Een kerstviering organiseren in een zorginstelling

Begin met de deelnemerslijst en leg daarna de datum, activiteitenzaal en personeelsbezetting vast. Bij een kerstviering in een zorginstelling bepalen toegankelijkheid, dieetwensen en rust in het programma meer dan de versiering. Verzamel aanmeldingen vroeg, zodat je zitplaatsen, rolstoelruimte en maaltijden op tijd kunt afstemmen. Plan de uitvoering vervolgens terug vanaf het ontvangst van de boodschappen: eerst koelen en controleren, daarna de zaal en het buffet klaarzetten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Bepaal deelnemerslijst
2 personen
2
Reserveer de activiteitenzaal
3
Reserveer extra rolstoelen
4
Verstuur uitnodigingen
2 personen
5
Maak aanmeldformulier
6
Verwerk eerste aanmeldingen
2 personen
7
Verzamel dieetwensen
2 personen
8
Controleer toegankelijkheid
2 personen
9
Maak tafelindeling
2 personen
10
Plan personeelsbezetting
2 personen
11
Reserveer muzikant
12
Bevestig kerstprogramma
2 personen
13
Bestel verse boodschappen
14
Controleer aanmeldingen
2 personen
15
Maak dieetoverzicht
2 personen
16
Wijs zitplaatsen toe
2 personen
17
Maak naamkaartjes
2 personen
18
Maak programmakaarten
2 personen
19
Controleer kerstverlichting
2 personen
20
Koel houdbare dranken
2 personen
21
Ontvang boodschappen
3 personen
22
Controleer houdbaarheid
2 personen
23
Bewaar gekoelde producten
2 personen
24
Zet tafels en stoelen klaar
5 personen
25
Maak rolstoelruimte vrij
2 personen
26
Dek de tafels
4 personen
27
Plaats naamkaartjes
2 personen
28
Hang kerstversiering op
3 personen
29
Plaats kerstboom veilig
3 personen
30
Test muziek en microfoon
2 personen
31
Bereid soep en hapjes
4 personen
32
Bereid dieetmaaltijden
3 personen
33
Zet buffet klaar
4 personen
34
Richt ontvangsttafel in
2 personen
35
Controleer toiletten
2 personen

Event

36
Ontvang bewoners en gasten
4 personen
37
Begeleid bewoners naar zitplaats
5 personen
38
Schenk welkomstdrankjes
3 personen
39
Serveer koffie en thee
3 personen
40
Begeleid kerstsamenzang
2 personen
41
Serveer soep en brood
5 personen
42
Serveer hoofdgerecht
6 personen
43
Serveer dieetmaaltijden
3 personen
44
Vul dranken bij
2 personen
45
Ruim gebruikte borden af
4 personen
46
Serveer dessert en koffie
4 personen
47
Begeleid kerstoptreden
2 personen
48
Begeleid vertrek van gasten
4 personen

Nazorg

49
Verzamel gevonden voorwerpen
2 personen
50
Ruim buffet en keuken op
4 personen
51
Was servies en bestek af
4 personen
52
Verwijder afval
3 personen
53
Haal versiering en techniek weg
3 personen
54
Zet zaalmeubilair terug
4 personen
55
Maak zaal en keuken schoon
4 personen
56
Controleer ramen en deuren
2 personen
57
Retourneer geleende materialen
2 personen
58
Verwerk restanten veilig
2 personen
59
Archiveer deelnemerslijst

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Rolstoelplaatsenaantal 10
Buffettafelsaantal 3
Serveerwagenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 80
Soepkommenaantal 80
Dessertbordenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Drinkglazenaantal 100
Waterglazen met handvataantal 30
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Soeplepelsaantal 10

Keuken

Warmhoudbakkenaantal 4
Opschaalschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 2

Apparatuur

Draagbare geluidsinstallatie
Draadloze microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Kerstboom
Kerstballenaantal 50
Kerstslingersaantal 12
Tafelstukjesaantal 8
Naamkaartjesaantal 80
Programmakaartenaantal 80

Verlichting

Led-lichtsnoerenaantal 6
Led-windlichtenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag dieetwensen en ondersteuningsbehoeften uiterlijk twee weken vooraf uit. Verwerk ze in één overzicht dat ook de keuken en begeleiders gebruiken, zodat een aangepast bord niet pas tijdens het diner geregeld hoeft te worden.
Controleer de zaal minstens één week vooraf op doorgangen, rolstoelruimte en bereikbaarheid van tafels. Houd per rolstoelplaats extra manoeuvreerruimte vrij en zet stoelen niet terug in die doorgang.
Maak de tafelindeling pas definitief nadat de eerste aanmeldingen zijn gecontroleerd. Wijs zitplaatsen toe, maak naamkaartjes en noteer waar extra rolstoelen nodig zijn; dat voorkomt schuiven bij binnenkomst.
Plan het kerstprogramma in blokken van maximaal 30 tot 45 minuten en test de geluidsinstallatie en draadloze microfoon vóór de gasten komen. Leg programmakaarten klaar, maar houd ruimte voor pauzes en een rustig verloop.
Ontvang verse boodschappen op de dag zelf of uiterlijk één dag vooraf, afhankelijk van het product. Controleer houdbaarheid direct, bewaar gekoelde producten meteen en koel houdbare dranken minstens enkele uren vóór de start.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren organiseer je een kerstviering in een zorginstelling?: Start 6 tot 8 weken vooraf met de deelnemerslijst, zaal en personeelsbezetting. Verstuur uitnodigingen daarna meteen, zodat je dieetwensen, rolstoelplaatsen en zitplaatsen uiterlijk twee weken voor de viering kunt vastleggen.
Hoeveel rolstoelplaatsen moet je reserveren voor een kerstviering?: Reserveer minimaal één rolstoelplaats per aangemelde rolstoelgebruiker en houd daarnaast ruimte vrij voor begeleiding. Controleer de aantallen een week vooraf opnieuw, omdat extra rolstoelen vaak pas na de eerste uitnodigingen worden aangevraagd.
Wanneer verzamel je dieetwensen voor het kerstdiner?: Vraag dieetwensen op bij de aanmelding en sluit de inventarisatie uiterlijk 14 dagen voor het diner. Controleer het overzicht nogmaals bij de laatste aanmeldingen en geef wijzigingen direct door aan de keuken.
Hoe plan je het personeel tijdens een kerstviering in een zorginstelling?: Maak de personeelsbezetting uiterlijk één week vooraf per onderdeel: ontvangst, begeleiding, maaltijd, programma en afsluiting. Plan tijdens het diner extra capaciteit voor uitserveren en hulp bij verplaatsingen, zodat niet iedereen tegelijk van tafel hoeft.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.