériel
2 personnes
67
Retourner le matériel des fournisseurs
2 personnes
68
Gérer les objets trouvés
69
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tables pour enfantsqté 6
Tables de buffetqté 4
Table d’inscription
Portantsqté 3
Table de loge
Éléments de podiumqté 6
Bancs pour enfantsqté 8

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Boîtiers DIqté 2
Lecteur audio
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 10
Serre-câblesqté 100
Ordinateur portable
Répartiteur électriqueqté 2

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 4
Éclairage d’ambianceqté 4
Pieds d’éclairageqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Gobelets pour enfantsqté 60
Assiettes réutilisablesqté 150
Couvertsqté 150
Tasses à caféqté 40
Louchesqté 8

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 6
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Pincesqté 6
Plateaux de serviceqté 8

Décoration

Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Fond de scène
Flèches et signalétiqueqté 20
Étiquettes nominativesqté 150

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seau de nettoyageqté 2
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Sécurité

Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 3
Poteaux de balisageqté 8
Ruban de balisageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et l’horaire avant de réserver l’artiste : prévoyez au minimum 60 minutes pour l’installation technique et 30 minutes pour les balances avant l’arrivée du public.
Fixez une date limite d’inscription 7 jours avant le concert. Vous aurez ainsi le temps de compter les enfants et les accompagnateurs, de recueillir les besoins alimentaires et d’imprimer la liste des visiteurs.
Préparez un plan de salle avec les chaises, les bancs pour enfants, les tables et les sorties de secours. Gardez un passage libre d’au moins 1,20 m autour des accès et des zones techniques.
Désignez les responsables par écrit au plus tard 3 jours avant l’événement : accueil, premiers secours, accompagnement des enfants, catering et coordination technique. Un briefing de 15 minutes avant l’ouverture évite les hésitations.
Faites une répétition technique le jour même avec les microphones, le lecteur audio, les projecteurs et la table de mixage. Protégez chaque câble au sol avec des passe-câbles et prévoyez les clés du lieu avant le montage.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert pour enfants ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Réservez l’artiste, le lieu et la technique pendant les 2 premières semaines, puis ouvrez les inscriptions environ 4 semaines avant le concert.
Quand envoyer les invitations pour un concert pour enfants ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date. Fixez une réponse définitive 7 jours avant l’événement afin d’ajuster les places, le catering, les bracelets et le nombre d’accompagnateurs.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un concert pour enfants ?: Prévoyez au moins 1 responsable pour l’accueil, 1 pour les premiers secours, 1 pour la technique et 1 accompagnateur pour chaque groupe d’environ 10 enfants. Ajoutez une personne pour le catering si le buffet est servi sur place.
Que faut-il vérifier le jour d’un concert pour enfants ?: Vérifiez les sorties de secours, l’assurance, les autorisations, la météo et l’alimentation électrique avant l’arrivée du public. Faites aussi un test complet du son et de l’éclairage au moins 60 minutes avant l’ouverture des portes.

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