Organiser un marché de Noël avec théâtre de rue

Un marché de Noël avec théâtre de rue se prépare dans un ordre précis : sécuriser le site, les autorisations et les artistes avant de mobiliser les exposants. Prévoyez plusieurs semaines pour confirmer les stands, le programme, les besoins électriques et les livraisons. Le jour J, l’installation des tentes, de l’éclairage et de la sonorisation doit être terminée avant l’arrivée du public. Ce plan vous aide à répartir les 76 tâches et à ne pas laisser les détails techniques au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
2
Déterminer le site et l’agencement du terrain
3 personnes
3
Vérifier les autorisations et les déclarations
4
Sélectionner des troupes de théâtre de rue
2 personnes
5
Réserver le théâtre de rue
6
Contacter les exposants
2 personnes
7
Réserver les stands et le matériel
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Publier l'événement en ligne
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Préparer l’agencement du stand et la liste des participants
2 personnes
13
Établir le programme du théâtre de rue
2 personnes
14
Confirmer les spectacles avec les artistes
15
Déterminer les prises de courant et les chemins de câbles
2 personnes
16
Vérifier les prévisions météo et le plan de repli
17
Créer la signalétique et les affiches
2 personnes
18
Confirmer les livraisons avec les exposants
19
Imprimer la liste des stocks et la liste des régimes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Récupérer les boissons et les stocks réfrigérés
2 personnes
22
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
23
Décharger les stands et les tables
4 personnes
24
Monter les tentes de fête et les stands
6 personnes
25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
26
Brancher l’alimentation et l’éclairage
3 personnes
27
Scotcher les parcours de câbles sécurisés
2 personnes
28
Suspendre la décoration
4 personnes
29
Installer le sapin de Noël et la décoration
3 personnes
30
Délimiter la zone de théâtre de rue
3 personnes
31
Délimiter les espaces de jeu sans scène
2 personnes
32
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
33
Guider les exposants jusqu’à leur emplacement
3 personnes
34
Vérifier l’éclairage du stand
2 personnes
35
Aménager le point café et boissons
3 personnes
36
Préparer les en-cas
4 personnes
37
Mettre les boissons au frais
2 personnes
38
Préparer le café et le thé
2 personnes
39
Préparer la vaisselle et le point de distribution
2 personnes
40
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
41
Vérifier et approvisionner les toilettes
2 personnes
42
Installer les panneaux d’information et de sécurité
2 personnes

Événement

43
Accueillir les artistes de théâtre de rue
2 personnes
44
Accompagner les artistes vers les lieux de jeu
2 personnes
45
Effectuer la dernière inspection du site
3 personnes
46
Accueillir les visiteurs
4 personnes
47
Annoncer le programme
48
Encadrer le premier bloc de théâtre de rue
3 personnes
49
Servir le café et le thé
3 personnes
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
53
Encadrer le deuxième bloc de théâtre de rue
3 personnes
54
Libérer les espaces de jeu
2 personnes
55
Soutenir les exposants
2 personnes
56
Vérifier le spectacle de lumière et l'éclairage
2 personnes
57
Accompagner le troisième bloc de théâtre de rue
3 personnes
58
Faire la vaisselle
2 personnes
59
Réapprovisionner les boissons et les encas
2 personnes
60
Coordonner le spectacle du soir
3 personnes
61
Annoncer le dernier numéro
62
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
63
Faire démonter les stands
3 personnes

Suivi

64
Éteindre l’éclairage en toute sécurité
2 personnes
65
Démonter les stands et les tentes
6 personnes
66
Ramener le mobilier
4 personnes
67
Retirer la décoration et la signalisation
3 personnes
68
Collecter et évacuer les déchets
4 personnes
69
Nettoyer la vaisselle et le matériel de cuisine
3 personnes
70
Balayer et nettoyer le site
3 personnes
71
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
72
Retourner les matériels
2 personnes
73
Ranger le stock restant
2 personnes
74
Enregistrer les objets trouvés
75
Faire le check-out des artistes et des exposants
2 personnes
76
Rassembler les factures et les cautions

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 6
Nappesqté 12
Portants à vêtementsqté 4
Boîtes de rangementqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes LEDqté 16
Pilesqté 24
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 8

Décoration

Sapin de Noël artificiel
Boules de Noëlqté 60
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 6
Personnages de Noëlqté 8
Lanternesqté 16
Neige artificielleqté 6
Ruban de décorationqté 8

Équipement

Enceintes mobilesqté 2
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Stations de rechargeqté 2
Lampes de pocheqté 6
Talkies-walkiesqté 6
Batteries externesqté 4
Diablesqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Plaques à inductionqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 8
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20

Sécurité

Barrières de sécuritéqté 12
Cônes de signalisationqté 12
Panneaux de sortie de secoursqté 4
Extincteursqté 2
Trousses de premiers secoursqté 2

Théâtre de rue

Tapis de jeuqté 4
Caisses de accessoiresqté 4
Portants à costumesqté 2
Marionnettes à mainqté 6
Tentures de scèneqté 4

Communication

Affiches du programmeqté 20
Panneaux de directionqté 12
Panneaux de numéro de standqté 12
Autocollants flèchesqté 30
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 20
Étiquettes nominativesqté 100

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date, les horaires d’ouverture et le plan du terrain en premier. Réservez des zones distinctes pour les stands, les représentations, les files d’attente et les passages de câbles afin d’éviter de déplacer les installations après le montage.
Confirmez les autorisations et les déclarations avant d’annoncer l’événement. Faites valider au moins 4 points : occupation du site, sécurité, alimentation électrique et diffusion sonore, puis conservez les confirmations avec le programme.
Réservez les troupes de théâtre de rue avant de publier le programme. Demandez à chaque artiste l’horaire d’arrivée, la durée du spectacle, les besoins en prises de courant et le matériel à prévoir ; reconfirmez tout 7 jours avant l’événement.
Donnez aux exposants une date limite d’inscription et recueillez leurs besoins alimentaires plusieurs jours avant l’ouverture. Imprimez ensuite une liste des participants, des stocks et des régimes : ces documents sont souvent oubliés alors qu’ils servent pendant l’installation et le service.
Prévoyez un plan de repli météo et testez l’éclairage et la sonorisation avant l’arrivée du public. Étiquetez les rallonges, multiprises et passe-câbles, chargez les talkies-walkies et gardez des lampes de poche ainsi que des batteries externes accessibles.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël avec théâtre de rue ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les autorisations, les troupes et les exposants doivent être confirmés avant la publication, puis les livraisons et le plan d’installation sont verrouillés dans la dernière semaine.
Quand réserver le théâtre de rue pour un marché de Noël ?: Réservez les artistes au moins 6 à 8 semaines avant l’événement, surtout si plusieurs représentations sont prévues. Confirmez les horaires, les besoins techniques et l’heure d’arrivée 7 jours avant, puis vérifiez le programme le matin même.
Combien de temps faut-il prévoir pour monter les stands et les tentes ?: Comptez au minimum 3 à 4 heures avant l’ouverture pour décharger, monter les tentes, installer les tables et organiser les stands. Ajoutez 60 minutes pour tester l’éclairage, la sonorisation, les câbles et la signalétique.
Que faire en cas de pluie ou de vent le jour du marché de Noël ?: Décidez du plan de repli au moins 7 jours à l’avance et indiquez qui prend la décision. Vérifiez les prévisions 48 heures puis 6 heures avant l’ouverture, en protégeant les équipements électriques et en adaptant les spectacles si nécessaire.

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