Cómo organizar un Mercado de Navidad sin imprevistos

Un Mercado de Navidad se organiza en un orden muy concreto: primero se cierran la fecha, el lugar y los permisos; después se confirman expositores, proveedores y necesidades técnicas. La distribución de los puestos debe estar lista antes de preparar el programa y los turnos de voluntariado. En la última semana conviene revisar electricidad, residuos, pagos, inventario y previsión meteorológica. Este plan reúne 72 tareas y 62 materiales para llegar al montaje con todo comprobado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Comprobar permisos
3
Reservar conexión eléctrica
4
Organizar la recogida de residuos
5
Invitar a los expositores
2 personas
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Hacer la distribución de los puestos
2 personas
10
Elaborar el programa
2 personas
11
Reclutar voluntarios
2 personas
12
Hacer el horario de tareas
2 personas
13
Confirmar proveedores
14
Gestionar los medios de pago
15
Seguir la previsión del tiempo
16
Compartir información sobre rutas y aparcamiento
17
Recordar a los expositores
18
Comprobar el inventario
2 personas
19
Comprobar la lista de la compra
2 personas
20
Hacer la compra
3 personas
21
Recoger productos frescos
2 personas
22
Enfriar las bebidas
2 personas
23
Clasificar decoración navideña
2 personas
24
Preparar el dinero de caja
2 personas

Evento

25
Despejar el recinto
4 personas
26
Descargar los puestos
6 personas
27
Montar las carpas
6 personas
28
Montar puestos de mercado
6 personas
29
Colocar mesas y sillas
4 personas
30
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
31
Colgar la iluminación
4 personas
32
Asegurar correctamente los cables
2 personas
33
Colgar la decoración
4 personas
34
Colocar los carteles del menú
2 personas
35
Preparar la caja
2 personas
36
Llenar las neveras portátiles
2 personas
37
Preparar café y té
3 personas
38
Preparar platos calientes
4 personas
39
Preparar aperitivos
3 personas
40
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
41
Recibir a los titulares de los puestos
2 personas
42
Asignar puestos del mercado
2 personas
43
Ayudar a montar los puestos
4 personas
44
Preparar la inauguración
2 personas
45
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
46
Vender consumiciones
4 personas
47
Servir bebidas calientes
3 personas
48
Servir aperitivos
3 personas
49
Rellenar las bebidas
2 personas
50
Reponer el stock del buffet
2 personas
51
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
52
Comprobar los baños
2 personas
53
Lavar la vajilla
2 personas
54
Apoyar a los titulares de los puestos
2 personas
55
Cerrar la caja
2 personas
56
Despedir a los visitantes
3 personas
57
Desmontaje por parte de los expositores
4 personas
58
Guardar alimentos y bebidas de forma segura
2 personas

Seguimiento

59
Desmontar los puestos
6 personas
60
Desmontar las carpas
6 personas
61
Devolver el mobiliario
4 personas
62
Retirar la iluminación
3 personas
63
Retirar la decoración
3 personas
64
Recoger la basura
4 personas
65
Limpiar el recinto
4 personas
66
Limpiar la vajilla y el material
3 personas
67
Clasificar el stock sobrante
2 personas
68
Vaciar el material de refrigeración
2 personas
69
Contar los materiales
2 personas
70
Devolver los objetos prestados
2 personas
71
Recoger la basura
72
Reunir facturas impagadas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 12
Mesas plegablescant. 14
Mesas altascant. 4
Sillas plegablescant. 50
Mesas de cervezacant. 6
Manteles para mesascant. 20
Paredes del standcant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 12
Faroles LEDcant. 16
Velas LEDcant. 30
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Bandejas para mantener calientecant. 4
Chafing dishescant. 4
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Terminales de pagocant. 2
Cajas de cajacant. 2
Extintorescant. 3
Micrófonos de manocant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 120
Platoscant. 120
Tazones para sopacant. 80
Cuchilloscant. 120
Tenedorescant. 120
Cucharascant. 120
Cucharonescant. 10
Bandejas de serviciocant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 6
Cuencos para mezclarcant. 8
Jarras medidorascant. 4
Pinzascant. 8
Batidor de varillascant. 4
Bandejascant. 12
Cajas de almacenamientocant. 12
Guantes de hornocant. 6
Paños de cocinacant. 12

Decoración

Árboles de Navidadcant. 3
Bolas de Navidadcant. 80
Guirnaldas de Navidadcant. 20
Coronas navideñascant. 6
Figuras navideñascant. 10
Decoración navideña para la mesacant. 12
Portanombrescant. 15
Carteles direccionalescant. 10
Carteles del menúcant. 8
Pizarrascant. 6
Rotuladores de tizacant. 12

Limpieza

Papeleracant. 12
Pinzas para residuoscant. 4
Cuboscant. 6
Fregonascant. 6
Escobascant. 6
Contenedores de basuracant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el recinto y los permisos antes de invitar a los expositores. Reserva también la conexión eléctrica y define con antelación quién gestionará la recogida de residuos.
Pide las inscripciones y las preferencias dietéticas con al menos 3 semanas de margen. Así puedes asignar los puestos, calcular comida y comunicar el programa sin cambios de última hora.
Diseña la distribución pensando en cables, circulación y colas: deja libres los accesos y protege los alargadores con canaletas. Comprueba que cada puesto tenga mesas, iluminación y espacio de trabajo antes de abrir.
Confirma proveedores y medios de pago 7 días antes. Prepara terminales, cajas de caja y dinero en efectivo, y prueba la conexión de los pagos al menos un día antes del mercado.
Haz una revisión final el día anterior: enfría las bebidas, recoge los productos frescos, clasifica la decoración y comprueba extintores, termos, vajilla e inventario. Consulta la previsión y envía a expositores la información sobre rutas, aparcamiento y horario de llegada.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Mercado de Navidad?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Los permisos, la electricidad, los expositores y los proveedores suelen necesitar más tiempo que la decoración y la compra final.
¿Cuándo hay que confirmar a los expositores de un Mercado de Navidad?: Cierra las inscripciones unas 3 semanas antes y confirma puesto, horario de llegada y necesidades eléctricas. Envía un recordatorio final 7 días antes y otro mensaje con las instrucciones prácticas el día anterior.
¿Qué hay que preparar el día antes de un Mercado de Navidad?: Enfría las bebidas, recoge los productos frescos, prepara el dinero de caja y revisa el inventario completo. También conviene probar los terminales de pago, comprobar la iluminación y dejar lista la decoración.
¿Cómo organizar un Mercado de Navidad si llueve?: Consulta la previsión al menos 3 días antes y vuelve a revisarla la víspera. Prepara carpas, canaletas para cables y un mensaje con rutas y aparcamiento; si el recinto cambia, informa a expositores y voluntarios antes de que salgan.

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