Ein Kinderbuchfest Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Fixiere Datum, Veranstaltungsort und Programm zuerst. Bestätige Vorlesegäste und buche Workshops erst danach, damit du Einladungen mit verlässlichen Uhrzeiten verschickst.
• Schicke die Einladungen früh genug und führe Anmeldungen sowie Ernährungswünsche in einer gemeinsamen Liste. Prüfe diese Liste spätestens eine Woche vor dem Fest, bevor du Cateringmengen berechnest.
• Kontrolliere Workshopmaterialien und bestelle Bücher nicht erst am Veranstaltungstag. Lege Vorlesebücher, Namensschilder, gedruckte Programme und Materialien mindestens drei Tage vorher gesammelt bereit.
• Plane Helfer nach Zeitblöcken statt nur nach Aufgaben ein: Empfang, Workshops, Vorlesebereich, Büchertische und Verpflegung brauchen auch während der Pausen eine Vertretung.
• Bereite den Aufbau am Vortag so weit wie möglich vor. Prüfe Projektor, Leinwand, Lautsprecher, Mikrofone und Verlängerungskabel vor dem Einlass; Getränke können gekühlt, verderbliche Speisen aber erst kurz vor Beginn vorbereitet werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Kinderbuchfest organisieren?

Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Ort und Programm. Vorlesegäste, Workshops und Einladungen sollten spätestens vier Wochen vor dem Termin feststehen.

Wann sollte man Einladungen für ein Kinderbuchfest verschicken?

Verschicke die Einladungen etwa vier Wochen vor dem Fest. Setze eine Anmeldefrist von sieben bis zehn Tagen vor der Veranstaltung, damit du Sitzplätze, Verpflegung und Helfer einteilen kannst.

Wie viele Helfer braucht man für ein Kinderbuchfest?

Plane mindestens eine Person für den Empfang und je eine Ansprechperson pro gleichzeitig laufendem Workshop oder Vorlesebereich ein. Für Aufbau und Abbau solltest du zusätzlich zwei bis vier Helfer für jeweils etwa 60 bis 90 Minuten einteilen.

Wann sollte man Bücher und Workshopmaterial für ein Kinderbuchfest bestellen?

Bestelle Bücher und nicht vorrätige Materialien spätestens drei Wochen vor dem Termin. Kontrolliere die Lieferung sieben Tage vorher und ergänze fehlende Dinge spätestens drei Tage vor dem Fest.