Cómo organizar un Mercado de Navidad sin perder el control

Un Mercado de Navidad se organiza por fases: primero se fijan la fecha, el horario y el espacio; después se cierran los expositores y el material. La distribución de los puestos, los permisos y la señalización deben estar resueltos antes de enviar la información definitiva. En la última semana se comprueban inventario, compras, decoración y bebidas. Este orden evita descubrir el día del mercado que faltan mesas, termos, iluminación o datos para los visitantes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el horario
2 personas
2
Definir la ubicación y la distribución del recinto
2 personas
3
Contactar con los puestos y expositores
2 personas
4
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Registrar inscripciones
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Hacer reservas de material
9
Elaborar lista de expositores
10
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
11
Hacer el mapa y la señalización
2 personas
12
Preparar el programa para los visitantes
2 personas
13
Fijar la música y las actuaciones
2 personas
14
Comprobar permisos y notificaciones
15
Compartir información de tráfico y aparcamiento
16
Enviar recordatorio a los visitantes
17
Enviar información a los expositores
18
Comprobar la lista de inventario
2 personas
19
Encargar la lista de la compra
2 personas
20
Clasificar la decoración
2 personas
21
Preparar material impreso
22
Hacer la compra
3 personas
23
Enfriar bebidas y productos
2 personas
24
Preparar aperitivos
4 personas
25
Preparar las bases de bebidas calientes
2 personas
26
Marcar puestos y tiendas
2 personas
27
Despejar el recinto
3 personas
28
Montar tiendas
6 personas
29
Montar puestos y mesas
6 personas
30
Colocar mesas y asientos
4 personas
31
Instalar puntos de corriente y cables
3 personas
32
Colgar la iluminación
4 personas
33
Colgar la decoración navideña
4 personas
34
Colocar los carteles del menú y de orientación
2 personas
35
Montar las cajas y los puntos de pago
2 personas
36
Preparar la vajilla y la cristalería
2 personas
37
Montar aperitivos
3 personas
38
Preparar bebidas calientes
2 personas
39
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
40
Reponer los baños
41
Probar el sonido y el micrófono
2 personas
42
Realizar el control de seguridad
2 personas
43
Recibir a los expositores
3 personas
44
Guiar a los expositores a sus puestos
3 personas

Evento

45
Anunciar la apertura
46
Recibir a los visitantes
3 personas
47
Servir bebidas calientes
3 personas
48
Servir aperitivos
3 personas
49
Rellenar las bebidas
2 personas
50
Reponer aperitivos
2 personas
51
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
52
Limpiar las mesas
2 personas
53
Comprobar los baños
54
Anunciar las partes del programa
55
Proporcionar la música
56
Comprobar el nivel de iluminación
57
Anunciar la última ronda
58
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

59
Cerrar ventas y caja
2 personas
60
Enfriar los productos perecederos
2 personas
61
Recoger la vajilla
3 personas
62
Recoger la basura
4 personas
63
Desmontar tiendas y puestos
6 personas
64
Apagar la iluminación
2 personas
65
Barrer el recinto
3 personas
66
Lavar la vajilla
3 personas
67
Limpiar los puestos y el material
3 personas
68
Guardar la decoración y los platos
2 personas
69
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
70
Devolver el material prestado
2 personas
71
Limpiar el material de refrigeración y cocina
2 personas
72
Recoger objetos perdidos
73
Dejar el recinto limpio
3 personas
74
Guardar el stock sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 12
Mesas plegablescant. 18
Mesas altascant. 8
Sillas plegablescant. 60
Taburetes de barcant. 12
Mantelescant. 18
Percheroscant. 6
Cajas de almacenamientocant. 20

Vajilla

Tazascant. 180
Vasoscant. 180
Platoscant. 180
Platos de postrecant. 120
Cubiertoscant. 180
Bandejas de servircant. 30
Pinzas de servircant. 12
Cucharonescant. 8
Termoscant. 12

Decoración

Árbol de Navidadcant. 2
Bolas de Navidadcant. 120
Guirnaldas de Navidadcant. 24
Coronas navideñascant. 8
Flores de Pascuacant. 20
Nieve artificialcant. 12
Decoraciones de mesacant. 18
Cajas regalocant. 30
Cintascant. 12
Figuras navideñascant. 10

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 16
Lámparas LEDcant. 24
Farolescant. 20
Velas LEDcant. 40
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Calentadores de vino calientecant. 3
Ollas para sopacant. 2
Neverascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófono
Terminales de pagocant. 4
Cajas de cambiocant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 8
Cuchillos de chefcant. 6
Cuencos para mezclarcant. 8
Jarras medidorascant. 4
Pinzas de cocinacant. 8
Papel de aluminiocant. 6
Film transparentecant. 6
Guantes de hornocant. 8
Termómetrocant. 2

Limpieza

Papeleracant. 12
Recogedor y escobacant. 4
Escobascant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Guantes de limpiezacant. 12
Paños de limpiezacant. 30

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el horario y el plano antes de confirmar a los expositores. Reserva pasillos suficientemente amplios y asigna cada puesto por escrito para evitar cambios durante el montaje.
Contacta con los puestos con varias semanas de margen y registra también sus preferencias dietéticas. Pide una confirmación final al menos 7 días antes, junto con la información de carga, descarga y montaje.
Comprueba los permisos y las notificaciones antes de publicar el programa. Incluye actuaciones, música, horarios de apertura y cierre, aparcamiento y posibles cortes o desvíos de tráfico.
Haz el inventario una semana antes y separa el material por zonas: carpas y mesas, vajilla, decoración e iluminación. Así puedes detectar a tiempo que faltan sillas, termos, tazas, guirnaldas de luces o cajas de almacenamiento.
Prepara las bases de bebidas calientes y enfría bebidas y productos el día anterior, no durante la llegada del público. Deja listos los aperitivos, las bandejas, las pinzas y los cucharones para que los puestos no tengan que improvisar utensilios.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Mercado de Navidad?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. La fecha, el recinto, los permisos y los expositores deben quedar encaminados durante las primeras 2 semanas; reserva el material al menos 3 semanas antes.
¿Cuándo hay que confirmar los puestos del Mercado de Navidad?: Envía la invitación inicial con varias semanas de margen y cierra la lista de expositores 7 días antes. Después asigna los espacios y comparte el mapa, los horarios y las instrucciones de montaje.
¿Cuándo se prepara la decoración y la señalización?: Prepara el mapa, los carteles y el material impreso durante la semana anterior. Clasifica árboles, guirnaldas, coronas, figuras y luces por zonas para poder montarlos sin buscar cada elemento el mismo día.
¿Cuánta bebida caliente hay que preparar para un Mercado de Navidad?: Calcula aproximadamente 2 bebidas por visitante durante las primeras horas y añade un margen del 10 al 15 %. Prepara las bases antes de abrir y utiliza termos para mantener el servicio continuo.

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