Organiser une célébration de Noël en établissement de soins

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Commencez par les inscriptions et les besoins individuels : prévoyez un formulaire qui permet de signaler les régimes alimentaires, les allergies et l’utilisation d’un fauteuil roulant. Traitez les premières réponses rapidement afin d’identifier les places et équipements manquants.
• Vérifiez l’accessibilité avant de finaliser la salle. Gardez un espace libre pour chaque fauteuil roulant et prévoyez les fauteuils supplémentaires avant l’envoi des invitations, plutôt que quelques jours avant la fête.
• Fixez le programme de Noël avant de réserver le musicien et le matériel audio. Testez le système de sonorisation, le micro sans fil et les rallonges lors de l’installation, avec assez de temps pour corriger un branchement défaillant.
• Préparez le plan de table à partir des inscriptions vérifiées et du tableau des régimes alimentaires. Créez les badges nominatifs et les cartes du programme avant le jour J : cela évite de chercher une information pendant l’accueil.
• Recevez les produits frais selon leur date prévue d’utilisation, puis vérifiez immédiatement les dates limites et rangez les produits réfrigérés. Gardez les boissons au frais et installez les tables, le buffet et les chaises avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une fête de Noël en établissement de soins ?

Envoyez-les dès que la salle, l’horaire et le programme provisoire sont confirmés, idéalement 3 à 4 semaines avant la célébration. Laissez ensuite au moins 7 jours pour recueillir les inscriptions et les besoins alimentaires.

Combien de temps avant faut-il vérifier l’accessibilité de la salle ?

Faites cette vérification au moins 2 semaines avant l’événement, avant d’établir le plan de table. Contrôlez les passages, les places pour fauteuils roulants et l’espace nécessaire autour des tables.

Quand commander les courses fraîches pour le repas de Noël ?

Commandez les produits non périssables dès que le nombre de participants est suffisamment stable. Pour les produits frais, prévoyez une réception 1 à 2 jours avant la fête, puis vérifiez les dates limites et la chaîne du froid.

Quand finaliser le plan de table et les régimes alimentaires ?

Finalisez-les après la dernière vérification des inscriptions, généralement 3 à 5 jours avant la célébration. Utilisez le tableau des régimes alimentaires pour attribuer les places et transmettre les bonnes informations au personnel de service.