Weihnachtsmusical organisieren: der praktische Ablauf

Ein Weihnachtsmusical gelingt, wenn du zuerst Termin, Ort und Aufführungszeiten festlegst und danach Programm, Rollen und Proben aufbaust. Plane Technik, Kostüme und Requisiten nicht erst in der letzten Woche: Ton, Licht und Umkleiden brauchen oft mehrere Abstimmungen. Dieser Ablauf hilft dir, die 78 Aufgaben in der richtigen Reihenfolge zu erledigen und typische Engpässe vor der Aufführung zu vermeiden.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Vorstellungszeiten festlegen
2 Personen
3
Proberaum reservieren
4
Einladungen gestalten
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Programm zusammenstellen
2 Personen
9
Texte und Musik auswählen
3 Personen
10
Rollen verteilen
3 Personen
11
Skript kopieren
2 Personen
12
Noten kopieren
2 Personen
13
Proben planen
2 Personen
14
Spielprobe durchführen
8 Personen
15
Musikprobe abhalten
8 Personen
16
Tanzprobe abhalten
8 Personen
17
Probe ohne Dekor durchführen
12 Personen
18
Technische Anforderungen festhalten
3 Personen
19
Tonanlage reservieren
20
Lichttechnik reservieren
21
Kostüme einsammeln
3 Personen
22
Kostüme anprobieren
4 Personen
23
Kostüme anpassen
2 Personen
24
Dekoration machen
5 Personen
25
Requisiten sammeln
3 Personen
26
Deko und Requisiten beschriften
2 Personen
27
Technik und Catering bestätigen
2 Personen
28
Einkaufen gehen
3 Personen
29
Programme drucken
2 Personen
30
Namensschilder erstellen
2 Personen
31
Publikumsregistrierung vorbereiten
2 Personen
32
Endplan austeilen
2 Personen

Event

33
Location öffnen
2 Personen
34
Technik ausladen
4 Personen
35
Bühne und Spielfläche aufbauen
6 Personen
36
Dekoration aufstellen
5 Personen
37
Requisiten bereitstellen
3 Personen
38
Publikumssitze aufstellen
5 Personen
39
Eingang und Garderobe einrichten
3 Personen
40
Dekoration aufhängen
4 Personen
41
Licht anschließen
2 Personen
42
Ton anschließen
3 Personen
43
Mikrofone testen
3 Personen
44
Lichtmodi testen
2 Personen
45
Cateringbereich einrichten
3 Personen
46
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
47
Getränke kalt stellen
2 Personen
48
Snacks bereitstellen
3 Personen
49
Kostüme bereitlegen
3 Personen
50
Maskenbild und Schminke bereitlegen
2 Personen
51
Künstler empfangen
2 Personen
52
Technik-Durchlauf machen
12 Personen
53
Künstler schminken lassen
3 Personen
54
Publikum empfangen
4 Personen
55
Programme ausgeben
2 Personen
56
Garderobe besetzen
2 Personen
57
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
58
Vorstellung durchführen
14 Personen
59
Getränke nachfüllen
2 Personen
60
Pausensnacks servieren
3 Personen
61
Publikum beim Verlassen begleiten
3 Personen
62
Ausgabe an der Garderobe organisieren
2 Personen
63
Künstler nachbesprechen und umziehen
3 Personen

Nachbereitung

64
Geräte ausschalten
3 Personen
65
Dekoration abbauen
5 Personen
66
Requisiten einpacken
3 Personen
67
Stühle und Tische zurückstellen
5 Personen
68
Geschirr abwaschen
3 Personen
69
Catering aufräumen
3 Personen
70
Abfall sammeln
3 Personen
71
Toiletten kontrollieren
2 Personen
72
Location reinigen
5 Personen
73
Kostüme einsammeln
3 Personen
74
Kostüme waschen
2 Personen
75
Geliehene Materialien sortieren
2 Personen
76
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
77
Übrig gebliebene Einkäufe verstauen
2 Personen
78
Programme und Dekor aufbewahren
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PublikumssitzeAnz. 170
TischeAnz. 12
Klappstühle im Backstage-BereichAnz. 20
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 180
Umkleideraum-TrennwändeAnz. 4

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 4
DI-BoxenAnz. 2
Musikwiedergabegerät
KopfhörerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
Lichtpult
ArbeitslampenAnz. 4

Dekoration

WeihnachtsbaumAnz. 2
WeihnachtslichterkettenAnz. 8
WeihnachtskugelnAnz. 80
WeihnachtskränzeAnz. 4
WeihnachtstischläuferAnz. 12
Dekorative GeschenkboxenAnz. 12
Weißer und roter DekostoffAnz. 20
PapierschneeflockenAnz. 40
WeihnachtssterneAnz. 12
Gaffer TapeAnz. 6
BindedrahtAnz. 3
KabelbinderAnz. 100
KartondekorplattenAnz. 10
HolzdekoleistenAnz. 12
HintergrundtuchAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
GläserAnz. 180
DesserttellerAnz. 180
KaffeelöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
TablettsAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6

Küche

KorkenzieherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
ServierzangenAnz. 6
MessbecherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2
ServiettenhalterAnz. 8

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
Handfeger und KehrschaufelAnz. 3
PutzlappenAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum, Ort und Vorstellungszeiten zuerst fest. Plane außerdem einen Proberaum ein, denn für Spiel-, Musik- und Tanzproben brauchst du meist mehrere Termine über mehrere Wochen.
Stelle das Programm zusammen, bevor du Rollen verteilst. Wähle Texte und Musik passend zur Besetzung aus und kopiere Skript und Noten frühzeitig, damit jede Person mindestens eine eigene Version erhält.
Plane mindestens eine Probe ohne Dekoration und anschließend eine technische Durchlaufprobe ein. Dabei prüfst du Tonanlage, Funkmikrofone, Licht, Musikwiedergabe und Verlängerungskabel unter realistischen Bedingungen.
Sammle Kostüme nicht erst am Aufführungstag. Plane Anproben und Anpassungen spätestens 7 bis 10 Tage vorher und richte im Backstage-Bereich getrennte Umkleidemöglichkeiten, Kleiderbügel und Sitzplätze ein.
Dekoriere erst nach dem technischen Aufbau, damit Kabelwege und Licht nicht verdeckt werden. Gaffer Tape, Arbeitslampen und Befestigungsmaterial gehören zum Aufbau, werden aber bei der Materialplanung leicht vergessen.

Häufige Fragen

Wie lange dauert die Vorbereitung für ein Weihnachtsmusical?: Plane für ein kleines Weihnachtsmusical mindestens 6 bis 8 Wochen Vorlauf ein. In diesem Zeitraum lassen sich Besetzung, Proben, Kostüme, Technik und Dekoration mit ausreichend Puffer koordinieren.
Wie viele Proben braucht ein Weihnachtsmusical?: Rechne mit mindestens 6 bis 10 Proben, abhängig von Länge und Besetzung. Zusätzlich solltest du eine Spielprobe, eine Musik- oder Tanzprobe und einen kompletten Durchlauf ohne Dekoration einplanen.
Wann sollte man die Einladungen zum Weihnachtsmusical verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vor der Aufführung. Bitte direkt um Rückmeldung und erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Termin, wenn anschließend Bewirtung geplant ist.
Wann muss die Technik für ein Weihnachtsmusical reserviert werden?: Reserviere Tonanlage, Lichttechnik und Mikrofone mindestens 3 bis 4 Wochen vorher. Führe spätestens 7 Tage vor der Aufführung einen Techniktest durch und kläre, wer am Veranstaltungstag auf- und abbaut.

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