Organiser un marché de Noël sans rien laisser au dernier moment

Un marché de Noël se prépare d’abord sur le papier, puis sur le terrain. Commencez par fixer les horaires, mesurer l’espace disponible et définir le nombre de stands avant de contacter les exposants. Les inscriptions, les besoins alimentaires et les livraisons doivent être centralisés dans un même suivi. La dernière semaine sert surtout à confirmer, imprimer, répartir les bénévoles et vérifier la météo. Le jour J, prévoyez une équipe distincte pour le montage, l’accueil et la caisse.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2
Déterminer le site et l’agencement du terrain
2 personnes
3
Contacter les exposants
2 personnes
4
Enregistrer les exposants
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Publier la répartition des stands
9
Vérifier les prévisions météo
10
Coordonner les livraisons avec les fournisseurs
11
Confirmer les réservations
12
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
13
Imprimer la liste de contacts
14
Préparer les badges nominatifs
15
Imprimer le plan et la signalétique
16
Gérer l'argent liquide et la monnaie
2 personnes
17
Faire les courses
3 personnes
18
Trier les denrées non périssables
2 personnes
19
Contrôler les produits frais
2 personnes
20
Trier les décorations de Noël
2 personnes
21
Installer les stands et les tentes
4 personnes
22
Balisage du site
2 personnes
23
Monter les tentes de réception
6 personnes
24
Monter les stands
6 personnes
25
Installer les tables
4 personnes
26
Installer les chaises et les places assises
3 personnes
27
Installer l'éclairage
4 personnes
28
Brancher l’électricité
3 personnes
29
Installer la signalisation
2 personnes
30
Suspendre la décoration
4 personnes
31
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
32
Accompagner les exposants à leur emplacement
3 personnes
33
Laisser les exposants s’installer
6 personnes
34
Préparer le café et le thé
3 personnes
35
Préparer les boissons chaudes
3 personnes
36
Préparer les en-cas
4 personnes
37
Installer les tables de buffet
3 personnes
38
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
39
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
40
Vérifier les toilettes
2 personnes
41
Effectuer le contrôle d’ouverture
3 personnes

Événement

42
Accueillir les visiteurs
3 personnes
43
Tenir le point d'information
2 personnes
44
Soutenir les exposants
2 personnes
45
Servir le café et le thé
3 personnes
46
Servir du chocolat chaud
3 personnes
47
Servir du vin chaud
3 personnes
48
Servir des amuse-bouches
3 personnes
49
Mettre les boissons au frais
2 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Garder les tables propres
2 personnes
54
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
55
Vérifier l'éclairage
56
Clôturer la caisse
2 personnes
57
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

58
Faire démonter les stands
6 personnes
59
Ranger le stock en lieu sûr
3 personnes
60
Rassembler la vaisselle
2 personnes
61
Faire la vaisselle
3 personnes
62
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
63
Démonter les tentes
6 personnes
64
Retirer l'éclairage
3 personnes
65
Retirer la décoration
3 personnes
66
Nettoyer le site
4 personnes
67
Évacuer les déchets en tri sélectif
2 personnes
68
Inventorier le matériel
2 personnes
69
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
70
Nettoyer les glacières et le matériel
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 6
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 14
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 8
Tables de caisseqté 2
Boîtes de rangementqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes LEDqté 20
Lampes à pilesqté 10
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bains-marieqté 4
Réchauffeurs à vin chaudqté 2
Glacièresqté 6
Terminaux de paiementqté 2
Caissesqté 2
Thermosqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 150
Tasses à vin chaudqté 150
Verresqté 150
Assiettesqté 180
Petits bolsqté 80
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Verres doseursqté 4
Louches à soupeqté 4
Pince de serviceqté 8
Saladiersqté 6
Plateauxqté 10

Décoration

Sapins de Noëlqté 4
Boules de Noëlqté 80
Couronnes de Noëlqté 8
Chemins de table de Noëlqté 16
Personnages de Noëlqté 12
Caisses en boisqté 20
Nappes en tissuqté 16
Panneaux en ardoiseqté 14
Chevalets de trottoirqté 6
Présentoirs pour cartes nominativesqté 14

Catering

Caisses de transport thermiquesqté 4
Distributeurs de boissonsqté 4
Corbeilles à painqté 8
Pains de glaceqté 24
Bacs de stockageqté 16

Nettoyage

Poubellesqté 10
Bacs de tri des déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 6
Chiffons de nettoyageqté 30
Balais à mainqté 4
Brosses de toilettesqté 3

Sécurité

Tapis antidérapantsqté 12
Passe-câblesqté 12
Gants de travailqté 12
Lampes de pocheqté 6
Extincteursqté 4

Administration

Badges nominatifsqté 40
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 6
Rouleaux de tickets de caisseqté 12
Caisses à monnaieqté 2
Braceletsqté 200

Signalétique

Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d'informationqté 8
Numéros des standsqté 14
Panneaux pour les déchetsqté 10

Courses

Courses

Conseils

Bloquez la date et les horaires au moins 8 semaines à l’avance. Gardez une marge pour l’installation des tentes, des stands et des tables avant l’ouverture au public.
Contactez les exposants avant de publier le plan des stands. Demandez dans le même formulaire leurs besoins électriques, alimentaires et de livraison, puis envoyez la répartition définitive au plus tard 7 jours avant l’événement.
Préparez l’éclairage comme un point de sécurité, pas comme une simple décoration. Testez les guirlandes, lampes LED, rallonges et multiprises la veille, et gardez des lampes à piles pour les zones éloignées des prises.
Calculez la caisse séparément des achats. Prévoyez de la monnaie dès l’ouverture, vérifiez les terminaux de paiement et notez qui conserve les espèces à chaque changement de bénévole.
Faites une répétition du montage avec le plan imprimé 1 à 2 jours avant. Contrôlez notamment les machines à café, bouilloires, bains-marie, réchauffeurs à vin chaud, thermos et vaisselle avant l’arrivée des exposants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les 4 premières semaines servent à fixer le site et recruter les exposants ; la dernière semaine est réservée aux confirmations, aux impressions, aux achats et au planning des bénévoles.
Quand faut-il contacter les exposants pour un marché de Noël ?: Contactez-les 6 à 8 semaines avant l’ouverture et fixez une date limite d’inscription environ 4 semaines avant. Vous aurez ainsi le temps de traiter les besoins alimentaires, les livraisons et la répartition des stands.
Quand installer les stands d’un marché de Noël ?: Commencez le montage au moins 3 heures avant l’ouverture, selon la taille du site. Installez d’abord les tentes et le balisage, puis les stands, tables, éclairages et équipements de boissons.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un marché de Noël ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour 10 à 15 stands, avec une équipe séparée pour le montage et la caisse. Ajoutez 2 personnes à l’accueil pendant la première heure, quand les exposants arrivent et que les visiteurs sont les plus nombreux.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.