Heiligabenddienst organisieren: Schritt für Schritt

Beginne bei der Heiligabenddienst mit Termin, Programm und dem passenden Gemeindesaal. Danach bestätigst du Sprecher und Musiker, wählst Lieder aus und verschickst die Einladungen. Plane früh genug für Anmeldungen, Ernährungswünsche, Helfer und Parkinformationen. Am Veranstaltungstag zählen vor allem ein getestetes Mikrofon, vorbereitete Sitzplätze, sichere Kerzen und ein klarer Ablauf für Empfang und Gottesdienst.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Gemeindesaal reservieren
3
Sprecher bestätigen
4
Musiker bestätigen
5
Musik und Lieder auswählen
3 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Programm und Liederblätter erstellen
2 Personen
10
Programme ausdrucken
2 Personen
11
Freiwillige einteilen
12
Parkinformationen verteilen
13
Wettervorhersage prüfen
14
Einkaufen gehen
2 Personen
15
Getränke kühlen
2 Personen
16
Programme bereitlegen
2 Personen
17
Musikinstrumente prüfen
2 Personen
18
Technik und Mikrofone testen
2 Personen
19
Weihnachtsdekoration prüfen
2 Personen
20
Weihnachtsbaum schmücken
3 Personen
21
Weihnachtskränze aufhängen
2 Personen
22
Krippe und Dekoration aufstellen
2 Personen
23
Stühle aufstellen
4 Personen
24
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
25
Kerzen sicher aufstellen
2 Personen
26
Kaffee- und Teebereich einrichten
3 Personen
27
Ton und Beleuchtung einstellen
2 Personen
28
Bühne und Rednerpult bereitstellen
2 Personen
29
Briefing für das Empfangsteam geben
30
Briefing zur Kinderbetreuung geben
2 Personen
31
Türen und Fluchtwege prüfen
2 Personen

Event

32
Empfangstisch betreuen
3 Personen
33
Besucher begrüßen
4 Personen
34
Programme ausgeben
2 Personen
35
Kaffee und Tee servieren
4 Personen
36
Heiligabenddienst begleiten
4 Personen
37
Musik und gemeinsames Singen begleiten
5 Personen
38
Kerzen verteilen
3 Personen
39
Getränke nachfüllen
2 Personen
40
Kekse und Snacks servieren
3 Personen
41
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen

Nachbereitung

42
Geschirr sammeln
3 Personen
43
Dekoration und Kerzen aufräumen
3 Personen
44
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
45
Müll sammeln und sortieren
2 Personen
46
Geschirr abwaschen
3 Personen
47
Kaffeepunkt reinigen
2 Personen
48
Saal und Eingang reinigen
3 Personen
49
Technik ausschalten und verstauen
2 Personen
50
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
51
Übrig gebliebene Sachen zurückgeben
2 Personen
52
Leinen und Geschirr verstauen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 120
KlappischeAnz. 6
EmpfangstischAnz. 2
HockerAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
GläserAnz. 120
TeelöffelAnz. 120
ServiertellerAnz. 12
ServierzangenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
MikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
NotenständerAnz. 6

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
LED-KerzenAnz. 120
KerzenständerAnz. 12

Dekoration

Weihnachtsbaum
WeihnachtskugelnAnz. 60
WeihnachtskränzeAnz. 4
Krippe
TischläuferAnz. 6
NamensschilderAnz. 120

Küche

Kaffee schöpfenAnz. 3
ServierlöffelAnz. 6
SchneidebretterAnz. 2
BrotmesserAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
WasserkannenAnz. 8
TablettsAnz. 6
SpülbeckenAnz. 3

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesensetsAnz. 2
MikrofasertücherAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Termin und Programm zuerst fest und bestätige Sprecher sowie Musiker spätestens vier bis sechs Wochen vorher. So bleibt Zeit, Lieder, Noten und Programmblätter aufeinander abzustimmen.
Verschicke die Einladungen mindestens drei Wochen vor Heiligabend. Setze eine Anmeldefrist etwa zehn Tage vorher und frage dabei auch Ernährungswünsche sowie den Bedarf an Parkinformationen ab.
Teste Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult und Verlängerungskabel nicht erst kurz vor Beginn. Ein kompletter Techniktest mit den Musikern am Vortag verhindert, dass beim Gottesdienst Kabel, Ständer oder Lautstärke fehlen.
Bereite Empfang und Sitzordnung getrennt vor: Stelle Tische, Tassen, Gläser, Thermoskannen und Serviergeschirr bereit und rechne pro angemeldeter Person mit einem Sitzplatz. Getränke sollten vor dem Empfang gekühlt beziehungsweise aufgebrüht werden.
Dekoriere erst nach dem Aufbau der Stühle und Tische. Prüfe Weihnachtsbaum, Kränze, Krippe und LED-Beleuchtung am Vortag; echte Kerzen gehören in stabile Kerzenständer und dürfen nicht unbeaufsichtigt brennen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Heiligabenddienst organisieren?: Starte etwa sechs bis acht Wochen vorher mit Termin, Gemeindesaal, Sprecher und Musikern. Drei Wochen vor dem Termin sollten die Einladungen verschickt sein, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche noch einplanen kannst.
Wann müssen die Programme und Liederblätter fertig sein?: Erstelle Programm und Liederblätter ungefähr zehn bis vierzehn Tage vorher, sobald Ablauf und Liedauswahl feststehen. Drucke die endgültige Anzahl spätestens zwei bis drei Tage vor der Heiligabenddienst und lege die Unterlagen am Veranstaltungstag am Eingang bereit.
Wie viele Helfer braucht eine Heiligabenddienst?: Plane mindestens drei Rollen ein: eine Person für Empfang und Anmeldungen, eine für Technik und eine für Aufbau beziehungsweise Dekoration. Bei mehr als 50 Gästen sind vier bis sechs Helfer sinnvoll, damit Einlass, Getränke und Sitzplätze parallel betreut werden können.
Wann sollte man die Technik für die Heiligabenddienst prüfen?: Führe einen vollständigen Test am Vortag durch und prüfe Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Notenständer und Kabel. Am Veranstaltungstag reicht anschließend ein kurzer Funktionstest etwa 60 Minuten vor dem Beginn.

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