Weihnachtsmarkt organisieren: Schritt für Schritt planen

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Kläre Genehmigungen und den Stromanschluss mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Für Lichterketten, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Warmhaltebehälter brauchst du eine belastbare Anschlussplanung statt einzelner Verlängerungskabel.
• Lade Standbetreiber früh ein und verschicke die Einladungen etwa 6 Wochen vorher. Frage dabei direkt nach Ernährungswünschen, benötigter Standfläche und dem jeweiligen Strombedarf, damit die Standaufteilung nicht kurz vor dem Markt neu gemacht werden muss.
• Erstelle den Aufgabenplan spätestens 3 Wochen vor dem Weihnachtsmarkt. Teile Aufbau, Einlass, Kassen, Programm, Nachfüllen und Abbau einzelnen Personen zu; eine allgemeine Helferliste reicht bei mehreren Marktständen meist nicht aus.
• Prüfe 3 bis 5 Tage vorher Bestand und Einkaufsliste und hole frische Produkte erst kurz vor dem Termin ab. Getränke, Kühlboxen, Thermoskannen, Kaffeetassen, Gläser und Suppenschalen werden häufig vollständig eingeplant, aber nicht rechtzeitig bereitgestellt.
• Verfolge die Wettervorhersage ab 7 Tagen vor dem Termin täglich und teile Routen- und Parkinformationen spätestens 2 Tage vorher. Kontrolliere am Veranstaltungstag außerdem Kabelkanäle, Feuerlöscher, Beleuchtung, Kassengeld und die freie Fläche für Flucht- und Lieferwege.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Weihnachtsmarkt organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Strom. Standbetreiber und Helfer sollten etwa 6 Wochen vor dem Termin feststehen.

Wie viele Helfer braucht ein Weihnachtsmarkt?

Plane pro gleichzeitig betreutem Bereich mindestens 2 Personen ein und ergänze 2 bis 3 Springer für Nachschub, Kassen oder Ausfälle. Für Aufbau und Abbau solltest du jeweils mindestens 90 Minuten eigene Helferzeit einplanen.

Wann soll man die Standbetreiber an einen Weihnachtsmarkt erinnern?

Schicke die erste Einladung etwa 6 Wochen vorher und eine verbindliche Erinnerung 7 bis 10 Tage vor dem Termin. Darin sollten Standnummer, Aufbauzeit, Parkweg, Stromanschluss und Ansprechpartner stehen.

Wie viel Getränke braucht man für einen Weihnachtsmarkt?

Rechne bei einer zweistündigen Veranstaltung mit etwa 2 Getränken pro erwachsenem Besucher; bei kaltem Wetter zusätzlich mit warmen Getränken. Halte mindestens 10 bis 15 Prozent Reserve ein und stelle Kühlung sowie Warmhaltebehälter am Vortag bereit.

Ähnliche Pläne

• Einkaufsliste für ein 10-jähriges Jubiläum
• Ein 10-jähriges Jubiläum Schritt für Schritt organisieren
• Checkliste für das 10-jährige Jubiläum
• Was du für ein 100-jähriges Jubiläum brauchst