Organiser une fête du livre pour enfants, étape par étape

Commencez par fixer une date, un programme et un lieu adaptés au nombre d’enfants attendu. Confirmez ensuite les lecteurs invités et les ateliers avant d’envoyer les invitations, afin de présenter un programme réaliste. Les inscriptions servent à prévoir les besoins alimentaires, les groupes et les quantités de goûter. La dernière semaine doit être consacrée au matériel, aux livres, aux bénévoles et à l’installation des espaces de lecture et d’activités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Confirmer les invités à la lecture
4
Réserver les activités et ateliers
2 personnes
5
Concevoir les invitations
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Publier le programme en ligne
10
Recruter des bénévoles
2 personnes
11
Répartir les bénévoles
2 personnes
12
Sélectionner des livres à lire
2 personnes
13
Vérifier le matériel d’atelier
2 personnes
14
Calculer les quantités de catering
15
Établir la liste de courses
16
Commander des livres et du matériel
17
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
18
Imprimer les programmes
19
Préparer la chasse au trésor
2 personnes
20
Créer la décoration
3 personnes
21
Préparer les tables de livres
2 personnes
22
Faire les courses
2 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Préparer le catering périssable
3 personnes
25
Récupérer les clés du lieu
26
Vérifier les espaces
2 personnes
27
Installer les tables et les chaises
4 personnes
28
Aménager le coin lecture
2 personnes
29
Installer les tables d'atelier
3 personnes
30
Installer le marché du livre
3 personnes
31
Suspendre la décoration
3 personnes
32
Tester le système de sonorisation
2 personnes
33
Monter le buffet traiteur
3 personnes
34
Préparer la table d'inscription
2 personnes
35
Dégager les voies de sécurité
2 personnes
36
Accueillir les bénévoles
2 personnes
37
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

38
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
39
Distribuer le programme
2 personnes
40
Assurer l’ouverture
2 personnes
41
Animer la séance de lecture
3 personnes
42
Animer l'atelier créatif
4 personnes
43
Servir les boissons et les fruits
4 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Encadrer la chasse au trésor
5 personnes
46
Présenter le quiz sur les livres
2 personnes
47
Servir des amuse-bouches
4 personnes
48
Encadrer le marché du livre
3 personnes
49
Animer la séance de dédicaces
2 personnes
50
Animer la lecture du soir
3 personnes
51
Organiser une projection ou une prestation de conte
3 personnes
52
Assurer la surveillance des activités
4 personnes
53
Vérifier les toilettes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Prononcer le discours de clôture
2 personnes
56
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
57
Récupérer les livres et les affaires
3 personnes

Suivi

58
Ranger le service traiteur
3 personnes
59
Faire la vaisselle
3 personnes
60
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
61
Retirer la décoration
3 personnes
62
Nettoyer les espaces
4 personnes
63
Évacuer les déchets
2 personnes
64
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
65
Emballer les livres non lus
2 personnes
66
Enregistrer les objets trouvés
67
Publier les objets trouvés
68
Envoyer des messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 100
Canapés de salonqté 4
Bibliothèquesqté 4
Couverturesqté 8
Tables pliantesqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Projecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 4
Caisse
Terminal de paiement

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 40
Plateaux de serviceqté 12
Planches de serviceqté 6

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 8
Pincesqté 6
Louchesqté 8

Décoration

Marque-pagesqté 8
Guirlandes en papierqté 12
Ballonsqté 100
Nappesqté 12
Présentoir de marque-pagesqté 4
Piles de livres décorativesqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampadairesqté 4

Activités

Livres pour enfantsqté 150
Crayons de couleurqté 120
Feutresqté 80
Crayons de cireqté 60
Ciseauxqté 30
Bâtons de colleqté 40
Papier de bricolageqté 10
Boîtes en cartonqté 30
Lots d’autocollantsqté 20
Tabliersqté 30
Panneaux de chasse au trésorqté 20
Livres de prixqté 20

Inscription

Badges nominatifsqté 120
Lanières tour de couqté 120
Papier d’impressionqté 500
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 4
Brochures du programmeqté 120

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaisqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balayette et pelleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord le déroulé par créneaux : prévoyez par exemple 30 à 45 minutes pour une lecture ou un atelier, puis 10 à 15 minutes pour les déplacements. Cela évite de programmer deux activités au même endroit.
Demandez les informations alimentaires au moment de l’inscription et arrêtez les quantités au plus tard 5 jours avant. Gardez une marge de 10 % pour les boissons, les gobelets et les portions faciles à partager.
Répartissez les bénévoles par zone plutôt que par tâche générale : accueil, lecture, atelier, goûter et rangement. Pour une fête avec plusieurs activités simultanées, prévoyez au moins 1 adulte responsable par espace.
Testez le matériel audiovisuel 2 à 3 jours avant : projecteur, écran, microphones, haut-parleurs, rallonges et multiprises. Le jour même, récupérez les clés suffisamment tôt pour faire un essai avant l’arrivée des familles.
Préparez les badges, les programmes imprimés, les tables de livres et la chasse au trésor avant l’ouverture. Installez les boissons au frais la veille et gardez le catering périssable pour le dernier moment.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une fête du livre pour enfants ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Les 2 premières semaines servent à fixer la date, le lieu et le programme ; les invitations peuvent partir environ 4 semaines avant l’événement.
Quand envoyer les invitations pour une fête du livre ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant afin de confirmer les groupes, les besoins alimentaires et le catering.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Comptez au minimum 1 bénévole par espace actif, plus 2 personnes pour l’accueil et la coordination. Ajoutez 1 ou 2 personnes pour le rangement si plusieurs ateliers et une collation sont prévus.
Comment organiser les lectures et les ateliers le jour même ?: Prévoyez des créneaux de 30 à 45 minutes et laissez 10 à 15 minutes entre deux activités. Affichez le programme à l’entrée et en ligne, puis indiquez clairement les espaces avec des badges ou des panneaux.

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