Zo organiseer je een kerstmarkt zonder last-minute stress

Begin een kerstmarkt niet met versiering, maar met datum, openingstijden en de indeling van het terrein. Daarna regel je vergunningen, marktkramen, tenten, stroom en standhouders in die volgorde. Pas wanneer de praktische basis staat, plan je promotie, kinderactiviteiten, muziek en decoratie. Dit plan helpt je bovendien met de voorbereiding van voorraad, betalingen en vrijwilligers, zodat je op de dag zelf niet alles tegelijk hoeft op te lossen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden vastleggen
2
Locatie en terreinindeling bepalen
2 personen
3
Marktkramen en tenten reserveren
4
Stroompunten en kabelroute vastleggen
2 personen
5
Vergunningen en meldingen controleren
6
Verkoopstands indelen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Promotie op sociale media plaatsen
9
Posters ophangen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
11
Dieetwensen verzamelen
12
Leveringen van standhouders bevestigen
13
Vrijwilligersindeling maken
14
Contactlijst voor organisatieteam maken
15
Muziekafspeellijst samenstellen
16
Kinderactiviteiten voorbereiden
2 personen
17
Prijslijsten en bewegwijzering maken
2 personen
18
Contant geld en wisselgeld regelen
19
Betaalterminals testen
2 personen
20
Voorraadlijst controleren
2 personen
21
Boodschappen bestellen
2 personen
22
Materialen ophalen
3 personen
23
Boodschappen ontvangen
2 personen
24
Houdbare voorraad sorteren
2 personen
25
Koelproducten gekoeld opslaan
2 personen
26
Hapjes voorbereiden
4 personen
27
Versiering sorteren
2 personen
28
Marktkramen klaarzetten
4 personen
29
Tenten opbouwen
6 personen
30
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
31
Stroom aansluiten
3 personen
32
Verlichting ophangen
4 personen
33
Kerstdecoratie ophangen
4 personen
34
Kerstboom plaatsen
3 personen
35
Muziekinstallatie aansluiten
2 personen
36
Geluidsniveau testen
2 personen
37
Verkoopstands inrichten
6 personen
38
Cateringbuffet inrichten
4 personen
39
Warme dranken voorbereiden
3 personen
40
Hapjes uitstallen
3 personen
41
Naamkaartjes voor stands plaatsen
2 personen
42
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
43
Afvalpunten plaatsen
2 personen
44
Toiletten controleren
2 personen
45
Betaalpunten openen
2 personen
46
Standhouders ontvangen
3 personen
47
Laatste veiligheidsronde uitvoeren
3 personen

Event

48
Bezoekers verwelkomen
3 personen
49
Kraampjes bemannen
8 personen
50
Warme dranken serveren
3 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Toiletten controleren
2 personen
55
Kinderactiviteit begeleiden
2 personen
56
Muziek bedienen
57
Kerstman ontvangen
2 personen
58
Fotohoek begeleiden
59
Voorraad controleren
2 personen
60
Hapjes opnieuw aanvullen
2 personen
61
Verlichting inschakelen
62
Bezoekers informeren over sluiting
2 personen
63
Verkoop afsluiten
3 personen
64
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

65
Eten en drinken veilig opbergen
3 personen
66
Kassa's afsluiten
3 personen
67
Servies verzamelen
3 personen
68
Afval verzamelen
4 personen
69
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
70
Decoratie verwijderen
4 personen
71
Verlichting uitschakelen
2 personen
72
Tenten afbreken
6 personen
73
Marktkramen afbreken
4 personen
74
Stroomkabels verwijderen
3 personen
75
Terrein schoonmaken
5 personen
76
Servies afwassen
3 personen
77
Koelproducten verwerken
2 personen
78
Materialen inventariseren
2 personen
79
Geleende materialen retourneren
3 personen
80
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
81
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Partytentenaantal 6
Tafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 6
Tafelkleedjesaantal 24
Kleedkamerscherm

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 12
Ledlampenaantal 20
Kerstboomverlichtingaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 10
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 8

Decoratie

Kerstboom
Kerstballenaantal 80
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 6
Kerststerrenaantal 10
Kunstsneeuwaantal 6
Kerststal
Fotoachtergrond
Kerstmanpak
Naamkaartjesaantal 20
Pijlbordenaantal 12
Programmabordenaantal 4

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonaantal 2
Betaalterminalsaantal 3
Powerbanksaantal 4
Thermoskannenaantal 8
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Warmhoudersaantal 4
Koelboxenaantal 6
Kerstlichtprojectoraantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 180
Glazenaantal 180
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 180
Dienbladenaantal 12
Schaaltjesaantal 24
Suikerbakjesaantal 6
Melkkannetjesaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks‌messenaantal 6
Opscheplepelsaantal 12
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Aluminium schalenaantal 30
Vershoudbakkenaantal 12
Ovenwantenaantal 6
Serveerplateausaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Schoonmaakkarrenaantal 2
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekhoudersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4
Afwasbakkenaantal 3
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 24
Afvalscheidingsbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de stroomroute vast voordat je kramen en tenten reserveert. Tel alle lichtsnoeren, ledlampen, luidsprekers en betaalterminals mee en plan verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten per zone.
Maak de kraamindeling uiterlijk twee weken voor de markt definitief. Bevestig daarna de leveringstijden van standhouders, zodat niet meerdere voertuigen tegelijk door dezelfde ingang hoeven.
Test betaalterminals, microfoon, mengpaneel en luidsprekers minimaal 48 uur vooraf. Regel contant geld en wisselgeld apart; een technische test op de ochtend zelf laat weinig ruimte voor herstel.
Verzamel dieetwensen zodra aanmeldingen binnenkomen en geef het definitieve aantal uiterlijk 3 dagen voor de markt door. Koelproducten bewaar je direct gekoeld en houdbare voorraad sorteer je per verkoopstand.
Plan vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur en maak één contactlijst voor het organisatieteam. Zet programmaborden, pijlborden en prijslijsten vóór opening op hun plek; bezoekers zoeken vooral de ingang, toiletten en betaalpunten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kerstmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en reserveringen van kramen en tenten. Plan promotie en standhoudercommunicatie uiterlijk 4 weken voor de opening.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kerstmarkt?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per actieve zone, plus 2 mensen voor ontvangst, betalingen en onverwachte problemen. Werk met diensten van 2 tot 3 uur, zodat niemand de hele markt achter een stand of bij de techniek staat.
Wanneer regel je de vergunning voor een kerstmarkt?: Controleer de vergunningen en meldingen direct nadat datum en locatie vaststaan, meestal 8 tot 12 weken vooraf. De exacte termijn verschilt per gemeente, dus wacht niet tot de promotie al is gestart.
Wanneer moet je de voorraad voor een kerstmarkt bestellen?: Bestel houdbare voorraad ongeveer 1 tot 2 weken vooraf en bevestig koelproducten en andere bederfelijke boodschappen uiterlijk 3 dagen voor de markt. Controleer de voorraadlijst opnieuw bij ontvangst en sla gekoelde producten direct gekoeld op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.