Zo organiseer je een kerstmarkt zonder last-minute problemen

Begin met de datum, locatie en vergunningen; pas daarna leg je kraamhouders, leveranciers en het programma vast. Een kerstmarkt vraagt daarnaast om een vroeg stroomplan, een duidelijke kraamindeling en genoeg mensen voor opbouw, kassa, catering en opruimen. Verzamel dieetwensen vooraf en deel route- en parkeerinformatie met bezoekers en kraamhouders. In de laatste week draait alles om controles: weersverwachting, voorraad, betaalmiddelen, decoratie en de beschikbaarheid van warme dranken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Vergunningen controleren
3
Stroomaansluiting reserveren
4
Afvalinzameling regelen
5
Kraamhouders uitnodigen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Kraamindeling maken
2 personen
10
Programma opstellen
2 personen
11
Vrijwilligers werven
2 personen
12
Takenrooster maken
2 personen
13
Leveranciers bevestigen
14
Betalingsmiddelen regelen
15
Weersverwachting volgen
16
Route- en parkeerinformatie delen
17
Kraamhouders herinneren
18
Voorraad controleren
2 personen
19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Verse producten ophalen
2 personen
22
Dranken koud zetten
2 personen
23
Kerstdecoratie sorteren
2 personen
24
Kassageld voorbereiden
2 personen

Event

25
Terrein vrijmaken
4 personen
26
Kramen uitladen
6 personen
27
Partytenten opbouwen
6 personen
28
Marktkramen opstellen
6 personen
29
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
30
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
31
Verlichting ophangen
4 personen
32
Kabels veilig afwerken
2 personen
33
Versiering ophangen
4 personen
34
Menuborden plaatsen
2 personen
35
Kassa inrichten
2 personen
36
Koelkisten vullen
2 personen
37
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
38
Warme gerechten voorbereiden
4 personen
39
Hapjes voorbereiden
3 personen
40
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
41
Kraamhouders ontvangen
2 personen
42
Kraamplaatsen aanwijzen
2 personen
43
Kraamhouders helpen opbouwen
4 personen
44
Opening voorbereiden
2 personen
45
Bezoekers verwelkomen
3 personen
46
Consumpties verkopen
4 personen
47
Warme dranken serveren
3 personen
48
Hapjes serveren
3 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Buffetvoorraad aanvullen
2 personen
51
Afvalbakken legen
2 personen
52
Toiletten controleren
2 personen
53
Servies afwassen
2 personen
54
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
55
Kassa afsluiten
2 personen
56
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
57
Kraamhouders laten afbreken
4 personen
58
Eten en drinken veilig opbergen
2 personen

Nazorg

59
Kramen afbreken
6 personen
60
Partytenten afbreken
6 personen
61
Meubilair terugbrengen
4 personen
62
Verlichting verwijderen
3 personen
63
Decoratie opruimen
3 personen
64
Afval verzamelen
4 personen
65
Terrein schoonmaken
4 personen
66
Servies en materiaal reinigen
3 personen
67
Overgebleven voorraad sorteren
2 personen
68
Koelmaterialen legen
2 personen
69
Materialen tellen
2 personen
70
Geleende spullen retourneren
2 personen
71
Afval laten ophalen
72
Onbetaalde facturen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 12
Klaptafelsaantal 14
Statafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 50
Biertafelsaantal 6
Kleedjes voor tafelsaantal 20
Kraamwandenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 12
LED-lantaarnsaantal 16
LED-kaarsenaantal 30
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 4
Chafing dishesaantal 4
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Betaalterminalsaantal 2
Kassaboxenaantal 2
Brandblussersaantal 3
Handmicrofoonsaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Soepkommenaantal 80
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 10
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 6
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Tangenaantal 8
Gardeaantal 4
Schalenaantal 12
Voorraadbakkenaantal 12
Ovenwantenaantal 6
Keukenhanddoekenaantal 12

Decoratie

Kerstbomenaantal 3
Kerstballenaantal 80
Kerstslingersaantal 20
Kerstkransenaantal 6
Kerstfigurenaantal 10
Kersttafeldecoratieaantal 12
Naambordhoudersaantal 15
Pijlbordenaantal 10
Menubordenaantal 8
Krijtbordenaantal 6
Krijtstiftenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 4
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezemsaantal 6
Vuilniscontainersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg stroom en kabelroutes vast voordat je kramen indeelt. Tel koffiezetapparaten, waterkokers, verlichting en betaalterminals bij elkaar op en gebruik kabelgoten op looproutes; een enkele gereserveerde aansluiting blijkt vaak te weinig.
Maak de kraamindeling uiterlijk één week vooraf en stuur die samen met route- en parkeerinformatie naar alle kraamhouders. Zo voorkom je dat meerdere kramen tegelijk dezelfde laadplek of ingang nodig hebben.
Plan vrijwilligers in blokken van minimaal twee uur en zet per blok minstens één persoon bij de kassa of betaalterminals. Regel daarnaast een aparte ploeg voor opbouw en terrein vrijmaken, zodat de verkoop niet stilvalt.
Zet dranken pas op het juiste moment koud, maar controleer thermoskannen, koffiezetapparaten, servies en warmhoudbakken al 24 uur vooraf. Warme soep en drank vragen extra voorbereiding wanneer er ook dieetwensen zijn verzameld.
Volg de weersverwachting vanaf drie dagen voor de markt en controleer dan partytenten, kraamwanden, verlichting en brandblussers. Bereid een alternatief voor harde wind of regen voor; decoratie en elektriciteit worden anders vaak pas op de ochtend zelf een probleem.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kerstmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en stroom. Nodig kraamhouders en vrijwilligers uiterlijk 6 weken vooraf uit, zodat je tijd houdt voor aanmeldingen en een takenrooster.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kerstmarkt?: Reken voor een kleine kerstmarkt op minimaal 1 vrijwilliger per 10 tot 15 kramen, plus aparte mensen voor opbouw, kassa en opruimen. Werk met diensten van 2 tot 3 uur, zodat de bezetting gedurende de hele openingstijd blijft staan.
Wanneer maak je de kraamindeling van een kerstmarkt?: Maak een eerste indeling zodra de aanmeldingen binnen zijn en leg de definitieve versie 7 dagen vooraf vast. Houd rekening met stroompunten, loopruimte, catering, betaalpunten en een vrije route voor bevoorrading.
Hoe regel je stroom op een kerstmarkt?: Inventariseer uiterlijk 4 weken vooraf het vermogen van verlichting, koffiezetapparaten, waterkokers, warmhoudbakken en betaalapparatuur. Reserveer daarna de aansluiting en leg verlengkabels, stekkerdozen en kabelgoten zo aan dat bezoekers er niet over kunnen struikelen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.