Cómo organizar una fiesta de libros infantiles paso a paso

Una fiesta de libros infantiles funciona mejor cuando el programa está cerrado antes de enviar las invitaciones. Primero reserva el lugar y confirma a los invitados de lectura; después organiza talleres, inscripciones y voluntarios. Durante las semanas previas tendrás que pedir libros y materiales, preparar la búsqueda del tesoro y publicar el horario en línea. El día anterior, enfría las bebidas, deja listo el catering que no sea perecedero y comprueba el proyector, los micrófonos y los cables.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Reservar el lugar
3
Confirmar a los invitados de lectura
4
Reservar actividades y talleres
2 personas
5
Diseñar invitaciones
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Publicar el programa en línea
10
Reclutar voluntarios
2 personas
11
Asignar voluntarios
2 personas
12
Seleccionar libros de lectura
2 personas
13
Comprobar el material del taller
2 personas
14
Calcular las cantidades de catering
15
Elaborar la lista de la compra
16
Pedir libros y materiales
17
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
18
Imprimir programas
19
Preparar la búsqueda del tesoro
2 personas
20
Hacer la decoración
3 personas
21
Montar las mesas de libros
2 personas
22
Hacer la compra
2 personas
23
Enfriar bebidas
2 personas
24
Preparar el catering perecedero
3 personas
25
Recoger las llaves del recinto
26
Comprobar los espacios
2 personas
27
Colocar mesas y sillas
4 personas
28
Montar el rincón de lectura en voz alta
2 personas
29
Preparar las mesas del taller
3 personas
30
Montar el mercado de libros
3 personas
31
Colgar la decoración
3 personas
32
Probar el sistema de sonido
2 personas
33
Montar el bufé de catering
3 personas
34
Preparar la mesa de registro
2 personas
35
Despejar las rutas de seguridad
2 personas
36
Recibir a los voluntarios
2 personas
37
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

38
Registrar a los visitantes
3 personas
39
Repartir el programa
2 personas
40
Encargarse de la inauguración
2 personas
41
Coordinar la sesión de lectura en voz alta
3 personas
42
Guiar la sesión de manualidades
4 personas
43
Servir bebidas y fruta
4 personas
44
Rellenar las bebidas
2 personas
45
Guiar la búsqueda del tesoro
5 personas
46
Presentar el concurso de libros
2 personas
47
Servir aperitivos
4 personas
48
Coordinar la feria del libro
3 personas
49
Acompañar la sesión de firmas
2 personas
50
Guiar la lectura nocturna
3 personas
51
Organizar una actuación de cine o narración
3 personas
52
Supervisar las actividades
4 personas
53
Comprobar los baños
54
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
55
Preparar el discurso de clausura
2 personas
56
Despedir a los visitantes
3 personas
57
Recoger libros y objetos
3 personas

Seguimiento

58
Recoger el catering
3 personas
59
Lavar la vajilla
3 personas
60
Recoger mesas y sillas
4 personas
61
Retirar la decoración
3 personas
62
Limpiar espacios
4 personas
63
Retirar los residuos
2 personas
64
Devolver el material prestado
2 personas
65
Empaquetar libros sin leer
2 personas
66
Registrar objetos perdidos
67
Avisos de objetos perdidos
68
Enviar mensajes de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 100
Sofás loungecant. 4
Estanteríascant. 4
Mantelescant. 8
Mesas plegablescant. 4

Equipo

Portátilescant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 4
Caja registradora
Cajero automático

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Tazas de cafécant. 40
Bandejas de servircant. 12
Tablas para servircant. 6

Cocina

Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 8
Pinzascant. 6
Cucharonescant. 8

Decoración

Banderines de librocant. 8
Guirnaldas de papelcant. 12
Globoscant. 100
Mantelescant. 12
Expositor de marcapáginascant. 4
Pilas decorativas de libroscant. 10

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas de piecant. 4

Actividades

Libros infantilescant. 150
Lápices de colorescant. 120
Rotuladorescant. 80
Rotuladores de ceracant. 60
Tijerascant. 30
Barras de pegamentocant. 40
Papel para manualidadescant. 10
Cajas de cartóncant. 30
Sets de pegatinascant. 20
Delantalescant. 30
Carteles de la búsqueda del tesorocant. 20
Libros de premioscant. 20

Registro

Tarjetas de nombrecant. 120
Cordones identificativoscant. 120
Papel de impresióncant. 500
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 4
Folletos del programacant. 120

Limpieza

Papeleracant. 8
Escobascant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Recogedor y escobacant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y el programa antes de diseñar las invitaciones. Así podrás indicar horarios concretos y evitar cambios cuando las familias ya se hayan inscrito.
Confirma con antelación a los invitados de lectura y a quienes dirigen los talleres. Pide también la lista exacta de materiales y comprueba que todo esté disponible al menos 7 días antes.
Gestiona las inscripciones con un plazo claro, por ejemplo hasta 3 días antes. En el mismo formulario recoge las preferencias dietéticas para calcular las cantidades de comida y bebida sin improvisar.
Asigna los voluntarios por función y horario, no solo por nombre. Prepara tarjetas de nombre, programas impresos y una persona responsable de recoger las llaves y coordinar el montaje.
Haz una prueba técnica antes de abrir las puertas: comprueba el proyector, la pantalla, los altavoces, los micrófonos, los alargadores y las regletas. Deja preparada también la búsqueda del tesoro y las mesas de libros para que no coincidan con la recepción de las familias.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una fiesta de libros infantiles?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva primero el lugar y las actividades, y deja cerrados invitados, materiales e inscripciones al menos 2 semanas antes.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones?: Envíalas cuando la fecha, el lugar y el programa básico estén confirmados, normalmente 4 o 5 semanas antes. Fija un plazo de inscripción que termine 3 días antes del evento.
¿Cómo calcular la comida y la bebida para una fiesta infantil?: Usa el número final de inscripciones y separa las necesidades de niños y adultos. Para el primer tramo de 2 horas, calcula aproximadamente 2 bebidas por persona y añade un margen del 10 %.
¿Qué hay que preparar el día antes de la fiesta?: Deja listos los programas, las tarjetas de nombre, la decoración, la búsqueda del tesoro y las mesas de libros. Enfría las bebidas, prepara el catering perecedero lo más tarde posible y verifica todo el equipo técnico.

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