Cómo organizar un Mercado de Navidad sin contratiempos

Organizar un Mercado de Navidad empieza mucho antes de montar las carpas. Primero fija la fecha, el horario y la distribución del recinto; después reserva los puestos, revisa permisos y planifica la electricidad. En las semanas siguientes tendrás que coordinar a los expositores, gestionar inscripciones, preparar la comunicación y cerrar las necesidades de comida y bebida. El último control debe centrarse en pagos, señalización, inventario, almacenamiento en frío y reparto de voluntarios.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el horario
2
Definir la ubicación y la distribución del recinto
2 personas
3
Reservar puestos de mercado y carpas
4
Fijar los puntos de corriente y la ruta de cables
2 personas
5
Comprobar permisos y notificaciones
6
Distribuir los puestos de venta
2 personas
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Publicar promoción en redes sociales
9
Colgar pósters
2 personas
10
Gestionar inscripciones
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Confirmar las entregas de los expositores
13
Hacer la distribución de voluntarios
14
Crear lista de contactos para el equipo organizador
15
Crear la lista de reproducción musical
16
Preparar las actividades infantiles
2 personas
17
Crear listas de precios y señalización
2 personas
18
Preparar efectivo y cambio
19
Probar los terminales de pago
2 personas
20
Comprobar la lista de inventario
2 personas
21
Pedir la compra
2 personas
22
Recoger los materiales
3 personas
23
Recibir los víveres
2 personas
24
Clasificar existencias no perecederas
2 personas
25
Almacenar en frío los productos refrigerados
2 personas
26
Preparar aperitivos
4 personas
27
Clasificar la decoración
2 personas
28
Preparar los puestos del mercado
4 personas
29
Montar tiendas
6 personas
30
Colocar mesas y sillas
4 personas
31
Conectar la corriente
3 personas
32
Colgar la iluminación
4 personas
33
Colgar la decoración navideña
4 personas
34
Colocar el árbol de Navidad
3 personas
35
Conectar el equipo de música
2 personas
36
Probar el nivel de sonido
2 personas
37
Montar los puestos de venta
6 personas
38
Montar el buffet de catering
4 personas
39
Preparar bebidas calientes
3 personas
40
Montar aperitivos
3 personas
41
Colocar tarjetas con nombre en los stands
2 personas
42
Colocar la señalización
2 personas
43
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
44
Comprobar los baños
2 personas
45
Abrir puntos de pago
2 personas
46
Recibir a los expositores
3 personas
47
Realizar la última ronda de seguridad
3 personas

Evento

48
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
49
Atender los puestos
8 personas
50
Servir bebidas calientes
3 personas
51
Servir aperitivos
3 personas
52
Rellenar las bebidas
2 personas
53
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
54
Comprobar los baños
2 personas
55
Acompañar la actividad infantil
2 personas
56
Controlar la música
57
Recibir a Papá Noel
2 personas
58
Atender el rincón fotográfico
59
Comprobar el inventario
2 personas
60
Reponer los aperitivos
2 personas
61
Encender la iluminación
62
Informar a los visitantes sobre el cierre
2 personas
63
Cerrar ventas
3 personas
64
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

65
Guardar alimentos y bebidas de forma segura
3 personas
66
Cerrar las cajas
3 personas
67
Recoger la vajilla
3 personas
68
Recoger la basura
4 personas
69
Recoger mesas y sillas
4 personas
70
Retirar la decoración
4 personas
71
Apagar la iluminación
2 personas
72
Desmontar las tiendas
6 personas
73
Desmontar los puestos del mercado
4 personas
74
Retirar los cables de alimentación
3 personas
75
Limpiar el recinto
5 personas
76
Lavar la vajilla
3 personas
77
Procesar los productos refrigerados
2 personas
78
Inventariar materiales
2 personas
79
Devolver el material prestado
3 personas
80
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
81
Registrar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 12
Carpas de fiestacant. 6
Mesascant. 18
Sillas plegablescant. 40
Mesas altascant. 6
Manteles individualescant. 24
Biombo para vestuario

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 12
Lámparas LEDcant. 20
Luces para el árbol de Navidadcant. 4
Linternas a pilascant. 10
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 8

Decoración

Árbol de Navidad
Bolas de Navidadcant. 80
Guirnaldas de Navidadcant. 12
Coronas navideñascant. 6
Flores de Pascuacant. 10
Nieve artificialcant. 6
Belén
Fondo para fotos
Disfraz de Papá Noel
Tarjetas de nombrecant. 20
Carteles direccionalescant. 12
Carteles del programacant. 4

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonocant. 2
Terminales de pagocant. 3
Baterías externascant. 4
Termoscant. 8
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 6
Proyector de luces navideñascant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 180
Vasoscant. 180
Platoscant. 180
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 180
Cucharascant. 180
Bandejascant. 12
Cuencoscant. 24
Azucareroscant. 6
Jarras de lechecant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de cocinacant. 6
Cucharonescant. 12
Pinzascant. 8
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Bandejas de aluminiocant. 30
Recipientes herméticoscant. 12
Guantes de hornocant. 6
Bandejas para servircant. 12

Limpieza

Papeleracant. 12
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 4
Carros de limpiezacant. 2
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Portatoallascant. 6
Escobillas de bañocant. 4
Fregaderoscant. 3
Paños de limpieza reutilizablescant. 24
Contenedores de separación de residuoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la distribución del recinto antes de reservar puestos y carpas. Deja definidos los accesos, la zona infantil, los puntos de corriente y una ruta de cables protegida con alfombrillas para evitar cruces durante el montaje.
Confirma a cada expositor al menos 7 días antes qué entrega, a qué hora llega y qué necesita. Así podrás corregir huecos en los puestos y ajustar mesas, sillas o tomas eléctricas antes del día del mercado.
No dejes la promoción para la última semana: publica la información en redes sociales y coloca los pósteres con varias semanas de margen. Incluye horario, ubicación, programa y una forma clara de inscribirse.
Prepara los pagos 2 o 3 días antes. Comprueba los terminales, separa el efectivo y el cambio, y coloca las listas de precios y la señalización antes de que lleguen los visitantes.
Recibe y clasifica los suministros el día anterior o como mínimo varias horas antes de abrir. Guarda de inmediato los productos refrigerados en frío y mantén separados los productos no perecederos para que el equipo encuentre todo rápido.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Mercado de Navidad?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes, sobre todo si necesitas reservar puestos, carpas y equipos. Deja los permisos, las inscripciones y la distribución cerrados como máximo 3 semanas antes.
¿Cuándo hay que confirmar a los expositores?: Confirma las entregas, necesidades y horarios al menos 7 días antes del mercado. Haz una última comprobación 24 horas antes para detectar cambios o ausencias.
¿Cuándo se deben probar los terminales de pago?: Prueba todos los terminales entre 2 y 3 días antes y vuelve a comprobarlos el mismo día de apertura. Prepara también efectivo y cambio con varias horas de margen.
¿Cuándo hay que preparar la electricidad de un Mercado de Navidad?: Define los puntos de corriente y la ruta de cables al diseñar el recinto, idealmente 3 o 4 semanas antes. Revisa alargadores, regletas y protección de cables durante el montaje, al menos 2 horas antes de abrir.

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