So organisierst du einen Weihnachtsmarkt

Ein Weihnachtsmarkt steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Zuerst legst du Datum, Öffnungszeiten und die Aufteilung des Geländes fest, danach folgen Standbetreiber, Anmeldungen und Lieferungen. Plane die Infrastruktur nicht erst für den Aufbautag. Zelte, Marktstände, Tische, Beleuchtung und Strom müssen vorab zusammenpassen. Besonders häufig fehlen Wechselgeld, beschriftete Kassen, warme Getränke, Verlängerungskabel oder ein aktueller Helferplan.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Öffnungszeiten festlegen
2
Location und Geländeaufteilung festlegen
2 Personen
3
Standbetreiber kontaktieren
2 Personen
4
Standbetreiber registrieren
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Standaufteilung veröffentlichen
9
Wettervorhersage prüfen
10
Lieferungen mit Lieferanten abstimmen
11
Reservierungen bestätigen
12
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
13
Kontaktliste ausdrucken
14
Namensschilder vorbereiten
15
Lageplan und Beschilderung drucken
16
Bargeld und Wechselgeld organisieren
2 Personen
17
Einkaufen gehen
3 Personen
18
Lagerbestände sortieren
2 Personen
19
Frische Produkte prüfen
2 Personen
20
Weihnachtsdekoration sortieren
2 Personen
21
Stände und Zelte bereitstellen
4 Personen
22
Gelände absperren
2 Personen
23
Partyzelte aufbauen
6 Personen
24
Stände aufbauen
6 Personen
25
Tische aufstellen
4 Personen
26
Stühle und Sitzplätze aufstellen
3 Personen
27
Beleuchtung aufhängen
4 Personen
28
Strom anschließen
3 Personen
29
Beschilderung anbringen
2 Personen
30
Dekoration aufhängen
4 Personen
31
Standbetreiber empfangen
3 Personen
32
Standbetreiber zum Platz begleiten
3 Personen
33
Standbetreiber aufbauen lassen
6 Personen
34
Kaffee und Tee vorbereiten
3 Personen
35
Warme Getränke bereitstellen
3 Personen
36
Snacks vorbereiten
4 Personen
37
Buffettische einrichten
3 Personen
38
Kasse und Kartenlesegerät testen
2 Personen
39
Müllstationen aufstellen
2 Personen
40
Toiletten kontrollieren
2 Personen
41
Eröffnungscheck durchführen
3 Personen

Event

42
Besucher begrüßen
3 Personen
43
Infostand besetzen
2 Personen
44
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
45
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
46
Heiße Schokolade servieren
3 Personen
47
Glühwein ausschenken
3 Personen
48
Snacks servieren
3 Personen
49
Getränke kalt stellen
2 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Buffet nachfüllen
2 Personen
52
Mülleimer leeren
2 Personen
53
Tische sauber halten
2 Personen
54
Toiletten zwischendurch kontrollieren
55
Beleuchtung kontrollieren
56
Kasse abschließen
2 Personen
57
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

58
Standbetreiber beim Abbau unterstützen
6 Personen
59
Vorräte sicher verstauen
3 Personen
60
Geschirr einsammeln
2 Personen
61
Geschirr abwaschen
3 Personen
62
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
63
Zelte abbauen
6 Personen
64
Beleuchtung entfernen
3 Personen
65
Dekoration entfernen
3 Personen
66
Gelände reinigen
4 Personen
67
Abfall getrennt entsorgen
2 Personen
68
Materialien inventarisieren
2 Personen
69
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
70
Kühlboxen und Geräte reinigen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 6
MarktständeAnz. 12
TischeAnz. 14
KlappstühleAnz. 40
StehtischeAnz. 8
KassentischeAnz. 2
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 12
LED-LampenAnz. 20
BatterielaternenAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 4
GlühweinwärmerAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
KartenlesegeräteAnz. 2
KassenboxenAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8

Geschirr

KaffeetassenAnz. 150
GlühweintassenAnz. 150
GläserAnz. 150
TellerAnz. 180
SchälchenAnz. 80
BestecksetsAnz. 180
ServiertablettsAnz. 12

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
MessbecherAnz. 4
SuppenkellenAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
RührschüsselnAnz. 6
TablettsAnz. 10

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 4
WeihnachtskugelnAnz. 80
WeihnachtskränzeAnz. 8
WeihnachtstischläuferAnz. 16
WeihnachtsfigurenAnz. 12
HolzkistenAnz. 20
StofftischdeckenAnz. 16
KreidetafelnAnz. 14
AufstellerAnz. 6
NamenskartenständerAnz. 14

Catering

ThermotransportboxenAnz. 4
GetränkespenderAnz. 4
BrotkörbeAnz. 8
KühlelementeAnz. 24
VorratsboxenAnz. 16

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
AbfalltrennbehälterAnz. 4
BesensetsAnz. 3
BodenabzieherAnz. 2
EimerAnz. 6
PutzlappenAnz. 30
HandfegerAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 3

Sicherheit

Rutschfeste MattenAnz. 12
KabelmattenAnz. 12
ArbeitshandschuheAnz. 12
TaschenlampenAnz. 6
FeuerlöscherAnz. 4

Verwaltung

NamensschilderAnz. 40
StifteAnz. 30
KlemmbretterAnz. 6
KassenbonrollenAnz. 12
WechselgeldkassenAnz. 2
ArmbänderAnz. 200

Beschilderung

WegweiserAnz. 12
InfotafelnAnz. 8
StandnummernAnz. 14
AbfallschilderAnz. 10

Einkäufe

Einkäufe

Tipps

Lege Standflächen früh fest und veröffentliche den Lageplan erst, wenn Zu- und Absagen verarbeitet sind. So vermeidest du, dass ein Stand am Aufbautag umziehen muss.
Plane pro Verkaufs- oder Getränkestand einen eigenen Kassentisch und eine verantwortliche Person ein. Bargeld, Wechselgeld und Kartenlesegeräte sollten spätestens am Vortag geprüft werden.
Kläre Lieferzeiten mit allen Lieferanten und reserviere Lagerboxen oder Kühlboxen für empfindliche Ware. Frische Produkte kontrollierst du am Veranstaltungstag vor dem ersten Verkauf.
Teste Lichterketten, LED-Lampen, Batterielaternen und Verlängerungskabel vor dem Aufbau. Für jeden beleuchteten Bereich sollte feststehen, woher der Strom kommt und wer die Kabel sichert.
Erstelle den Freiwilligenplan mit festen Schichten und drucke Kontaktliste, Namensschilder, Beschilderung und Lageplan aus. Wetterprüfung und eine letzte Sicherheitskontrolle gehören spätestens am Morgen des Marktes dazu.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Weihnachtsmarkt organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Öffnungszeiten, Gelände und Standbetreibern. Vier Wochen vor dem Termin sollten Anmeldungen, Standaufteilung und erste Lieferabsprachen feststehen.
Wie viele Helfer braucht ein Weihnachtsmarkt?: Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Stand oder Kassenbereich und zusätzlich 2 bis 4 Helfer für Aufbau, Nachschub und Abbau ein. Bei Schichten von 3 bis 4 Stunden brauchst du für jede Schicht eine eigene Besetzung.
Was muss man für einen Weihnachtsmarkt am Vortag vorbereiten?: Bereite Namensschilder, Kontaktliste, Lageplan, Beschilderung, Kassenboxen und Wechselgeld am Vortag vor. Prüfe außerdem Beleuchtung, Kartenlesegeräte, Warmhaltebehälter und die Vollständigkeit der Tassen, Teller und Bestecksets.
Wann baut man die Stände und Zelte für einen Weihnachtsmarkt auf?: Beginne je nach Geländegröße mindestens 4 bis 6 Stunden vor der Öffnung mit Absperrungen, Zelten, Marktständen und Tischen. Die Beleuchtung, Kassen und warmen Getränke sollten spätestens 60 Minuten vor Beginn einsatzbereit sein.

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