Zo organiseer je een kerstmarkt

Begin met de datum, openingstijden en locatie voordat je standhouders benadert. Deel het terrein daarna logisch in met kramen, looproutes, een plek voor optredens en voorzieningen voor eten en drinken. Regel vergunningen, materiaal en standhoudersinformatie ruim vooraf; vooral stroom, verlichting en verkeersinformatie worden vaak te laat afgestemd. In de laatste week controleer je voorraad, printwerk en decoratie en bereid je warme drankbases en hapjes voor.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
2
Locatie en terreinindeling bepalen
2 personen
3
Kramen en standhouders benaderen
2 personen
4
Standhouders bevestigen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen registreren
7
Dieetwensen verzamelen
8
Reserveringen voor materiaal maken
9
Standhouderslijst opstellen
10
Standplaatsen toewijzen
2 personen
11
Plattegrond en bewegwijzering maken
2 personen
12
Programma voor bezoekers opstellen
2 personen
13
Muziek en optredens vastleggen
2 personen
14
Vergunningen en meldingen controleren
15
Verkeers- en parkeerinformatie delen
16
Bezoekersherinnering versturen
17
Standhoudersinformatie versturen
18
Voorraadlijst controleren
2 personen
19
Boodschappenlijst bestellen
2 personen
20
Decoratie sorteren
2 personen
21
Printwerk voorbereiden
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Dranken en producten koelen
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
4 personen
25
Warme drankbases voorbereiden
2 personen
26
Kramen en tenten markeren
2 personen
27
Terrein vrijmaken
3 personen
28
Tenten opbouwen
6 personen
29
Kramen en tafels opstellen
6 personen
30
Stoelen en zitplekken plaatsen
4 personen
31
Stroompunten en kabels leggen
3 personen
32
Verlichting ophangen
4 personen
33
Kerstdecoratie ophangen
4 personen
34
Menuborden en routeborden plaatsen
2 personen
35
Kassa- en betaalpunten inrichten
2 personen
36
Servies en glaswerk klaarzetten
2 personen
37
Hapjes uitstallen
3 personen
38
Warme dranken klaarzetten
2 personen
39
Afvalpunten plaatsen
2 personen
40
Toiletten aanvullen
41
Geluid en microfoon testen
2 personen
42
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
43
Standhouders ontvangen
3 personen
44
Standhouders naar plaatsen begeleiden
3 personen

Event

45
Opening aankondigen
46
Bezoekers ontvangen
3 personen
47
Warme dranken serveren
3 personen
48
Hapjes serveren
3 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Hapjes bijvullen
2 personen
51
Afvalbakken legen
2 personen
52
Tafels schoonmaken
2 personen
53
Toiletten controleren
54
Programmaonderdelen aankondigen
55
Muziek verzorgen
56
Lichtniveau controleren
57
Laatste ronde aankondigen
58
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

59
Verkoop en kassa afsluiten
2 personen
60
Bederfelijke voorraad koelen
2 personen
61
Servies verzamelen
3 personen
62
Afval verzamelen
4 personen
63
Tenten en kramen afbreken
6 personen
64
Verlichting uitschakelen
2 personen
65
Terrein vegen
3 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Kramen en materiaal reinigen
3 personen
68
Decoratie en borden opbergen
2 personen
69
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
70
Geleend materiaal retourneren
2 personen
71
Koel- en keukenmateriaal reinigen
2 personen
72
Verloren voorwerpen verzamelen
73
Locatie schoon opleveren
3 personen
74
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 12
Klaptafelsaantal 18
Statafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Barkrukkenaantal 12
Tafelkledenaantal 18
Kledingrekkenaantal 6
Opbergkrattenaantal 20

Servies

Mokkenaantal 180
Glazenaantal 180
Bordenaantal 180
Dessertbordjesaantal 120
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 30
Serveertangenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 12

Decoratie

Kerstboomaantal 2
Kerstballenaantal 120
Kerstslingersaantal 24
Kerstkransenaantal 8
Kerststerrenaantal 20
Kunstsneeuwaantal 12
Tafeldecoratiesaantal 18
Cadeaudozenaantal 30
Lintenaantal 12
Kerstfigurenaantal 10

Verlichting

Lichtkettingenaantal 16
Ledlampenaantal 24
Lantaarnsaantal 20
Ledkaarsenaantal 40
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Glühweinverwarmersaantal 3
Soepketelsaantal 2
Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 6
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Betaalterminalsaantal 4
Wisselgeldkassa'saantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Keukentangenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 6
Vershoudfolieaantal 6
Ovenwantenaantal 8
Thermometeraantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stoffer en blikaantal 4
Bezemsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Schoonmaakdoekenaantal 30

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de terreinindeling vast voordat je standplaatsen toewijst. Houd ruimte vrij voor looproutes, partytenten, optredens en wachtrijen bij warme dranken.
Benader standhouders vroeg en verstuur na hun bevestiging één praktische informatiebrief met aankomsttijd, standplaats, laad- en losafspraken en parkeerinformatie.
Maak de plattegrond niet alleen voor bezoekers. Zet ook kramen, klaptafels, afvalpunten, verlichting en eventuele stroomaansluitingen duidelijk op een aparte werkversie.
Tel servies en uitgiftemateriaal per verkooppunt: mokken, glazen, borden, serveerschalen, tangen en thermoskannen raken sneller op dan decoratie.
Plan de opbouw met een vaste volgorde: eerst tenten en kramen, daarna lichtkettingen en ledlampen, vervolgens tafelkleden en kerstdecoratie. Zo hoef je afgewerkte tafels niet opnieuw leeg te maken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kerstmarkt organiseren?: Start bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, openingstijden en standhouders. Controleer vergunningen en meldingen direct, omdat de afhandeling per gemeente kan verschillen.
Hoeveel kramen heb je nodig voor een kerstmarkt?: Dat hangt af van het aantal standhouders en de beschikbare ruimte. Reserveer per kraam ook loopruimte en houd minimaal één bredere route vrij voor bevoorrading en hulpdiensten; maak de plattegrond dus vóór je definitief toezegt.
Wanneer stuur je informatie naar standhouders?: Stuur een eerste bevestiging direct na aanmelding en de volledige praktische informatie uiterlijk 7 dagen voor de markt. Voeg daarin de standplaats, aankomsttijd, parkeer- en verkeersinformatie en afspraken over materiaal toe.
Wat moet je de dag voor een kerstmarkt voorbereiden?: Controleer de voorraad, doe de boodschappen, sorteer de decoratie en zet printwerk klaar. Koel dranken en producten, bereid hapjes en warme drankbases voor en test lichtkettingen en ledlampen uiterlijk de avond ervoor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.