Weihnachtsmarkt organisieren: der richtige Ablauf

Ein Weihnachtsmarkt steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst legst du Datum, Öffnungszeiten und Gelände fest, danach organisierst du Stände, Genehmigungen und Strom. Anschließend folgen Aussteller, Werbung, Helfer, Waren und das Bezahlen vor Ort. Plane die letzten Kontrollen nicht erst am Veranstaltungstag ein. Besonders Lieferungen, Kühlprodukte, Wechselgeld und Kabelwege werden häufig zu spät geprüft.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Öffnungszeiten festlegen
2
Location und Geländeaufteilung festlegen
2 Personen
3
Marktstände und Zelte reservieren
4
Stromanschlüsse und Kabelverlauf festlegen
2 Personen
5
Genehmigungen und Meldungen prüfen
6
Verkaufsstände einteilen
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Werbung in sozialen Medien posten
9
Poster aufhängen
2 Personen
10
Anmeldungen bearbeiten
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Lieferungen der Aussteller bestätigen
13
Volunteer-Einteilung erstellen
14
Kontaktliste für das Organisationsteam erstellen
15
Musik-Playlist zusammenstellen
16
Kinderaktivitäten vorbereiten
2 Personen
17
Preisliste und Wegweiser erstellen
2 Personen
18
Bargeld und Wechselgeld organisieren
19
Bezahlterminals testen
2 Personen
20
Bestandsliste prüfen
2 Personen
21
Einkäufe bestellen
2 Personen
22
Materialien abholen
3 Personen
23
Lebensmittel annehmen
2 Personen
24
Lagerbestände sortieren
2 Personen
25
Kühlprodukte gekühlt lagern
2 Personen
26
Snacks vorbereiten
4 Personen
27
Dekoration sortieren
2 Personen
28
Marktstände aufbauen
4 Personen
29
Zelte aufbauen
6 Personen
30
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
31
Strom anschließen
3 Personen
32
Beleuchtung aufhängen
4 Personen
33
Weihnachtsdekoration aufhängen
4 Personen
34
Weihnachtsbaum aufstellen
3 Personen
35
Musikanlage anschließen
2 Personen
36
Lautstärke testen
2 Personen
37
Verkaufsstände einrichten
6 Personen
38
Cateringbuffet einrichten
4 Personen
39
Heißgetränke vorbereiten
3 Personen
40
Snacks auslegen
3 Personen
41
Namensschilder für Stände aufstellen
2 Personen
42
Beschilderung anbringen
2 Personen
43
Müllstationen aufstellen
2 Personen
44
Toiletten kontrollieren
2 Personen
45
Bezahlstationen öffnen
2 Personen
46
Aussteller empfangen
3 Personen
47
Letzte Sicherheitsrunde durchführen
3 Personen

Event

48
Besucher begrüßen
3 Personen
49
Stände betreuen
8 Personen
50
Heiße Getränke servieren
3 Personen
51
Snacks servieren
3 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Mülleimer leeren
2 Personen
54
Toiletten kontrollieren
2 Personen
55
Kinderaktivität betreuen
2 Personen
56
Musik bedienen
57
Weihnachtsmann empfangen
2 Personen
58
Fotoecke betreuen
59
Bestand prüfen
2 Personen
60
Snacks nachfüllen
2 Personen
61
Beleuchtung einschalten
62
Besucher über Schließung informieren
2 Personen
63
Verkauf abschließen
3 Personen
64
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

65
Speisen und Getränke sicher lagern
3 Personen
66
Kassen abschließen
3 Personen
67
Geschirr sammeln
3 Personen
68
Abfall sammeln
4 Personen
69
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
70
Dekoration entfernen
4 Personen
71
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
72
Zelte abbauen
6 Personen
73
Marktstände abbauen
4 Personen
74
Stromkabel entfernen
3 Personen
75
Gelände reinigen
5 Personen
76
Geschirr abwaschen
3 Personen
77
Kühlprodukte verarbeiten
2 Personen
78
Materialien inventarisieren
2 Personen
79
Geliehene Materialien zurückgeben
3 Personen
80
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
81
Fundgegenstände registrieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 12
PartyzelteAnz. 6
TischeAnz. 18
KlappstühleAnz. 40
StehtischeAnz. 6
TischdeckenAnz. 24
Umkleideschirm

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 12
LED-LampenAnz. 20
WeihnachtsbaumbeleuchtungAnz. 4
BatterielaternenAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 8

Dekoration

Weihnachtsbaum
WeihnachtskugelnAnz. 80
WeihnachtsgirlandenAnz. 12
WeihnachtskränzeAnz. 6
WeihnachtssterneAnz. 10
KunstschneeAnz. 6
Krippe
Foto-Hintergrund
Weihnachtsmannkostüm
NamensschilderAnz. 20
WegweiserAnz. 12
ProgrammschilderAnz. 4

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofonAnz. 2
KartenterminalsAnz. 3
PowerbanksAnz. 4
ThermoskannenAnz. 8
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
WeihnachtslichtprojektorAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 180
GläserAnz. 180
TellerAnz. 180
GabelnAnz. 180
MesserAnz. 180
LöffelAnz. 180
TablettsAnz. 12
SchälchenAnz. 24
ZuckerschälchenAnz. 6
MilchkännchenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
ServierlöffelAnz. 12
ZangenAnz. 8
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
AluminiumschalenAnz. 30
FrischhaltedosenAnz. 12
OfenhandschuheAnz. 6
ServierplattenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
WischsetsAnz. 3
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 4
ReinigungswagenAnz. 2
HandseifenspenderAnz. 6
HandtuchhalterAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4
SpülbeckenAnz. 3
Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 24
AbfalltrennbehälterAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Geländeaufteilung und Stromplan fest, bevor du Marktstände und Partyzelte reservierst. Zeichne ein, wo Verlängerungskabel verlaufen und welche Kabelmatten Stolperstellen abdecken.
Prüfe Genehmigungen und Meldungen mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Weihnachtsmarkt. Kläre außerdem früh, welche Aussteller welche Waren anbieten und wann sie liefern.
Erstelle die Einteilung der Verkaufsstände erst nach den Anmeldungen und bestätige jede Lieferung spätestens 7 Tage vorher. So fehlen am Aufbautag weder Standplätze noch Waren.
Teste Kartenterminals, Lautsprecher, Mischpult und Mikrofon 1 bis 2 Tage vor der Öffnung. Organisiere Bargeld und Wechselgeld getrennt und halte eine aktuelle Kontaktliste des Teams bereit.
Plane den Aufbau mit festen Zeitfenstern: Beleuchtung, Dekoration und Wegweiser zuerst, Lebensmittel zuletzt. Kühlprodukte müssen nach der Annahme sofort gekühlt und Lagerbestände nach Kategorien sortiert werden.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Weihnachtsmarkt organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Gelände, Genehmigungen und Standreservierungen. Werbung, Anmeldungen und Helfer lassen sich danach zuverlässig planen.
Wann sollte man die Genehmigungen für einen Weihnachtsmarkt prüfen?: Prüfe die nötigen Genehmigungen mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Je nach Gelände, Verkaufsangebot und Musik können zusätzliche Meldungen erforderlich sein.
Wie viele Helfer braucht ein Weihnachtsmarkt?: Plane pro Verkaufsstand mindestens eine verantwortliche Person und zusätzlich 2 bis 4 Helfer für Aufbau, Einlass, Nachschub und Abbau ein. Teile die Schichten spätestens 7 Tage vorher ein.
Wann sollte man die Technik für den Weihnachtsmarkt testen?: Teste Kartenterminals, Lautsprecher, Mikrofon und Beleuchtung 1 bis 2 Tage vor der Öffnung. Prüfe am Veranstaltungstag zusätzlich Kabelverlauf, Stromanschlüsse und Ersatzbatterien.

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