Cómo organizar un Musical de Navidad paso a paso

Organizar un Musical de Navidad requiere coordinar a intérpretes, músicos, equipo técnico y público desde el primer día. Empieza cerrando la fecha, la sala y los horarios; después define el programa, reparte los papeles y crea un calendario de ensayos. El vestuario, los accesorios y la decoración navideña deben probarse antes del montaje final. La mayoría de los problemas aparecen cuando el sonido, las luces o los cambios de vestuario se dejan para la última semana.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Fijar los horarios de la función
2 personas
3
Reservar la sala de ensayo
4
Diseñar invitaciones
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Gestionar inscripciones
2 personas
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Elaborar el programa
2 personas
9
Seleccionar textos y música
3 personas
10
Repartir los roles
3 personas
11
Copiar el guion
2 personas
12
Copiar partituras
2 personas
13
Planificar los ensayos
2 personas
14
Hacer un ensayo del juego
8 personas
15
Realizar un ensayo musical
8 personas
16
Dirigir un ensayo de baile
8 personas
17
Hacer un ensayo sin decoración
12 personas
18
Registrar los requisitos técnicos
3 personas
19
Reservar equipo de sonido
20
Reservar el equipo de iluminación
21
Reunir los trajes
3 personas
22
Probarse los disfraces
4 personas
23
Ajustar los disfraces
2 personas
24
Montar la decoración
5 personas
25
Reunir los accesorios
3 personas
26
Etiquetar la decoración y los accesorios
2 personas
27
Confirmar técnica y catering
2 personas
28
Hacer la compra
3 personas
29
Imprimir los programas
2 personas
30
Hacer tarjetas de identificación
2 personas
31
Preparar la inscripción del público
2 personas
32
Repartir el horario final
2 personas

Evento

33
Abrir la ubicación
2 personas
34
Descargar el equipo técnico
4 personas
35
Montar el escenario y el área de juego
6 personas
36
Colocar la decoración
5 personas
37
Preparar los accesorios
3 personas
38
Colocar las sillas para el público
5 personas
39
Montar la entrada y el guardarropa
3 personas
40
Colgar la decoración
4 personas
41
Conectar la iluminación
2 personas
42
Conectar el sonido
3 personas
43
Probar los micrófonos
3 personas
44
Probar los modos de iluminación
2 personas
45
Montar el espacio de catering
3 personas
46
Preparar café y té
2 personas
47
Enfriar las bebidas
2 personas
48
Preparar los aperitivos
3 personas
49
Preparar los disfraces
3 personas
50
Preparar maquillaje y pintura facial
2 personas
51
Recibir a los artistas
2 personas
52
Realizar un pase con el equipo técnico
12 personas
53
Maquillar a los artistas
3 personas
54
Recibir al público
4 personas
55
Repartir programas
2 personas
56
Atender el guardarropa
2 personas
57
Servir café y té
3 personas
58
Realizar la presentación
14 personas
59
Rellenar las bebidas
2 personas
60
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
61
Acompañar al público a la salida
3 personas
62
Gestionar la entrega del guardarropa
2 personas
63
Charlar con los artistas y cambiarse
3 personas

Seguimiento

64
Apagar el equipo
3 personas
65
Desmontar la decoración
5 personas
66
Empaquetar los accesorios
3 personas
67
Volver a colocar sillas y mesas
5 personas
68
Lavar la vajilla
3 personas
69
Recoger el catering
3 personas
70
Recoger la basura
3 personas
71
Comprobar los baños
2 personas
72
Limpiar el lugar
5 personas
73
Reunir los trajes
3 personas
74
Lavar los disfraces
2 personas
75
Clasificar el material prestado
2 personas
76
Devolver el material prestado
2 personas
77
Guardar las compras sobrantes
2 personas
78
Guardar programas y decoración
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Asientos para el públicocant. 170
Mesascant. 12
Sillas plegables backstagecant. 20
Percheroscant. 3
Perchascant. 180
Biombos para vestuarioscant. 4

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 4
Cajas DIcant. 2
Reproductor de música
Auricularescant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Mesa de luces
Lámparas de trabajocant. 4

Decoración

Árbol de Navidadcant. 2
Guirnaldas de luces navideñascant. 8
Bolas de Navidadcant. 80
Coronas navideñascant. 4
Caminos de mesa navideñoscant. 12
Cajas de regalo decorativascant. 12
Tela decorativa blanca y rojacant. 20
Copos de nieve de papelcant. 40
Flores de Pascuacant. 12
Cinta gaffercant. 6
Alambre de atarcant. 3
Bridascant. 100
Placas decorativas de cartóncant. 10
Listones decorativos de maderacant. 12
Lona de fondocant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 180
Platos de postrecant. 180
Cucharillas de cafécant. 120
Cucharones de servircant. 12
Bandejascant. 8
Termoscant. 6

Cocina

Sacacorchoscant. 2
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Pinzas de servircant. 6
Jarras medidorascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2
Porta-servilletascant. 8

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Cepillos y recogedorescant. 3
Paños de limpiezacant. 12
Escobillas de bañocant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, la sala y los horarios antes de enviar las invitaciones. Reserva también la sala de ensayo con varias semanas de margen para no perder continuidad entre ensayos.
Define el programa, los textos y la música antes de repartir los papeles. Prepara una copia del guion y de las partituras para cada participante y guarda una copia adicional para el equipo de dirección.
Planifica al menos cuatro ensayos distintos: uno de interpretación, uno musical, uno de baile y otro sin decoración. Añade un ensayo técnico completo antes de la función para comprobar entradas, salidas y cambios.
Prueba los disfraces antes del montaje final. Revisa que cada traje esté ajustado, identificado y colocado cerca de un perchero; los cambios rápidos suelen fallar por falta de perchas, espacio o tiempo.
Registra el sonido y la iluminación por escrito antes de reservar el equipo. Comprueba micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, focos, cables y regletas durante una prueba técnica, no el mismo día de la función.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Musical de Navidad?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes de la función. Ese margen permite cerrar la sala, enviar invitaciones, repartir papeles, preparar el vestuario y realizar varios ensayos sin concentrarlo todo en los últimos días.
¿Cuántos ensayos hacen falta para un Musical de Navidad?: Programa como mínimo 4 ensayos específicos y una prueba técnica final: interpretación, música, baile y una pasada sin decoración. Si hay muchos cambios de vestuario o participantes, añade 1 o 2 ensayos generales.
¿Cuándo hay que probar el sonido y las luces?: Haz la primera comprobación al menos 7 días antes y la prueba completa entre 2 y 3 días antes de la función. Comprueba micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, focos, cables y posiciones desde el escenario.
¿Cuándo se prepara la decoración navideña?: Reúne árboles, guirnaldas, telas, coronas y accesorios al menos 1 semana antes. Monta la decoración después del ensayo sin decoración y deja la instalación final para 1 o 2 días antes, cuando ya estén claros los movimientos en escena.

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