Cómo organizar un Mercado de Navidad sin improvisar
Un Mercado de Navidad se organiza por fases: primero se fijan la fecha, el horario y el recinto; después se cierran los puestos, los expositores y las inscripciones. Cuando la distribución está confirmada, llega el momento de coordinar proveedores, voluntarios, pagos, comida y bebidas. El montaje requiere más tiempo del que parece, sobre todo si hay carpas, iluminación y varios puntos de servicio. Este plan te ayuda a seguir el orden correcto y a evitar los olvidos de última hora.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el horario
- 2
Definir la ubicación y la distribución del recinto
2 personas
- 3
Contactar a los puestos
2 personas
- 4
Registrar a los expositores
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Gestionar inscripciones
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Publicar la distribución de los puestos
- 9
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 10
Coordinar las entregas con los proveedores
- 11
Confirmar las reservas
- 12
Crear el horario de voluntarios
2 personas
- 13
Imprimir lista de contactos
- 14
Preparar acreditaciones
- 15
Imprimir plano y señalización
- 16
Preparar efectivo y cambio
2 personas
- 17
Hacer la compra
3 personas
- 18
Clasificar existencias no perecederas
2 personas
- 19
Comprobar los productos frescos
2 personas
- 20
Clasificar decoración navideña
2 personas
- 21
Montar puestos y carpas
4 personas
- 22
Cerrar el recinto
2 personas
- 23
Montar las carpas
6 personas
- 24
Montar los puestos
6 personas
- 25
Montar mesas
4 personas
- 26
Colocar mesas y asientos
3 personas
- 27
Colgar la iluminación
4 personas
- 28
Conectar la corriente
3 personas
- 29
Colocar la señalización
2 personas
- 30
Colgar la decoración
4 personas
- 31
Recibir a los titulares de los puestos
3 personas
- 32
Guiar a los expositores hasta su ubicación
3 personas
- 33
Dejar montar a los puestos
6 personas
- 34
Preparar café y té
3 personas
- 35
Preparar bebidas calientes
3 personas
- 36
Preparar aperitivos
4 personas
- 37
Montar mesas de buffet
3 personas
- 38
Probar la caja y el datáfono
2 personas
- 39
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
- 40
Comprobar los baños
2 personas
- 41
Realizar el control de apertura
3 personas
Evento
- 42
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
- 43
Atender el punto de información
2 personas
- 44
Apoyar a los titulares de los puestos
2 personas
- 45
Servir café y té
3 personas
- 46
Servir chocolate caliente
3 personas
- 47
Servir vino caliente
3 personas
- 48
Servir aperitivos
3 personas
- 49
Enfriar las bebidas
2 personas
- 50
Rellenar las bebidas
2 personas
- 51
Reponer el bufé
2 personas
- 52
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 53
Mantener las mesas limpias
2 personas
- 54
Comprobar los baños periódicamente
- 55
Comprobar la iluminación
- 56
Cerrar la caja
2 personas
- 57
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Seguimiento
- 58
Hacer que los expositores desmonten el puesto
6 personas
- 59
Guardar el stock en un lugar seguro
3 personas
- 60
Recoger la vajilla
2 personas
- 61
Lavar la vajilla
3 personas
- 62
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 63
Desmontar las tiendas
6 personas
- 64
Retirar la iluminación
3 personas
- 65
Retirar la decoración
3 personas
- 66
Limpiar el recinto
4 personas
- 67
Retirar los residuos por separado
2 personas
- 68
Inventariar materiales
2 personas
- 69
Devolver el material prestado
2 personas
- 70
Limpiar neveras portátiles y equipos
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 6
- Puestos de mercadocant. 12
- Mesascant. 14
- Sillas plegablescant. 40
- Mesas altascant. 8
- Mesas de cajacant. 2
- Cajas de almacenajecant. 12
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 12
- Lámparas LEDcant. 20
- Linternas a pilascant. 10
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 8
Equipo
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Mantener calientecant. 4
- Calentadores de vino calientecant. 2
- Neveras portátilescant. 6
- Datáfonoscant. 2
- Cajas de cajacant. 2
- Termoscant. 8
Vajilla
- Tazas de cafécant. 150
- Tazas para vino calientecant. 150
- Vasoscant. 150
- Platoscant. 180
- Cuencoscant. 80
- Cubiertoscant. 180
- Bandejas de serviciocant. 12
Cocina
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de chef y de pancant. 8
- Jarras medidorascant. 4
- Cucharones para sopacant. 4
- Pinzas para servircant. 8
- Cuencos para mezclarcant. 6
- Bandejascant. 10
Decoración
- Árboles de Navidadcant. 4
- Bolas de Navidadcant. 80
- Coronas navideñascant. 8
- Caminos de mesa navideñoscant. 16
- Figuras navideñascant. 12
- Cajones de maderacant. 20
- Manteles de telacant. 16
- Pizarrascant. 14
- Carteles de aceracant. 6
- Soportes para tarjetas de nombrecant. 14
Catering
- Cajas térmicas de transportecant. 4
- Dispensadores de bebidascant. 4
- Cestas de pancant. 8
- Acumuladores de fríocant. 24
- Cajas de almacenamientocant. 16
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Contenedores de separación de residuoscant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Limpiacristalescant. 2
- Cuboscant. 6
- Paños de limpiezacant. 30
- Escobas de manocant. 4
- Escobillas de bañocant. 3
Seguridad
- Alfombrillas antideslizantescant. 12
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Guantes de trabajocant. 12
- Linternascant. 6
- Extintorescant. 4
Administración
- Credencialescant. 40
- Bolígrafoscant. 30
- Portapapelescant. 6
- Rollos de reciboscant. 12
- Bandejas para cambiocant. 2
- Pulserascant. 200
Señalización
- Carteles direccionalescant. 12
- Paneles informativoscant. 8
- Números de puestocant. 14
- Carteles de residuoscant. 10
Compras
- Compras
Consejos
- Cierra la distribución de los puestos antes de publicar el plano. Deja pasillos suficientemente amplios y asigna a cada expositor una mesa, silla o espacio de carpa concreto para no resolver cambios durante el montaje.
- Confirma a los expositores y sus necesidades al menos 7 días antes. Recoge también las preferencias dietéticas y los datos de contacto: el día del mercado necesitarás localizar rápidamente a cada puesto.
- Haz una comprobación del tiempo 48 horas antes y otra la víspera. Si el mercado es al aire libre, revisa que las carpas, los cables alargadores y la iluminación estén preparados para las condiciones previstas.
- Calcula las bebidas por horas, no solo por asistentes. Para el primer tramo, reserva aproximadamente 2 o 3 bebidas por persona y deja listos termos, tazas, vasos, máquinas de café y equipos para mantener calientes las bebidas.
- Prepara una carpeta operativa el día anterior con el plano, la señalización, la lista de contactos, las acreditaciones y el horario de voluntarios. Lleva también efectivo y cambio separados por caja para no retrasar los pagos al abrir.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Mercado de Navidad?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el recinto, contactar con los puestos y abrir las inscripciones. Deja cerrados el plano, los proveedores y los voluntarios como mínimo 7 días antes.
- ¿Cuándo se montan las carpas y los puestos del mercado?
- Reserva entre 3 y 4 horas para montar carpas, puestos, mesas, sillas e iluminación, y añade tiempo para comprobar cables y señalización. Haz el montaje antes de la apertura, no mientras llegan los primeros visitantes.
- ¿Cuántas bebidas necesito para un mercado de Navidad?
- Como punto de partida, calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y ajusta según la duración y el frío. Separa una parte en termos y mantén otra reserva en neveras o equipos de conservación.
- ¿Qué hay que preparar el día antes de un Mercado de Navidad?
- El día anterior deben estar impresos el plano, la señalización y la lista de contactos, además de preparadas las acreditaciones, el efectivo y el cambio. Comprueba también los productos frescos, clasifica las existencias y revisa la previsión meteorológica.
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