Zo organiseer je een kerstmarkt zonder last-minute stress

Begin met de datum, openingstijden en het terrein; pas daarna kun je de markt logisch indelen. Teken looproutes, kraamplekken en aansluitpunten voor stroom voordat je verkopers benadert. Regel vergunningen, afvalinzameling en stroomvoorziening vroeg, want die worden vaak te laat aangevraagd. Werk vervolgens met een sluitende planning voor aanmeldingen, vrijwilligers, boodschappen, decoratie en de opbouw. Test verlichting en apparatuur vooraf, zodat je op de dag zelf niet nog kabels, stekkerdozen of warmhoudketels moet uitzoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en tijden vastleggen
2 personen
2
Locatie en terrein bepalen
2 personen
3
Marktindeling tekenen
2 personen
4
Kramen en verkopers benaderen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Evenement online publiceren
8
Vergunningen controleren
9
Reservering stroomvoorziening maken
10
Reservering afvalinzameling maken
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Verkopersindeling bevestigen
2 personen
14
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
15
Route en parkeerinformatie delen
16
Boodschappenlijst controleren
2 personen
17
Voorraad servies controleren
2 personen
18
Verlichting testen
2 personen
19
Kerstdecoratie controleren
2 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Houdbare producten sorteren
2 personen
22
Koelproducten koelen
2 personen
23
Kerstmuziek selecteren
24
Prijskaartjes voorbereiden
2 personen
25
Routeborden maken
2 personen
26
Kerstverhalen klaarleggen
27
Kraamnummers klaarleggen
28
Contant geld voorbereiden
2 personen
29
Weersverwachting controleren
30
Terrein vrijmaken
4 personen
31
Kramen en tenten opbouwen
6 personen
32
Tafels opstellen
4 personen
33
Stoelen plaatsen
3 personen
34
Verlichting ophangen
3 personen
35
Stroomkabels veilig leggen
3 personen
36
Decoratie ophangen
4 personen
37
Kraamtafels aankleden
4 personen
38
Kraamnummers plaatsen
2 personen
39
Hapjes voorbereiden
4 personen
40
Warme dranken voorbereiden
3 personen
41
Koelboxen vullen
2 personen
42
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
43
Afvalpunten inrichten
2 personen
44
Informatietafel inrichten
2 personen
45
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
46
Geluidsinstallatie testen
2 personen
47
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

48
Verkopers ontvangen
3 personen
49
Bezoekers verwelkomen
3 personen
50
Informatietafel bemannen
2 personen
51
Warme dranken serveren
3 personen
52
Hapjes serveren
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Tafels schoonhouden
2 personen
56
Kerstverhaal voorlezen
57
Kinderactiviteit begeleiden
2 personen
58
Muziek verzorgen
59
Verkopers ondersteunen
2 personen
60
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

61
Verkopers laten uitladen
3 personen
62
Servies verzamelen
3 personen
63
Afval verzamelen
4 personen
64
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
65
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
66
Verlichting verwijderen
3 personen
67
Decoratie verwijderen
4 personen
68
Kramen en tenten afbreken
6 personen
69
Servies afwassen
3 personen
70
Locatie schoonmaken
4 personen
71
Materialen drogen en opbergen
3 personen
72
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
73
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 8
Marktkramenaantal 12
Klaptafelsaantal 18
Biertafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 80
Tafelkledenaantal 24
Kledingrekkenaantal 6
Krukkenaantal 12
Klapbordenaantal 12
Informatiebalie

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 16
Ledlampenaantal 20
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 10

Decoratie

Kerstbomenaantal 4
Kerstballenaantal 120
Kerstslingersaantal 20
Kerstkransenaantal 8
Kerststerrenaantal 12
Kerststal
Windlichtenaantal 20
Tafeldecoratieaantal 24
Kraamnummersaantal 12
Prijskaartjesaantal 100
Knutselpapier
Kleurpotloden
Kerstkleurplaten

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudketelsaantal 4
Koelboxenaantal 6
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Geldkistjesaantal 3
Pinautomatenaantal 2
Kabelhaspelsaantal 4
Brandblussersaantal 4
Zaklampenaantal 6
Portofoonsaantal 6

Servies

Mokkenaantal 150
Glazenaantal 150
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 20
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Scharenaantal 4
Soeplepelsaantal 4
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Thermoskannenaantal 8
Opbergbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Thermoboxenaantal 6
Ovenwantenaantal 6
Schortenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Handvegersaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 2
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakkar
Handdoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Teken de marktindeling voordat je kramen toezegt. Geef iedere verkoper een kraamnummer en houd ruimte vrij voor looproutes, wachtrijen en kabelmatten; zo voorkom je dat stroomkabels door bezoekerspaden lopen.
Vraag verkopers bij hun aanmelding meteen naar dieetwensen, stroomgebruik en benodigde ruimte. Bevestig de indeling uiterlijk enkele dagen voor de markt, zodat niemand op de opbouwdag nog van plek hoeft te wisselen.
Plan stroom en afval niet als laatste detail. Reserveer de stroomvoorziening en afvalinzameling zodra locatie en openingstijden vaststaan, en controleer vóór de opbouw of verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten lang genoeg zijn.
Maak het vrijwilligersrooster in blokken van enkele uren. Wijs naast opbouw en verkoop ook iemand aan voor routeborden, afval, voorraad en het aanspreken van verkopers; anders blijven die taken tussen wal en schip.
Controleer houdbare en gekoelde boodschappen apart. Koelproducten gaan pas op het laatste moment in koelboxen, terwijl prijskaartjes, kraamnummers, routeborden en verlichting al vóór de opbouw klaargelegd en getest kunnen worden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kerstmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, terrein, vergunningen en verkopers. Reserveer stroom en afval uiterlijk 4 tot 6 weken vooraf en sluit de verkopersindeling enkele dagen voor de markt.
Hoe deel je een kerstmarkt praktisch in?: Teken eerst de kramen, partytenten, looproutes en eventuele wachtrijen op schaal. Reserveer daarna de aansluitpunten voor stroom en plaats kabelmatten voordat je routeborden en kraamnummers definitief maakt.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kerstmarkt?: Plan minimaal één coördinator en daarnaast per actief onderdeel één vrijwilliger per dienst van 2 tot 3 uur. Reken extra bezetting voor opbouw, afval en het controleren van verkopers tijdens drukke momenten.
Wanneer test je de verlichting en apparatuur voor een kerstmarkt?: Test lichtsnoeren, ledlampen, verlengkabels, stekkerdozen, koffiezetapparaten en warmhoudketels uiterlijk 1 tot 2 dagen vooraf. Controleer op locatie opnieuw of alle aansluitingen werken voordat bezoekers komen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.