Weihnachtsmarkt organisieren: der praktische Ablauf

Ein Weihnachtsmarkt gelingt, wenn du zuerst Fläche, Zeiten und Genehmigungen klärst und erst danach Stände, Verkäufer und Programm festlegst. Zeichne die Marktaufteilung früh ein, damit Stromwege, Besucherführung und Abfallabholung zusammenpassen. In den letzten Tagen geht es vor allem um Kühlung, Beleuchtung, Dekoration, Preisschilder und Helferschichten. Die Aufgaben- und Materiallisten auf dieser Seite helfen dir, den Aufbau vollständig vorzubereiten, ohne kurz vor Beginn wichtige Details nachholen zu müssen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Uhrzeiten festlegen
2 Personen
2
Ort und Gelände festlegen
2 Personen
3
Marktaufteilung zeichnen
2 Personen
4
Stände und Verkäufer ansprechen
2 Personen
5
Anmeldeformular öffnen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Veranstaltung online veröffentlichen
8
Genehmigungen prüfen
9
Stromversorgung reservieren
10
Abholung von Abfall anmelden
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Verkäuferaufstellung bestätigen
2 Personen
14
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
15
Routen- und Parkinformationen teilen
16
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
17
Geschirrbestand prüfen
2 Personen
18
Beleuchtung testen
2 Personen
19
Weihnachtsdekoration prüfen
2 Personen
20
Einkaufen gehen
3 Personen
21
Haltbare Produkte sortieren
2 Personen
22
Kühlprodukte kühlen
2 Personen
23
Weihnachtsmusik auswählen
24
Preisschilder vorbereiten
2 Personen
25
Wegweiser erstellen
2 Personen
26
Weihnachtsgeschichten bereitlegen
27
Standnummern bereitlegen
28
Bargeld vorbereiten
2 Personen
29
Wettervorhersage prüfen
30
Gelände freimachen
4 Personen
31
Stände und Zelte aufbauen
6 Personen
32
Tische aufstellen
4 Personen
33
Stühle aufstellen
3 Personen
34
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
35
Stromkabel sicher verlegen
3 Personen
36
Dekoration aufhängen
4 Personen
37
Standtische dekorieren
4 Personen
38
Standnummern anbringen
2 Personen
39
Snacks vorbereiten
4 Personen
40
Heißgetränke vorbereiten
3 Personen
41
Kühlboxen füllen
2 Personen
42
Geschirr und Besteck bereitstellen
3 Personen
43
Abfallstationen einrichten
2 Personen
44
Infotisch einrichten
2 Personen
45
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
46
Beschallungsanlage testen
2 Personen
47
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen

Event

48
Verkäufer empfangen
3 Personen
49
Besucher begrüßen
3 Personen
50
Infotisch betreuen
2 Personen
51
Heiße Getränke servieren
3 Personen
52
Snacks servieren
3 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Mülleimer leeren
2 Personen
55
Tische sauber halten
2 Personen
56
Weihnachtsgeschichte vorlesen
57
Kinderaktivität betreuen
2 Personen
58
Musik organisieren
59
Verkäufer unterstützen
2 Personen
60
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

61
Verkäufer ausladen lassen
3 Personen
62
Geschirr sammeln
3 Personen
63
Abfall sammeln
4 Personen
64
Reste gekühlt aufbewahren
2 Personen
65
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
66
Beleuchtung entfernen
3 Personen
67
Dekoration entfernen
4 Personen
68
Stände und Zelte abbauen
6 Personen
69
Geschirr abwaschen
3 Personen
70
Location reinigen
4 Personen
71
Materialien trocknen und verstauen
3 Personen
72
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
73
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 8
MarktständeAnz. 12
KlappischeAnz. 18
BiertischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 80
TischdeckenAnz. 24
KleiderständerAnz. 6
HockerAnz. 12
KlapptafelnAnz. 12
Informationsstand

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 16
LED-LampenAnz. 20
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 10

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 4
WeihnachtskugelnAnz. 120
WeihnachtsgirlandenAnz. 20
WeihnachtskränzeAnz. 8
WeihnachtssterneAnz. 12
Krippe
WindlichterAnz. 20
TischdekorationAnz. 24
StandnummernAnz. 12
PreisschilderAnz. 100
Bastelpapier
Buntstifte
Weihnachtsausmalbilder

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
GeldkassettenAnz. 3
KartenterminalsAnz. 2
KabeltrommelnAnz. 4
FeuerlöscherAnz. 4
TaschenlampenAnz. 6
FunkgeräteAnz. 6

Geschirr

TassenAnz. 150
GläserAnz. 150
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServierschalenAnz. 20
ServiertablettsAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ScherenAnz. 4
SuppenkellenAnz. 4
ZangenAnz. 8
MessbecherAnz. 4
ThermoskannenAnz. 8
AufbewahrungsboxenAnz. 12
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
ThermoboxenAnz. 6
OfenhandschuheAnz. 6
SchürzenAnz. 10

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
HandfegerAnz. 4
MüllgreiferAnz. 2
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Reinigungswagen
HandtücherAnz. 20

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Marktfläche und Standpositionen mindestens vier bis sechs Wochen vorher fest. Plane dabei freie Wege, einen klaren Einlass sowie Stellflächen für Strom, Abfall und Anlieferung ein.
Kläre Genehmigungen und Stromversorgung nicht erst mit den Verkäufern. Reserviere die Anschlüsse früh und teste Lichterketten, LED-Lampen, Verlängerungskabel und Kabelmatten spätestens am Vortag.
Bestätige die Verkäuferaufstellung etwa eine Woche vor dem Markt. Erfasse dabei Ernährungswünsche, benötigte Ausstattung und Standnummern, damit Preisschilder und der Lageplan rechtzeitig angepasst werden können.
Teile Helfer nicht nur für den Aufbau ein. Plane zusätzlich feste Schichten für Einweisung, Besucherfragen, Nachfüllen, Abfall und Abbau ein; die Routen- und Parkinformationen sollten alle Beteiligten vorab erhalten.
Sortiere haltbare Produkte ein bis zwei Tage vorher und kühle Kühlprodukte erst kurz vor der Ausgabe. Prüfe außerdem Geschirr, Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Warmhaltebehälter, Kühlboxen und Geldkassetten anhand der Einkaufsliste.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Weihnachtsmarkt organisieren?: Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Uhrzeit, Ort und Genehmigungen. Vier Wochen vor dem Termin sollten Verkäufer angesprochen, Anmeldungen geöffnet und die Marktaufteilung gezeichnet sein.
Was braucht man für einen kleinen Weihnachtsmarkt?: Für die Grundausstattung brauchst du Marktstände oder Partyzelte, Tische, Stühle, Beleuchtung, Stromkabel mit Kabelmatten sowie Dekoration. Rechne zusätzlich mit mindestens einem Mikrofon, Geldkassetten und geeigneten Behältern für warme und gekühlte Produkte.
Wann sollte die Beleuchtung eines Weihnachtsmarkts getestet werden?: Teste Lichterketten, LED-Lampen und Verlängerungskabel spätestens am Vortag bei ähnlichen Lichtverhältnissen wie während der Veranstaltung. So bleiben mindestens einige Stunden, um defekte Teile oder fehlende Kabel zu ersetzen.
Wie plant man Helfer für einen Weihnachtsmarkt ein?: Erstelle den Helferplan mindestens sieben Tage vorher und teile die Aufgaben in Aufbau, Betrieb und Abbau. Plane pro Schicht eine verantwortliche Person ein und halte für Stoßzeiten eine zusätzliche Reserve bereit.

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