Zo organiseer je een kerstnachtdienst

Een kerstnachtdienst organiseren begint niet met de kerstdecoratie, maar met een vast programma en een bevestigde kerkzaal. Leg daarna de voorganger, muzikanten en liederen vast, zodat je uitnodigingen en liedbladen op tijd kunt maken. In de laatste weken verschuift de aandacht naar aanmeldingen, vrijwilligers, techniek en ontvangst. De meeste problemen ontstaan doordat microfoons, parkeerinformatie, kaarsen en warme dranken pas op de dag zelf worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Kerkzaal reserveren
3
Voorganger bevestigen
4
Muzikanten bevestigen
5
Muziek en liederen selecteren
3 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Programma en liedbladen maken
2 personen
10
Programma's afdrukken
2 personen
11
Vrijwilligers indelen
12
Parkeerinformatie verspreiden
13
Weersverwachting controleren
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Dranken koelen
2 personen
16
Programma's klaarleggen
2 personen
17
Muziekinstrumenten controleren
2 personen
18
Techniek en microfoons testen
2 personen
19
Kerstdecoratie controleren
2 personen
20
Kerstboom versieren
3 personen
21
Kerstkransen ophangen
2 personen
22
Kerststal en decor plaatsen
2 personen
23
Stoelen opstellen
4 personen
24
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
25
Kaarsen veilig klaarzetten
2 personen
26
Koffie- en theepunt inrichten
3 personen
27
Geluid en verlichting instellen
2 personen
28
Podium en lessenaar klaarzetten
2 personen
29
Briefing ontvangstteam geven
30
Briefing kinderbegeleiding geven
2 personen
31
Deuren en vluchtroutes controleren
2 personen

Event

32
Ontvangsttafel bemannen
3 personen
33
Bezoekers verwelkomen
4 personen
34
Programma's uitdelen
2 personen
35
Koffie en thee serveren
4 personen
36
Kerstnachtdienst begeleiden
4 personen
37
Muziek en samenzang begeleiden
5 personen
38
Kaarsen uitdelen
3 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Koekjes en hapjes serveren
3 personen
41
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

42
Servies verzamelen
3 personen
43
Decoratie en kaarsen opruimen
3 personen
44
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
45
Afval verzamelen en sorteren
2 personen
46
Servies afwassen
3 personen
47
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
48
Zaal en entree schoonmaken
3 personen
49
Techniek uitschakelen en opbergen
2 personen
50
Locatie afsluiten
2 personen
51
Overgebleven spullen retourneren
2 personen
52
Linnen en servies opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Klaptafelsaantal 6
Ontvangsttafelaantal 2
Krukkenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 120
Theelepelsaantal 120
Serveerbordenaantal 12
Serveertangenaantal 6
Thermoskannenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Muziekstandaardsaantal 6

Verlichting

Led-lichtslingersaantal 6
Led-kaarsenaantal 120
Kandelarenaantal 12

Decoratie

Kerstboom
Kerstballenaantal 60
Kerstkransenaantal 4
Kerststal
Tafellopersaantal 6
Naamkaartjesaantal 120

Keuken

Koffiescheppenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Waterkannenaantal 8
Dienbladenaantal 6
Afwasbakkenaantal 3

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma eerst vast en werk daarna de bezetting uit. Plan een duidelijke volgorde voor welkom, lezingen, liederen, overdenking en eventuele koffie of thee, zodat voorganger en muzikanten met dezelfde versie werken.
Bevestig voorganger en muzikanten vroeg en controleer de muziek minimaal één week vooraf. Leg liederen, toonhoogtes en eventuele instrumentale begeleiding vast voordat je programma’s afdrukt.
Maak aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk enkele dagen voor de dienst definitief. Gebruik die aantallen voor stoelen, kopjes, glazen, thermoskannen en de indeling van de ontvangsttafel.
Plan een aparte techniekcontrole vóór de deuren opengaan. Test microfoons, microfoonstatieven, luidsprekers, mengpaneel, verlengkabels en stekkerdozen niet alleen op geluid, maar ook op veilige kabelroutes.
Laat de opbouw door een klein team uitvoeren en houd de laatste controle kort: staan stoelen en tafels goed, liggen programma’s klaar, zijn instrumenten aangesloten en zijn kaarsen veilig geplaatst? Controleer ook de weersverwachting en deel parkeerinformatie op tijd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kerstnachtdienst organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de datum, kerkzaal, voorganger en muzikanten. Leg muziek, uitnodigingen en vrijwilligers uiterlijk 3 tot 4 weken voor de dienst vast.
Wanneer moet je de kerkzaal klaarzetten voor een kerstnachtdienst?: Zet stoelen, tafels en decoratie bij voorkeur op de dag zelf of de avond ervoor klaar. Plan de techniekcontrole minimaal 60 minuten vóór de ontvangst, zodat er tijd is om kabels, microfoons en geluidsniveau te herstellen.
Hoeveel stoelen heb je nodig voor een kerstnachtdienst?: Tel het aantal bevestigde aanmeldingen en voeg ongeveer 10 procent extra stoelen toe voor onverwachte bezoekers. Houd daarnaast ruimte vrij voor muzikanten, doorgangen en een ontvangsttafel.
Wanneer moet je programma's en liedbladen afdrukken?: Druk ze 2 tot 3 dagen vooraf af, nadat liederen, namen en de volgorde definitief zijn. Leg ze vóór de deuren opengaan klaar op de stoelen of bij de ontvangsttafel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.