Cómo organizar un Mercado de Navidad sin improvisar

Organizar un Mercado de Navidad requiere coordinar puestos, vendedores, suministros y circulación de visitantes en el orden correcto. Empieza por fijar la fecha, el horario y el terreno; después confirma permisos, electricidad y recogida de residuos antes de abrir las inscripciones. Cuando conozcas el número de vendedores, podrás dibujar la distribución, calcular mesas, carpas, iluminación y turnos de voluntarios. La última semana debe reservarse para compras, etiquetas, señales, decoración y pruebas técnicas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y las horas
2 personas
2
Determinar el lugar y el terreno
2 personas
3
Dibujar la distribución del mercado
2 personas
4
Acercarse a los puestos y vendedores
2 personas
5
Abrir el formulario de inscripción
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Publicar el evento en línea
8
Comprobar permisos
9
Hacer la reserva de suministro eléctrico
10
Hacer una reserva para la recogida de residuos
11
Gestionar inscripciones
2 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Confirmar la distribución de vendedores
2 personas
14
Crear el horario de voluntarios
2 personas
15
Compartir la ruta y la información de aparcamiento
16
Comprobar la lista de la compra
2 personas
17
Comprobar el stock de vajilla
2 personas
18
Probar la iluminación
2 personas
19
Comprobar la decoración navideña
2 personas
20
Hacer la compra
3 personas
21
Clasificar productos no perecederos
2 personas
22
Enfriar los productos refrigerados
2 personas
23
Seleccionar música de Navidad
24
Preparar etiquetas de precios
2 personas
25
Crear señales de ruta
2 personas
26
Preparar los cuentos de Navidad
27
Dejar preparados los números de puesto
28
Preparar efectivo
2 personas
29
Comprobar el pronóstico del tiempo
30
Despejar el recinto
4 personas
31
Montar puestos y carpas
6 personas
32
Montar mesas
4 personas
33
Colocar las sillas
3 personas
34
Colgar la iluminación
3 personas
35
Tender los cables de alimentación de forma segura
3 personas
36
Colgar la decoración
4 personas
37
Decoración de las mesas del puesto
4 personas
38
Colocar los números de puesto
2 personas
39
Preparar aperitivos
4 personas
40
Preparar bebidas calientes
3 personas
41
Llenar las neveras portátiles
2 personas
42
Preparar la vajilla y los cubiertos
3 personas
43
Organizar puntos de basura
2 personas
44
Montar la mesa de información
2 personas
45
Preparar la caja y el cambio
2 personas
46
Probar el sistema de sonido
2 personas
47
Realizar el control de seguridad
2 personas

Evento

48
Recibir a los vendedores
3 personas
49
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
50
Atender la mesa de información
2 personas
51
Servir bebidas calientes
3 personas
52
Servir aperitivos
3 personas
53
Rellenar las bebidas
2 personas
54
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
55
Mantener las mesas limpias
2 personas
56
Leer un cuento de Navidad
57
Acompañar la actividad infantil
2 personas
58
Proporcionar la música
59
Apoyar a los vendedores
2 personas
60
Despedir a los visitantes
3 personas

Seguimiento

61
Hacer que los vendedores descarguen
3 personas
62
Recoger la vajilla
3 personas
63
Recoger la basura
4 personas
64
Guardar los sobrantes en frío
2 personas
65
Desmontar mesas y sillas
5 personas
66
Retirar la iluminación
3 personas
67
Retirar la decoración
4 personas
68
Desmontar los puestos y las carpas
6 personas
69
Lavar la vajilla
3 personas
70
Limpiar el lugar
4 personas
71
Secar y guardar los materiales
3 personas
72
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
73
Devolver el material prestado
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 8
Puestos de mercadocant. 12
Mesas plegablescant. 18
Mesas de cervezacant. 6
Sillas plegablescant. 80
Mantelescant. 24
Percheroscant. 6
Taburetescant. 12
Portapapelescant. 12
Punto de información

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 16
Lámparas LEDcant. 20
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 10

Decoración

Árboles de Navidadcant. 4
Bolas de Navidadcant. 120
Guirnaldas de Navidadcant. 20
Coronas navideñascant. 8
Flores de Pascuacant. 12
Belén
Farolescant. 20
Decoración de mesacant. 24
Números de puestocant. 12
Etiquetas de preciocant. 100
Papel para manualidades
Lápices de colores
Dibujos para colorear de Navidad

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Mantener calientecant. 4
Neveras portátilescant. 6
Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófono
Cajas de caudalescant. 3
Cajeros automáticoscant. 2
Enrollacablescant. 4
Extintorescant. 4
Linternascant. 6
Walkie-talkiescant. 6

Vajilla

Tazascant. 150
Vasoscant. 150
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 20
Bandejas de serviciocant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Tijerascant. 4
Cucharones para sopacant. 4
Pinzascant. 8
Jarras medidorascant. 4
Termoscant. 8
Cajas de almacenamientocant. 12
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4
Cajas térmicascant. 6
Guantes de hornocant. 6
Delantalescant. 10

Limpieza

Papeleracant. 10
Escobas de manocant. 4
Recogedores de basuracant. 2
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Carro de limpieza
Toallascant. 20

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el horario y el lugar antes de contactar con los vendedores. Necesitas esa información para indicar medidas de los puestos, acceso, aparcamiento y horarios de montaje.
No esperes a tener las inscripciones completas para revisar permisos, electricidad y residuos. Gestiona estas reservas con varias semanas de margen, porque condicionan la distribución de carpas y puestos.
Dibuja el plano cuando ya conozcas los vendedores confirmados. Numera cada puesto y marca entradas, ruta de circulación, cables, mesas, zonas de descanso y puntos donde colocar las señales.
Reserva un turno de voluntarios para cada fase: montaje, recepción de vendedores, atención al público y desmontaje. Comparte la ruta y la información de aparcamiento antes del evento para evitar consultas en la entrada.
Haz la comprobación final entre 24 y 48 horas antes: enfría los productos refrigerados, prueba guirnaldas y lámparas LED, revisa cables y regletas, prepara etiquetas de precios y separa los productos no perecederos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Mercado de Navidad?: Empieza al menos 8 semanas antes. La fecha, el terreno, los permisos, la electricidad y la recogida de residuos deben estar encaminados antes de abrir el formulario de inscripción.
¿Cuándo se debe abrir la inscripción para los puestos?: Ábrela cuando tengas confirmados el lugar, el horario y las condiciones de montaje, normalmente entre 6 y 8 semanas antes. Cierra las inscripciones con al menos 2 semanas de margen para preparar el plano y confirmar la distribución.
¿Cuándo hay que probar la iluminación del mercado?: Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes, con guirnaldas, lámparas LED, cables alargadores, regletas y alfombrillas para cables. Así todavía tendrás tiempo para sustituir material o cambiar la distribución.
¿Cuándo se preparan las compras y los productos refrigerados?: Compra los productos no perecederos con varios días de margen y revisa el stock de vajilla antes de la compra final. Enfría los productos refrigerados el día anterior y comprueba las cantidades durante la revisión de las últimas 24 horas.

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