Een kerstmusical organiseren: zo pak je het aan

Begin een kerstmusical niet met decoratie, maar met de voorstelling zelf: datum, locatie, speelduur en voorstellingstijden. Leg daarna teksten, muziek, rollen en repetities vast, zodat spelers en techniek naar hetzelfde plan werken. Reserveer geluids- en lichtapparatuur vroeg en plan een doorloop zonder decor voordat je de zaal aankleedt. De laatste week draait vooral om passen, aanpassen, controleren en het op tijd klaarzetten van backstage, publiek en rekwisieten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Voorstellingstijden vastleggen
2 personen
3
Repetitieruimte reserveren
4
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Programma samenstellen
2 personen
9
Teksten en muziek selecteren
3 personen
10
Rollen verdelen
3 personen
11
Script kopiëren
2 personen
12
Partituren kopiëren
2 personen
13
Repetities plannen
2 personen
14
Spelrepetitie houden
8 personen
15
Muziekrepetitie houden
8 personen
16
Dansrepetitie houden
8 personen
17
Doorloop zonder decor houden
12 personen
18
Technische wensen vastleggen
3 personen
19
Geluidsapparatuur reserveren
20
Lichtapparatuur reserveren
21
Kostuums verzamelen
3 personen
22
Kostuums passen
4 personen
23
Kostuums aanpassen
2 personen
24
Decor maken
5 personen
25
Rekwisieten verzamelen
3 personen
26
Decor en rekwisieten labelen
2 personen
27
Techniek en catering bevestigen
2 personen
28
Boodschappen doen
3 personen
29
Programma's printen
2 personen
30
Naambadges maken
2 personen
31
Publieksregistratie voorbereiden
2 personen
32
Eindschema uitdelen
2 personen

Event

33
Locatie openen
2 personen
34
Techniek uitladen
4 personen
35
Podium en speelvloer opbouwen
6 personen
36
Decor plaatsen
5 personen
37
Rekwisieten klaarzetten
3 personen
38
Publieksstoelen opstellen
5 personen
39
Entree en garderobe inrichten
3 personen
40
Versiering ophangen
4 personen
41
Licht aansluiten
2 personen
42
Geluid aansluiten
3 personen
43
Microfoons testen
3 personen
44
Lichtstanden testen
2 personen
45
Cateringruimte inrichten
3 personen
46
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
47
Dranken koud zetten
2 personen
48
Hapjes klaarzetten
3 personen
49
Kostuums klaarleggen
3 personen
50
Grime en schmink klaarzetten
2 personen
51
Artiesten ontvangen
2 personen
52
Doorloop met techniek houden
12 personen
53
Artiesten laten schminken
3 personen
54
Publiek ontvangen
4 personen
55
Programma's uitdelen
2 personen
56
Garderobe bemannen
2 personen
57
Koffie en thee serveren
3 personen
58
Voorstelling uitvoeren
14 personen
59
Dranken bijvullen
2 personen
60
Pauzehapjes serveren
3 personen
61
Publiek begeleiden bij vertrek
3 personen
62
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen
63
Artiesten napraten en omkleden
3 personen

Nazorg

64
Apparatuur uitschakelen
3 personen
65
Decor afbouwen
5 personen
66
Rekwisieten inpakken
3 personen
67
Stoelen en tafels terugzetten
5 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Catering opruimen
3 personen
70
Afval verzamelen
3 personen
71
Toiletten controleren
2 personen
72
Locatie schoonmaken
5 personen
73
Kostuums verzamelen
3 personen
74
Kostuums wassen
2 personen
75
Geleende materialen sorteren
2 personen
76
Geleende materialen retourneren
2 personen
77
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
78
Programma's en decor opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Publieksstoelenaantal 170
Tafelsaantal 12
Klapstoelen backstageaantal 20
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 180
Kleedkamerschermenaantal 4

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 4
DI-boxenaantal 2
Muziekafspeelapparaat
Hoofdtelefoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8

Verlichting

Ledspotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Lichttafel
Werklampenaantal 4

Decoratie

Kerstboomaantal 2
Kerstlichtslingersaantal 8
Kerstballenaantal 80
Kerstkransenaantal 4
Kersttafellopersaantal 12
Decoratieve cadeaudozenaantal 12
Wit en rood decorstofaantal 20
Papieren sneeuwvlokkenaantal 40
Kerststerrenaantal 12
Gaffer tapeaantal 6
Binddraadaantal 3
Tie-wrapsaantal 100
Kartonnen decorplatenaantal 10
Houten decorlattenaantal 12
Achtergronddoekaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 180
Dessertbordjesaantal 180
Koffielepelsaantal 120
Serveerlepelsaantal 12
Dienbladenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Kurkentrekkersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Servettenhoudersaantal 8

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Handvegers en blikaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Toiletborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de eerste repetities rond de inhoud: verdeel rollen pas nadat teksten en muziek zijn gekozen en plan daarna afzonderlijke spel-, muziek- en dansrepetities. Houd uiterlijk vóór de generale repetitie een doorloop zonder decor; zo ontdek je ontbrekende scènes en te lange wissels.
Regel techniek niet pas op de speeldag. Leg microfoons, speakers, mengpaneel, licht, kabels en stroompunten vast zodra de voorstellingstijden bekend zijn en test alle aansluitingen tijdens een volledige technische repetitie.
Reserveer repetitieruimte met genoeg tijd voor opbouw en opruimen. Reken bij een repetitie van 2 uur op minimaal 15 minuten voorbereiding en controleer vooraf of muziekafspeelapparaat, hoofdtelefoons en werklampen beschikbaar zijn.
Maak kostuums en decor uiterlijk één week voor de voorstelling compleet. Laat ieder kostuum passen, noteer aanpassingen per speler en verzamel rekwisieten in bakken per scène, zodat backstage niet op losse spullen hoeft te zoeken.
Plan de publieksontvangst naast de voorstelling. Zet stoelen, tafels, garderoberekken en kledinghangers vooraf in een zaalplan, richt kleedkamers af met schermen en controleer op de dag zelf minstens 2 uur voor aanvang de zaal, techniek en decoratie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren begin je met het organiseren van een kerstmusical?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken voor de voorstelling. In die periode kun je datum, locatie, rollen, teksten, muziek en repetitieruimte vastleggen en uitnodigingen versturen. Reserveer geluids- en lichtapparatuur uiterlijk 4 weken vooraf.
Hoeveel repetities heb je nodig voor een kerstmusical?: Plan minimaal 6 tot 8 repetities van ongeveer 2 uur, verdeeld over spel, muziek en dans. Voeg binnen de laatste 2 weken een volledige doorloop zonder decor en daarna een technische doorloop toe. Plan de generale repetitie uiterlijk 1 dag voor de voorstelling.
Wanneer regel je kostuums en decor voor een kerstmusical?: Verzamel kostuums en basismaterialen uiterlijk 3 weken vooraf en laat alle spelers daarna passen. Rond aanpassingen, decor en rekwisieten minstens 7 dagen voor de voorstelling af. Gebruik de laatste week alleen voor testen en kleine correcties.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een kerstmusical?: Reserveer minimaal 2 uur voor zaal, decor en kostuums en daarna 1 tot 2 uur voor geluid en licht. Test microfoons, speakers, lichtstanden en muziek vóór het publiek binnenkomt. Houd bovendien 30 minuten vrij voor onverwachte kabel-, kostuum- of decorproblemen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.