Weihnachtsmarkt organisieren: die richtige Reihenfolge

Ein Weihnachtsmarkt gelingt nicht allein durch Dekoration und Glühwein. Lege zuerst Datum, Öffnungszeiten, Gelände und Zuständigkeiten fest, bevor du Standbetreiber einlädst. Danach folgen Genehmigungen, Standplätze, Lageplan, Programm und die Informationen für Aussteller und Besucher. Plane die Ausstattung und den Einkauf so, dass warme Getränkebasen, Snacks, Geschirr und Beleuchtung rechtzeitig vor dem Aufbau bereitstehen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
2
Location und Geländeaufteilung festlegen
2 Personen
3
Stände und Standbetreiber ansprechen
2 Personen
4
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen erfassen
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Materialreservierungen vornehmen
9
Liste der Standbetreiber erstellen
10
Standplätze zuweisen
2 Personen
11
Lageplan und Beschilderung erstellen
2 Personen
12
Programm für Besucher erstellen
2 Personen
13
Musik und Auftritte festhalten
2 Personen
14
Genehmigungen und Meldungen prüfen
15
Verkehrs- und Parkinformationen teilen
16
Besucher-Erinnerung versenden
17
Informationen für Aussteller senden
18
Bestandsliste prüfen
2 Personen
19
Einkaufsliste bestellen
2 Personen
20
Dekoration sortieren
2 Personen
21
Drucksachen vorbereiten
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Getränke und Produkte kühlen
2 Personen
24
Snacks vorbereiten
4 Personen
25
Warme Getränkebasen vorbereiten
2 Personen
26
Stände und Zelte markieren
2 Personen
27
Gelände freimachen
3 Personen
28
Zelte aufbauen
6 Personen
29
Stände und Tische aufstellen
6 Personen
30
Stühle und Sitzplätze aufstellen
4 Personen
31
Stromanschlüsse und Kabel verlegen
3 Personen
32
Beleuchtung aufhängen
4 Personen
33
Weihnachtsdekoration aufhängen
4 Personen
34
Menü- und Wegweiser aufstellen
2 Personen
35
Kassen- und Bezahlstellen einrichten
2 Personen
36
Geschirr und Glaswaren bereitstellen
2 Personen
37
Snacks auslegen
3 Personen
38
Warme Getränke bereitstellen
2 Personen
39
Müllstationen aufstellen
2 Personen
40
Toiletten auffüllen
41
Ton und Mikrofon testen
2 Personen
42
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
43
Aussteller empfangen
3 Personen
44
Standbetreiber zu ihren Plätzen begleiten
3 Personen

Event

45
Eröffnung ankündigen
46
Besucher empfangen
3 Personen
47
Heiße Getränke servieren
3 Personen
48
Snacks servieren
3 Personen
49
Getränke nachfüllen
2 Personen
50
Snacks nachfüllen
2 Personen
51
Mülleimer leeren
2 Personen
52
Tische reinigen
2 Personen
53
Toiletten kontrollieren
54
Programmpunkte ankündigen
55
Musik organisieren
56
Lichtniveau prüfen
57
Letzte Runde ankündigen
58
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

59
Verkauf und Kasse abschließen
2 Personen
60
Verderbliche Vorräte kühlen
2 Personen
61
Geschirr sammeln
3 Personen
62
Abfall sammeln
4 Personen
63
Zelte und Stände abbauen
6 Personen
64
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
65
Gelände fegen
3 Personen
66
Geschirr abwaschen
3 Personen
67
Stände und Material reinigen
3 Personen
68
Dekoration und Schilder verstauen
2 Personen
69
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
70
Geliehenes Material zurückgeben
2 Personen
71
Kühl- und Küchenmaterial reinigen
2 Personen
72
Fundsachen sammeln
73
Ort sauber übergeben
3 Personen
74
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 12
KlappischeAnz. 18
StehtischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 60
BarhockerAnz. 12
TischdeckenAnz. 18
KleiderständerAnz. 6
AufbewahrungsboxenAnz. 20

Geschirr

TassenAnz. 180
GläserAnz. 180
TellerAnz. 180
DesserttellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 180
ServierschalenAnz. 30
ServierzangenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8
ThermoskannenAnz. 12

Dekoration

WeihnachtsbaumAnz. 2
WeihnachtskugelnAnz. 120
WeihnachtsgirlandenAnz. 24
WeihnachtskränzeAnz. 8
WeihnachtssterneAnz. 20
KunstschneeAnz. 12
TischdekorationenAnz. 18
GeschenkkartonsAnz. 30
BänderAnz. 12
WeihnachtsfigurenAnz. 10

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 16
LED-LampenAnz. 24
LaternenAnz. 20
StumpenkerzenAnz. 40
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
GlühweinwärmerAnz. 3
SuppenkesselAnz. 2
KühlschränkeAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
KartenterminalsAnz. 4
WechselgeldkassenAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 8
KüchenmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 8
MessbecherAnz. 4
KüchenzangenAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 6
FrischhaltefolieAnz. 6
OfenhandschuheAnz. 8
ThermometerAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
Handfeger und KehrblechAnz. 4
BesenAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
ReinigungshandschuheAnz. 12
PutzlappenAnz. 30

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Standbetreiber nicht nur mündlich: Erfasse Anmeldungen, Ernährungswünsche und benötigtes Material in einer Liste. So weißt du früh, wie viele Marktstände, Tische und Strom- oder Beleuchtungspunkte gebraucht werden.
Erstelle den Lageplan, bevor du Beschilderung und Besucherinformationen druckst. Trage Standplätze, Eingänge, Programmflächen sowie Verkehrs- und Parkhinweise ein und verschicke den Plan spätestens 7 Tage vorher an die Aussteller.
Prüfe Genehmigungen und Meldungen zu Beginn der Planung, nicht erst kurz vor dem Aufbau. Für einen Weihnachtsmarkt mit Verkaufsständen, Musik und warmen Getränken können mehrere Stellen und Fristen betroffen sein.
Plane Getränke in zwei Phasen: Stelle die warmen Getränkebasen vor dem Öffnen bereit und kühle andere Getränke rechtzeitig. Thermoskannen, Tassen, Gläser und Servierlöffel werden beim Packen leicht vergessen.
Sortiere Dekoration und Ausstattung nach Einsatzort, bevor eingekauft wird. Lichterketten, LED-Lampen, Weihnachtsbaum, Girlanden und Tischdekoration sollten am Vortag vollständig geprüft und in beschrifteten Boxen bereitstehen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Weihnachtsmarkt organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Datum, Öffnungszeiten, Gelände, Genehmigungen und Standbetreiber brauchen den größten Vorlauf; Einkäufe und Dekoration folgen in der letzten Woche.
Wann sollte man die Standbetreiber für einen Weihnachtsmarkt anfragen?: Frage Standbetreiber etwa 8 Wochen vor dem Termin an und setze eine verbindliche Rückmeldefrist von 2 bis 3 Wochen. Danach kannst du Standplätze, Lageplan und benötigte Ausstattung zuverlässig planen.
Wie viele Stunden vorher muss ein Weihnachtsmarkt aufgebaut werden?: Plane für Marktstände, Partyzelte, Beleuchtung, Dekoration und Beschilderung mindestens 3 bis 4 Stunden Aufbauzeit ein. Warme Getränkebasen, Snacks und gekühlte Produkte sollten spätestens 60 bis 90 Minuten vor der Öffnung vorbereitet sein.
Was wird bei einem Weihnachtsmarkt häufig vergessen?: Oft fehlen nicht die großen Dinge, sondern Tassen, Servierzangen, Thermoskannen, Tischdecken, Verlängerungen oder klare Wegweiser. Prüfe die Bestandsliste 7 Tage vorher und kontrolliere am Vortag jedes Ausstattungsset pro Stand.

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