Organiser une veillée de Noël, étape par étape

Une veillée de Noël demande surtout une bonne coordination entre le culte, la musique, l’accueil et la convivialité après la célébration. Commencez par fixer la date et le programme, puis confirmez rapidement la salle, le célébrant et les musiciens. Les inscriptions permettent d’anticiper les besoins alimentaires et le nombre de chaises, de programmes et de boissons. La dernière semaine doit être réservée aux impressions, aux essais techniques, aux achats et à l’installation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver la salle de culte
3
Confirmer le célébrant
4
Confirmer les musiciens
5
Sélectionner la musique et les chants
3 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Créer le programme et les feuilles de chants
2 personnes
10
Imprimer les programmes
2 personnes
11
Répartir les bénévoles
12
Diffuser les informations de stationnement
13
Vérifier les prévisions météo
14
Faire les courses
2 personnes
15
Refroidir les boissons
2 personnes
16
Préparer les programmes
2 personnes
17
Vérifier les instruments de musique
2 personnes
18
Tester la technique et les microphones
2 personnes
19
Vérifier la décoration de Noël
2 personnes
20
Décorer le sapin de Noël
3 personnes
21
Accrocher les couronnes de Noël
2 personnes
22
Installer la crèche et la décoration
2 personnes
23
Installer les chaises
4 personnes
24
Installer des tables d'accueil
2 personnes
25
Préparer les bougies en toute sécurité
2 personnes
26
Installer le point café et thé
3 personnes
27
Régler le son et l’éclairage
2 personnes
28
Installer la scène et le pupitre
2 personnes
29
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
30
Donner le briefing à l’encadrement des enfants
2 personnes
31
Vérifier les portes et les issues de secours
2 personnes

Événement

32
Tenir le bureau d'accueil
3 personnes
33
Accueillir les visiteurs
4 personnes
34
Distribuer les programmes
2 personnes
35
Servir le café et le thé
4 personnes
36
Encadrer le service de la nuit de Noël
4 personnes
37
Accompagner la musique et les chants
5 personnes
38
Distribuer les bougies
3 personnes
39
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
40
Servir les biscuits et les en-cas
3 personnes
41
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

42
Rassembler la vaisselle
3 personnes
43
Ranger la décoration et les bougies
3 personnes
44
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
45
Collecter et trier les déchets
2 personnes
46
Faire la vaisselle
3 personnes
47
Nettoyer le point café
2 personnes
48
Nettoyer la salle et l’entrée
3 personnes
49
Éteindre et ranger le matériel technique
2 personnes
50
Fermer le lieu
2 personnes
51
Retourner les objets restants
2 personnes
52
Ranger le linge et la vaisselle
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tables pliantesqté 6
Table d’accueilqté 2
Tabouretsqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 120
Cuillères à caféqté 120
Assiettes de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6
Thermosqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Pieds de microqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Bougies LEDqté 120
Chandeliersqté 12

Décoration

Sapin de Noël
Boules de Noëlqté 60
Couronnes de Noëlqté 4
Crèche de Noël
Chemins de tableqté 6
Badges nominatifsqté 120

Cuisine

Pelles à caféqté 3
Louchesqté 6
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Glacièresqté 4
Carafes d’eauqté 8
Plateauxqté 6
Bacs à vaisselleqté 3

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Chiffons microfibresqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le déroulé au moins 4 semaines avant la veillée et confirmez le célébrant ainsi que les musiciens avant d’envoyer les invitations. Un programme définitif évite de réimprimer les feuilles de chants à la dernière minute.
Clôturez les inscriptions 7 jours avant l’événement. Demandez à ce moment-là les besoins alimentaires et utilisez le nombre confirmé de participants pour prévoir les chaises, les tasses, les verres et les boissons.
Faites un essai complet du son 1 à 2 jours avant : microphones, pieds de micro, haut-parleurs, table de mixage, rallonges et multiprises. Testez aussi les prises réellement utilisées dans la salle, pas uniquement le matériel séparément.
Préparez l’accueil avant l’arrivée du public : table d’accueil, badges nominatifs, programmes imprimés et informations de stationnement. Prévoyez au moins deux bénévoles à l’entrée pendant les 30 premières minutes.
Installez le sapin, les couronnes, la crèche et les éclairages avant de disposer les chaises. Pour les bougies, privilégiez les bougies LED ou vérifiez chaque chandelier juste avant l’ouverture afin de garder les circulations dégagées et sûres.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une veillée de Noël ?: Prévoyez 4 à 6 semaines pour une organisation confortable. Réservez la salle et confirmez le célébrant et les musiciens dès la première semaine, puis finalisez les inscriptions et le programme environ 7 jours avant.
Quand envoyer les invitations pour une veillée de Noël ?: Envoyez-les dès que la date, le lieu et le programme sont suffisamment stabilisés, idéalement 3 à 4 semaines avant. Fixez une date limite d’inscription située 7 jours avant la veillée.
Quand tester les microphones et la musique ?: Effectuez un premier test 1 à 2 jours avant, puis une vérification rapide le jour même avant l’arrivée du public. Contrôlez chaque microphone, les haut-parleurs, la table de mixage et les rallonges avec les musiciens présents si possible.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour l’accueil ?: Prévoyez au minimum 2 bénévoles à l’entrée pendant les 30 premières minutes : l’un distribue les programmes et les badges, l’autre répond aux questions et oriente les personnes concernant le stationnement ou les places.

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